PROJEKTOVÉ ŘÍZENÍ Tvorba projektů II. Projektová fáze a)zahájení projektu b)plánování projektu c)realizace projektu d)ukončení projektu b) PLÁNOVÁNÍ PROJEKTU •Po zahajovací etapě → plánování projektu = fáze přesnější definice projektu = komplexní projektový plán! • •Výstupy této fáze jsou: •struktura/strukturování projektu – detailní rozplánování všech částí/aktivit projektu + definice kontrolních bodů a milníků projektů → sestavení podrobného rozpisu úkolů = hierarchická struktura prací = WBS) •plán zdrojů – lidské (organizační struktura projektu), hmotné a finanční (rozpočet projektu – financování) •harmonogram projektu – vždy individuální •plán komunikace projektu – dovnitř i ven •specifikace rizik a nepředvídaných událostí + jejich eliminace • •Výsledkem je: plán realizace projektu! •Cíl: vytvořit úplný taktický plán pro úspěšnou realizaci projektu! • •Plánování projektu -plán cesty k dosažení cílů prostřednictvím směrovaného pracovního úsilí a s využitím dostupných zdrojů -dobré plánování je pro úspěšné dokončení projektu nezbytné = efektivní prostředek řízení a delegování pravomocí, ale i vlastní komunikace -plán má co nejvěrněji odrážet skutečnost Techniky plánování projektu -plánování → důsledné, přiměřeně detailní a realistické -např. Ganttův diagram, PERT diagram, síťový diagram CPM (metoda kritické cesty), šipkové diagramy, grafické hodnocení a kontrolu projektu -všechny = stejný účel, ale jiné zobrazení • •Cílem plánování projektu je zajistit: -nejkratší/přiměřený možný čas trvání projektu -nejnižší náklady -nejmenší riziko -efektivní využití zdrojů • 1) Struktura/strukturování projektu •Nutnost vytvořit určitou strukturu plánů!!! -detailní rozplánování všech částí/aktivit projektu -definice kontrolních bodů a milníků projektů (milník = cíl a termín jeho dosažení) - -sestavení podrobného rozpisu úkolů = hierarchické struktury prací (WBS – Work Breakdown Structure) -způsob: rozložení projektu na menší části, aby s nimi mohlo být později efektivně pracováno -řada kroků → závisí na typu a rozsahu projektu, jeho financování, lidských zdrojích… = vždy individuální - •Cíl a smysl: -rozpoznat projektové činnosti, rozdělit je do logických balíčků -minimalizace rizika opomenutí důležité skupiny prací -zjednodušuje řízení projektu -sleduje kvalitu, čas a náklady (viz projektový trojimperativ, trojúhelník) • •Pozor!!! •Aby byl projekt úspěšně dokončen, musí projektový tým uskutečnit vše, co je obsaženo ve WBS! • Hierarchická struktura prací (WBS = Work Breakdown Structure) •Postupný rozklad projektu na menší části •1. úroveň = napište hlavní cíl projektu + rozložte ho do menších, snadněji zvládnutelných celků •2. úroveň = zapište všechny hlavní činnosti nutné k dosažení cíle •3. úroveň = činnosti dále rozložte na jednotlivé kroky •4. úroveň = obvykle už zahrnuje konkrétní úkoly • -počet úrovní není jasně dán → smyslem je efektivní řízení v týmu! -WBS = základ plánování projektu → pomůže rozdělovat práci, připravit časový harmonogram -WBS → mělo by obsáhnout všechny činnosti nutné k dosažení cíle projektu – „pravidlo 100 %” -do kolonek vpisujte výstupy (výsledky, kterých je nutnou dosáhnout), nikoliv úkoly (to, jak je jich dosaženo) • • 2) Plán zdrojů •Zdroje: • §lidské = organizační struktura projektu §hmotné §finanční = rozpočet projektu • • •Správné a včasné naplánování zdrojů → důležité z hlediska sestavení kompletního rozpočtu akce! - • • a) lidské zdroje -na základě WBS je nutné zjistit všechny profese, které budou zapotřebí -zda dostačují interní zaměstnanci x nebo bude zapotřebí využít externisty a odborníky -záložní varianty v případě nemoci nebo nedostatečné kapacity - •sestavit projektový tým = uskutečňuje