PROJEKTOVÉ ŘÍZENÍ Tvorba projektů Obecná definice projektu • •Co je to projekt v obecném slova smyslu? •jedinečné, soustředěné, plánované a časově ohraničené úsilí se záměrem dosáhnout stanovených cílů → směřuje k vytvoření unikátního produktu nebo služby •na realizaci se podílí více lidí, spojených do tvůrčího týmu •projekt využívá vymezené, předem určené zdroje • • •Ne vše je ale projekt! •ne činnost, která se děje bez cíle a plánu •ne činnost, u které není jasně definován začátek a konec •jak z pohledu času (kdy činnost skončí) •tak z pohledu výstupu (čeho bude činností dosaženo) • • • Projekt v obecném slova smyslu •Každý projekt je plánovaný, prováděný a řízený a sledujeme u něho následující skutečnosti: • • •1) cíl – jasně a dostatečně přesně definovaný §máme mít představu o výsledku, kterého chceme dosáhnout (viz tzv. projektová dokumentace) §cíl by měl být ukotven v místě a čase jako jedinečný (v jednom městě či čase by se neměly odehrávat dva podobné festivaly x ale děje se) • •2) kvalita – jedinečnost, s jakou má být cíl/výsledek projektu realizován §na začátku je potřeba nastavit minimální požadovanou kvalitu (včetně měřítek kvality) §v průběhu je nezbytné ji kontrolovat • •3) čas – projekt je časově ohraničen §čas neurčuje jen trvání projektu, ale i termíny plánu projektu (nutné dodržovat) • •4) náklady – projekt má definovaný jasný rozpočet • •5) zdroje – projekt má jasně určené zdroje, díky nimž může být realizován • •6) rizika a omezení – v rámci přípravy nutno definovat rizika a omezení Životní cyklus projektu • •Přes veškeré odlišnosti lze vysledovat během životního cyklu nejrůznějších typů projektů některé opakující se prvky a jevy – jednotlivé fáze projektového cyklu! • •Životní cyklus projektu se v obecné rovině dělí na následující fáze: • •předprojektová fáze •projektová fáze •poprojektová fáze • Životní cyklus projektu I. Předprojektová fáze projektu •Přípravná fáze •důležitá → dochází k vytváření základních předpokladů realizace projektu •předpoklad = soulad projektu s vizí a cíli organizace (viz strategické řízení) •odpovědnost manažera projektu: •stanovit cíle •vytvořit návrh milníků •specifikovat potřeby a požadavky •předběžně určit náklady •vytvořit návrh harmonogramu • •Oblast dalších odpovědností = specialisté – např. dodávka služeb, stavba objektu •návrh ceny dle zadání požadavků, •rizika projektu směrem k dodavateli a návrh eliminace, •vytvoření návrhu smlouvy v oblasti předmětu a dalších relevantních oblastí, které je možné specifikovat v této fázi. •Studie proveditelnosti + další projektové dokumenty • • Projektová fiše •Zahájení projektu s sebou nese potřebu sestavení dvou dokumentů → těmi jsou: • •projektová fiše •trojimperativ projektu = předběžná definice předmětu projektu • • •K vytvoření projektové fiše je třeba zohlednit: •strategické cíle organizace •procesy a metody organizace •znalosti a zkušenosti s řízením projektů •specifikace činností, které by měly být realizovány •rozsah pověření sponzora projektu • • Projektová fiše •Projektová fiše = návrh projektu, záměr projektu, projektový záměr •souhrnná informace o projektu •první vstupní informace k rozhodování o předběžném výběru projektu k realizaci a jeho spolufinancování z národních veřejných a privátních zdrojů • •Projektová fiše → nástroj, pomůcka, ojediněle i metoda (obecně správná označení) • → hlavně ale pomůcka pro přípravu projektu • •Fiše projektu slouží k: •identifikaci investičních/neinvestičních potřeb potenciálních žadatelů finanční pomoci z dotací •identifikaci investičních/ neinvestičních potřeb potenciálních příjemců finanční pomoci z prostředků rozpočtu zřizovatele •zařazení do zásobníku projektů (záměrů) vedeného správcem grantových