IV. NEJČASTĚJŠÍ NÁSTROJE A METODY MEDIA RELATIONS 1) TISKOVÉ INFORMACE Informace, které tiskový mluvčí podává v písemné podobě a ony dál slouží k využití pro prezentaci zprávy. Tiskové informace mají různou podobu: a) tisková zpráva (TZ) - oficiální písemné oznámení, které subjekt zasílá médiím, když chce veřejnost seznámit s novou skutečností (např. chystá se premiéra, informace k oslavě výročí univerzity) - cíl = zaujmout novináře, sdělit srozumitelně obsah informace + přesvědčit je, aby informaci zveřejnili - jakou část TZ novinář čte? → 60 % = hlavní titulek, 50% = první odstavec, 20% = celou TZ - novináři nesnášejí superlativy, nepoužitelné citace, dlouhé texty, slabou jazykovou úroveň textu - při sestavování tiskové zprávy je vhodné dodržovat tyto zásady: * výběr nosného tématu → nač chceme upozornit - všeobecná TZ→ informace ze sektoru, ve kterém subjekt působí - originální TZ → prezentace něčeho mimořádného - produktová TZ → prezentace novinek * kreativní zpracování obsahu → vyvolat zájem redaktorů = nutno zaujmout * obsah TZ → vhodná struktura - titulek → podobně jako u recenze = upoutat, vystihnout, oč jde → jasný a atraktivní název - místo (tzv. domicil) a datum vydání - perex → úvodní stručný odstavec tiskové zprávy psaný většinou kurzívou → zaujmout novináře (na základě něho rozhodují, zda téma dále zpracují) platí!!!!→ 5W = who – kdo, what – co, where – kde, when – kdy, why – proč o kdo a co komunikuje o kde a kdy se akce uskuteční o jaké jsou cíle o komu je určeno - další odstavce → rozpracují úvod do podrobností = podstatné informace + citace (výroky zástupců kulturní instituce, odborníků) + detailnější informace - informace o organizátorech → charakteristika komunikující instituce (tzv. boilerplate) - kontakt na PR * forma TZ → konzistentní - hlavičkový papír s logem organizace - délka zprávy – max. dvě strany, ideální velikost písma – 12, při delších textech mezititulky - může obsahovat i loga sponzorů a partnerů (vhodnější v závěru) - styl → zpravodajský, věcný, přesný a srozumitelně formulovaný - pravidlo = vyhnout se superlativům, zkratkám, cizím slovům, tomu, co ztěžuje pochopení - psát v kratších větách a konkrétně → „TZ je psaná pro masy, ne pro úzkou odbornou veřejnost“ → když neporozumí novinář = nebude ji umět přetlumočit * nešvary tvůrce TZ: - pří zasílání TZ nepsat, že informace jsou příloze, je nutné popsat předmět TZ už v e-mailu - TZ odeslaná ve formátu PDF je nepoužitelná (většinou ji novinář rovnou odhazuje do koše, protože ji nemůže dobře využít) - chybná struktura TZ - komplikované formátování textu - přidání odkazů na TZ, která je umístěna na webu - odkaz na TZ je velmi dlouhý - chyby v gramatice, překlepy, chybějící háčky a čárky v textu - slabá jazyková úroveň textu - pozvání na akci, ale z TZ není jasno kam nebo na co - pozor na protichůdné informace Příklady nevhodných a vhodných zpráv najdete i s komentáři zde (prostudujte si příklady): http://jakspravnepsat.com/tiskova_zprava.html Rozvedené návody, jak napsat dobrou tiskovou zprávu: https://www.inspirovnik.cz/navod-jak-napsat-tiskovou-zpravu/ https://optimalne.net/clanek/6-rad-jak-napsat-tiskovou-zpravu * vhodná distribuce → respektovat fungování redakcí - vhodný den pro odeslání plánované TZ do deníku = úterý, středa, příp. ve čtvrtek + dopolední hodiny (stihnout uzávěrky tištěných médií) x ne pondělí → v redakcích porady - TZ pro týdeníky → vycházejí čtvrtek a pátek, delší příprava, uzávěrky: úterý = poslat v předstihu X - většinu TZ → média nevyužijí (nezajímavý obsah či nevhodná forma, mají přetlak, není trendy) - nadužívání TZ → určit vhodnou četnost (často neznamená dobře) - výhoda kulturních institucí → obsah TZ není vnímán jako reklamní, komerční X v periodikách stále menší prostor = nutno udržovat dobrý a užší kontakt s novináři (vhodně oslovovat) Jak posílat? 1. jen do médií, pro která je relevantní (dle aktualizovaného medialistu = seznam novinářů, mění se) 2. posílat konkrétnímu redaktorovi X šéfredaktoři to většinou neřeší 3. rozesílat buď adresně, nebo hromadně (adresy umístěny v kolonce „skrytá kopie“) 4. fotografie → v náhledové velikosti (do 100 kB), nebo vůbec (fotografie pro tisk ve velkém rozlišení – buď formulace např. „Ilustrační fotografie z akce vám rádi zašleme na vyžádání.“, nebo pošlete odkaz na úložiště) 5. v předmětu mailové zprávy → uvést téma 6. v těle mailu uvést stručnou informaci, oč jde a kontakt (tématu přizpůsobit i název souboru) b) Press kit (tisková sada/balíček, press pack) - zejména u příležitosti tiskové konference - kombinace TZ s dalšími materiály (mohou inspirovat k publikování informací o akci/subjektu) - obsahuje: TZ + fotografie či videa (ukázky) + informace vysvětlující problematiku detailněji (rozhovory, životopisy, statistiky, přehledy, podkladové studie, brožury apod.) př. press kit k premiéře filmu - fotografie → doporučeny 3 typy fotografií – statické, reportážní a portrétní fotografie + ilustrační (kvalita vhodná pro tištěné i digitální médium) - k dispozici tištěné i v elektronické podobě (nosiče, internet, mail, úložiště) - ukázky press kitů vydaným k premiérám českých filmů najdete v příloze c) další typy tiskových informací → tisková sdělení, pozvánky, upozornění, dementi a oznámení Press news - podobné TZ x jiný rozsah a stavba textu → tematický, nadčasový článek vydaný k určité události z odboru, cíl = inspirovat zástupce médií - klasický redakční článek → snaha vyplnit období, kdy je nedostatek akčních zpráv (svátky, prázdniny, delší doba před akcí) → upozornit na instituci (zdroj pozitivní image) Flash news - krátká zpráva či avízo očekávaných událostí → pro novináře a obchodní partnery - PR manažeři kulturních institucí → distribuce měsíčních programů př. https://www.e15.cz/flash-news Žádosti o opravu → dementi = reakce na článek (dovysvětlit ho + upozornit na faktickou chybu) - komunikace přímo se šéfredaktorem (někdy podezření z úmyslného poškozování redakcí) → snaha o vydání nového článku, dodatečného oznámení či uveřejnění reakce - organizace → uveřejňují stanovisko na svých internetových stránkách + sociální média - okamžité opravy faktických chyb → běžné v internetových médiích X tištěná média složitější