cíle projektu •sestaven jen pro určitý projekt •nutná týmová spolupráce •manažerská struktura – dostatečně pevná a nepůsobit chaoticky (přehlednost, jasná hierarchie, odpovědnost) • •Organizace projektu = kdo a jaké činnosti bude vykonávat – je potřeba to zpřesnit! •kdo bude rozhodovat? •kdo bude podřízen a komu? • Organizace projektu •Jak sestavit tým? Různé možnosti! •věcné hledisko – formálnější tým, neřeší se osobnější vazby •hledisko zainteresovaných stran – zapojeny do organizace •procesní hledisko – v týmu musí být odborníci na dané oblasti (neměl by chybět třeba ekonom) •osobní hledisko • •Každý projekt = specifická struktura organizace •plný úvazek •částečný úvazek •dohody • •realizační tým kulturní akce •ředitel festivalu = projektový manager •umělecký ředitel festivalu / hlavní dramaturg festivalu •výkonný ředitel = produkční záležitosti •finanční manažer (finance) •technická produkce •fundraiser •marketingový manager → grafik, PR = propagace, copywriter • • Hierarchická organizační struktura Organizational Breakdown Structure – OBS •hierarchicky uspořádaná organizace projektového týmu → ve formě stromu •OBS slouží k přiřazování lidských zdrojů do úkolových a subprojektových týmů projektového týmu •definuje pozici pracovníka v projektovém týmu •OBS + WBS → vytvoření matice odpovědnosti a definice rozsahu cílů a prací •odpovědnost v procesu řízení rizik b) hmotné zdroje • •Hmotné zdroje = všechny prostředky nutné pro vlastní realizaci jednotlivých eventů. -vhodné prostory, kde se akce bude konat -potřebné vybavení (židle, stoly, výzdoba atd.) -kulturní domy, konferenční centra, divadla, kinosály, muzea, galerie a ostatní historické budovy -doprava a ubytování účastníků, infrastruktura a potřebná technika (osvětlení, ozvučení apod.) -catering (ovlivňuje celkový dojem hostů z akce) • • c) finanční zdroje •Kolik budeme do realizace akce/projektu investovat = dáno rozpočtem. • •sestavení rozpočtu → nedílná součást projektového plánu, jedna z nejdůležitějších -jak a z čeho boudou čerpány zdroje -u pořádání kulturních akcí těžké přesně vyčíslit výši nákladů → stanoví se max., kterou by rozpočet neměl překročit -odhad nákladů projektu by měl být vytvořen na základě zkušeností a informací z dříve realizovaných projektů -v průběhu realizace lze rozpočet aktualizovat → v souladu s pravidly projektu a v souladu s dokumenty • •Obecná struktura rozpočtu: ·přímé náklady = práce, technologie, materiál, cestovné, pojištění, externí služby apod. ·nepřímé náklady = provoz budov, daně a odvody apod. ·ostatní náklady = rezervy, provize apod. • •Rizikové vlivy, které mohou negativně ovlivnit přesnost sestavovaného rozpočtu: -nesprávně definovaný předmět projektu -špatně sestavený harmonogram -nezahrnutí plánu rizik -přehlížení skrytých nákladů -nezapočítání rezerv a nákladů na kvalitu 3) Tvorba harmonogramu projektu/prací •Časová souslednost jednotlivých kroků projektu = všech etap, aktivit, činností, úkolů apod. -kdy budou jednotlivé kroky realizovány -jak dlouho budou realizovány • •Ideální harmonogram projektu by měl mít: -přiřazeny zdroje pro jednotlivé kroky -milníky a důležité body projektu -jasnou formu a strukturu (pro rychlou a přehlednou orientaci = forma tabulky) -určeno jednotné časové měřítko (například dny, týdny nebo měsíce) -stanovenou odpovědnost -uvedeny dílčí výstupy -časové informace nezbytné pro koordinaci činností • 3) Tvorba harmonogramu projektu/prací • •Harmonogram = důležitý zdroj informací pro členy týmu → měl by být srozumitelný, přehledný a stručný -diagramy – výhoda = velké množství informací, nedostatek = nízká míra zaznamenání závislosti mezi jednotlivými kroky a nedostatečnost v případě