PROJEKTOVÉ ŘÍZENÍ
Tvorba projektů


II. Projektová fáze
a)zahájení projektu
b)plánování projektu
c)realizace projektu
d)ukončení projektu

PLÁNOVÁNÍ PROJEKTU
•Přesnější definice projektu = komplexní projektový plán
•
•strukturování projektu – rozplánování aktivit/úkolů
•plán zdrojů – lidské, hmotné a finanční
•harmonogram projektu – individuální
•plán komunikace projektu – dovnitř i ven
•specifikace rizik a nepředvídaných událostí
•
-dobré plánování pro úspěch projektu nezbytné = musí co nejvěrněji odrážet skutečnost
-
•Zajistit:
-přiměřený čas trvání projektu
-nejnižší náklady
-nejmenší riziko
-efektivní využití zdrojů
-

1) Strukturování projektu
•detailní rozplánování všech částí/aktivit projektu
-podrobný rozpis úkolů = hierarchická struktura prací (WBS – Work Breakdown Structure)
-rozložení projektu na menší (logické) části
-závisí na typu a rozsahu projektu = vždy individuální
•
•
•Rozklad projektu na menší části
•1. úroveň = hlavní cíl projektu
•2. úroveň = hlavní činnosti nutné k dosažení cíle
•3. úroveň = hlavní činnosti rozložte na jednotlivé kroky
•4. úroveň = konkrétní úkoly
•




2) Plán zdrojů
§lidské = organizační struktura projektu
§hmotné
§finanční = rozpočet projektu
•
•Správné naplánování zdrojů → důležité z hlediska sestavení kompletního rozpočtu akce!
-
•
•

a) lidské zdroje
•všechny profese, které jsou zapotřebí → interní zaměstnanci x externisté + odborníci
•
•organizace projektu = kdo a jaké činnosti bude vykonávat – je potřeba to zpřesnit!
•kdo bude rozhodovat?
•kdo bude podřízen a komu?
•nutná týmová spolupráce
•struktura – pevná a ne chaotická (přehlednost, jasná hierarchie, odpovědnost)
•
•Jak sestavit tým?
•věcné hledisko – formálnější tým, neřeší se osobnější vazby
•hledisko zainteresovaných stran – zapojeny do organizace
•procesní hledisko – v týmu musí být odborníci na dané oblasti (neměl by chybět třeba ekonom)
•osobní hledisko
•

Jak sestavit tým?
•Hierarchická organizační struktura (Organizational Breakdown Structure – OBS)
•hierarchické uspořádání organizace → ve formě stromu
•přiřazování pozic a úkolů + odpovědnost
•
•
•př. realizační tým kulturní akce
•ředitel festivalu = projektový manager
•umělecký ředitel festivalu / hlavní dramaturg festivalu
•výkonný ředitel = produkční záležitosti
•finanční manažer (finance)
•technická produkce
•fundraiser
•marketingový manager → grafik, PR = propagace, copywriter
•




b) hmotné zdroje
•
•Hmotné zdroje = prostředky nutné pro vlastní realizaci akce
-prostory
-vybavení (židle, stoly, výzdoba atd.)
-doprava a ubytování účastníků
-infrastruktura a potřebná technika (osvětlení, ozvučení apod.)
-catering (ovlivňuje dojem)
•
•

c) finanční zdroje
•Kolik budeme do realizace akce/projektu investovat = dáno rozpočtem.
•
•sestavení rozpočtu → nedílná součást projektového plánu = důležitá
-jak a z čeho boudou čerpány zdroje?
-kulturní akce → stanoví se maximální náklady (rozpočet by je neměl překročit)
-odhad nákladů: dle zkušeností z dříve realizovaných projektů
-v průběhu: lze rozpočet aktualizovat
•
•struktura rozpočtu:
·přímé náklady = práce, technologie, materiál, cestovné, pojištění, externí služby apod.
·nepřímé náklady = provoz budov, daně a odvody apod.
·ostatní náklady = rezervy, provize apod.
•
•Rizikové vlivy!!!
•

3) Tvorba harmonogramu projektu/prací
•Časová souslednost jednotlivých kroků projektu = všech etap, aktivit, činností, úkolů apod.
-kdy + jak dlouho budou jednotlivé kroky realizovány
•
•Harmonogram = důležitý zdroj informací pro členy týmu → srozumitelný, přehledný a stručný
-diagramy
-tabulky
•
-vytvořit časové rezervy
•
•

4) Plán komunikace projektu
•je třeba mít jasně určeno:
-jaké informace budou komunikovány a komu
-jak často bude komunikace probíhat
-odpovědnost při komunikaci
-forma komunikace
-archivace, bezpečnost informací
•
•Plán komunikace → obvykle v podobě tabulky
•
•Vnější komunikace = public relations!

5) Specifikace rizik a nepředvídaných událostí a eliminace
-
•Snaha zamezit působení existujících i budoucích faktorů → návrh řešení, která pomáhají eliminovat
účinky působení!
•
•Hodnocení a řízení rizika projektu:
-identifikace rizika = pravidelná kontrola úkolů a dodržování časového plánu a sledování projektu z
hlediska odbornosti, které se cíle projektu týkají
-hodnocení rizika = složitější proces, důležitý, několik etap:
▪na počátku stanovit úrovně tolerance = např. co je a není ještě přijatelné jako riziko
▪přiřazení pravděpodobností k jednotlivým rizikům = na základě zkušeností z předchozích projektů,
odhadem nebo prostřednictvím některého nástroje či metody
•
-tvorba rizikových plánů
-sledování a řízení rizika
•

c) REALIZAČNÍ FÁZE PROJEKTU
•Realizace projektu:
-řízení prací
-kontrola postupu dle časového plánu a rozpočtu
-řízení komunikace
-kontrola kvality a účinnosti dosažení jednotlivých dílčích cílů
-monitorována realizace, výstupy a výsledky projektu
•
•

d) UKONČENÍ PROJEKTU
•Poslední fáze = úplné ukončení projektu
-činnosti, které vedou k dokončení projektu = předání a schválení výstupů projektu, uzavření
veškerých administrativních náležitostí (například archivace, provedení inventury, vyúčtování,
vyhodnocení projektu apod.).
-
•Závěrečné vyhodnocení
-zhodnoceny zkušenosti využitelné pro přípravu a řízení dalších projektů = zpětná vazba pro
plánování
-Jak???
•
•Úspěšně ukončený projekt je možné považovat projekt, který:
•naplnil cíle
•přinesl realizaci
•je „vyúčtován“
•