finančních prostředků • •Na rozdíl od logického rámce nebývá součástí žádosti o dotaci! • Projektová fiše • •Fiše projektu je pomůcka umožňující: • •rychlý a srozumitelný přehled charakteristik projektu • •upřesnění vztahů mezi základními charakteristikami projektu (předmětem a aktivitami, cílem, potřebami a účelem, náklady a výnosy apod.) • •stanovení základního odhadu nákladů a zisků • •pro přijetí odpovídajícího rozhodnutí o dalším rozpracovávání, realizaci či financování projektu • • •Fiše projektu odpovídá na otázky: • •Kdo? •Kde? •Co? •Proč? •Pro koho? •S kým? •Jak? •Kdy? •Jak dlouho? •Za kolik? •Od koho? • Osnova fiše projektu •Neexistuje univerzální osnova fiše projektu! • •Lze ale vyjít z následujícího rámce (zobecňující osnova): 1)Identifikace předkladatele projektu 2)Název projektu 3)Lokalizace projektu 4)Popis předmětu, cílů a výsledků projektu 5)Popis výchozího stavu a zdůvodnění potřeby projektu 6)Popis cílové skupiny 7)Identifikace partnerů projektu 8)Popis způsobu realizace 9)Odhad časového harmonogramu realizace 10)Odhad investičního rozpočtu projektu 11)Odhad provozního financování projektu 12)Odhad výše a struktury financování projektu • • • Stanovení cílů – metoda SMART • •Smyslem plánování = stanovení cílů (co zamýšlíme, kdy a jak). • •Správně stanovený cíl = základní kámen úspěchu budoucího projektu. •VIZE (poslání organizace) = čeho chceme dosáhnout a KAM bychom se chtěli dostat •MISE = definování, JAK bychom chtěli vizi naplnit •CÍL = stanovení toho, CO se musí dosáhnout, v jakém časovém horizontu a v jaké kvalitě • •Vzhledem k důležitosti správného stanovení cílů projektu → postupovat systematicky! •Pro zajištění požadavků → používáno pravidlo označované zkratkou SMART. • Metoda SMART •SMART = jednoduchý nástroj napomáhající definovat cíle. •Akronym z počátečních písmen anglických názvů vlastností cílů: • •S Specific // specifikovaný – konkrétní a jasně definovaný cíl •M Measurable // měřitelný – důležité pro důkaz, že cíle bylo dosaženo •A Acceptable // akceptovatelný – cíl by měl být také dosažitelný (v čase), přijatelný pro zúčastněné •R Realistic // realistický – cíl by měl být realistický (vzhledem ke zdrojům potřebným k jeho dosažení) •T Time Specific // termínovaný – cíl by měl mít jasný termín, plnění by mělo být v čase sledovatelné • • •Cíl: Festival Na cestě •S = výsledkem je uspořádání Festivalu Na cestě •M = festival je třídenní, program nabídne 5 divadel, 2 koncerty, 1 workshop •A = projekt je podporován vedením fakulty, zájem na organizaci mají studenti KDD •R = přes omezené finanční zdroje jsou studenti projekt schopni zorganizovat •T = festival proběhne v červnu, projekt bude ukončen v červnu Projektový trojimperativ •Trojúhelník projektového řízení = magický trojúhelník •3 parametry, kterými se měří úspěch projektu: •čas – dodržení harmonogramu, milníků •rozpočet projektu – dodržení rozpočtu a nákladů •kvalita výstupů – dodržení kvality výstupů • •K čemu trojúhelník slouží? •I ty nejlépe naplánované projekty → přináší komplikace = porušení jednoho ze zmiňovaných parametrů •zpoždění harmonogramu (čas) •překročení nákladů (rozpočet projektu) •zhoršení kvality výstupů • •Snaha udržet vše v rovnováze! •Jak toho dosáhnout? •Je to o zkušenostech a správném odhadu situace současné i předcházejících! • Zhodnocení proveditelnosti a přínosů projektu •Studie proveditelnosti (feasibility study) = nejvyšší stupeň analýzy projektu. • •Sleduje: •posouzení realizovatelnosti a smysluplnosti projektu •zhodnocení efektivnosti využití zdrojů a vložených prostředků • •Její součástí je: •textová analýza projektu •analýza efektivnosti investic •předpověď stability projektu v čase a v závislosti na změnách •předpověď stability • •