změny v projektu -tabulky – přehledné, ale ne vhodné pro náročné a velké projekty (nemohou obsahovat tolik informací jako diagramy) • •Po zpracování harmonogramu → optimalizace harmonogramu = kontrola a doladění! -vytvořit časové rezervy = dostatečné -změna harmonogramu – jen máme-li dostatek zdrojů (čas a peníze) a umožňuje-li to charakter projektu -zrychlení projektu – jde-li to, ale může to být rizikové (paralelní činnost) -ořezání projektu – znamená zrušení některých částí projektu -využití alternativních přístupů, metod a technologií – u projektů, které to umožňují -navýšení zdrojů do projektu • 4) Plán komunikace projektu •Obvykle u velkých, rizikových a náročných projektů → je třeba mít jasně určeno: -jaké informace budou komunikovány a komu -jak často bude komunikace probíhat (včetně formy a časových limitů pro reakci) -odpovědnost při komunikaci -forma komunikace, -archivace, bezpečnost informací • •Plán komunikace → obvykle v podobě tabulky -zpráva z pracovní skupiny, -zápis z kontroly projektu, -report ke stavu plnění úkolů • • •Vnější komunikace = public relations! 5) Specifikace rizik a nepředvídaných událostí a eliminace - •Snaha zamezit působení existujících i budoucích faktorů → návrh řešení, která pomáhají eliminovat účinky působení! • •Hodnocení a řízení rizika projektu: -identifikace rizika = pravidelná kontrola úkolů a dodržování časového plánu a sledování projektu z hlediska odbornosti, které se cíle projektu týkají -hodnocení rizika = složitější proces, důležitý, několik etap: ▪na počátku stanovit úrovně tolerance = např. co je a není ještě přijatelné jako riziko ▪přiřazení pravděpodobností k jednotlivým rizikům = na základě zkušeností z předchozích projektů, odhadem nebo prostřednictvím některého nástroje či metody • -tvorba rizikových plánů -sledování a řízení rizika • c) REALIZAČNÍ FÁZE PROJEKTU •Realizace (implementace) projektu = fáze vlastní realizace projektu, zahrnuje následující činnosti: -řízení prací -kontrola postupu podle časového plánu a rozpočtu -řízení komunikace -řízení projektové dokumentace -kontrola kvality a účinnosti dosažení jednotlivých dílčích cílů -testování výstup projektu a komparace s plánovanými hodnotami -monitorována realizace, výstupy a výsledky projektu • • Monitoring a kontrola projektu • •Procesy porovnávání, zda realizace projektu odpovídá projektovému plánu ve všech nejdůležitějších oblastech: •finance, kvalita, rizika, zdroje, čas. • •Ke srovnání = nezbytný průběžný sběr informací a jejich distribuce členům týmu či zainteresovaným subjektům. • •U velkých a složitých projektů je třeba monitorovat a kontrolovat všechny důležité části projektu: •předmět projektu •harmonogram •rozpočet a náklady projektu (nejsložitější část) • •Formální výstup z těchto jednání by měl mít písemnou podobu a může jím být: •zápis z jednání projektového týmu •zpráva o stavu projektu •zpráva o kontrole projektu, apod. • •Veškeré písemné dokumenty mají být archivovány jako součást projektové dokumentace. • d) UKONČENÍ PROJEKTU •Poslední fáze projektového cyklu = stadium úplného ukončení projektu -veškeré činnosti, které vedou k dokončení projektu = předání a schválení výstupů projektu, uzavření veškerých administrativních náležitostí (například archivace, provedení inventury, vyúčtování, vyhodnocení projektu apod.). - •Závěrečné vyhodnocení -zhodnoceny zkušenosti využitelné pro přípravu a řízení dalších projektů = zpětná vazba pro plánování -Jak??? • • •Úspěšně ukončený projekt je možné považovat projekt, který: •naplnil cíle projektu •přinesl realizaci předmětu projektu •má realizovány administrativní úkony a vytvořeny závěrečné dokumenty, které obsahují také hodnocení projektu. • •