Informatika, systémová dokumentace sbírek Evidence 1. stupně za pomoci programu Demus Evidence archeologického výzkumu nDeník výzkumu nNálezová zpráva nZápis do Státního archeologického seznamu n n n n nDalší odborné zpracování a publikace nálezu SAS – Státní Archeologický Seznam nByl vytvořen na základě současného stavu archeologického poznání v rámci řešení stejnojmenného účelově financovaného úkolu výzkumu a vývoje v resortu Ministerstva kultury ČR v letech 1995 – 2003 nA to s následujícími cíly: nZpracovat digitální mapu území s archeologickými nálezy v České republice v prostředí GIS propojenou s databází informací o archeologických nalezištích nVytvořit metodiku identifikace území s archeologickými nálezy pro účely ochrany a záchrany archeologického dědictví nVybudovat otevřený informační systém se zajištěnou aktualizací dat a přímými vazbami mezi regionálními zpracovateli a uživateli dat nA za tímto účelem: nZjednodušit, zkvalitnit a urychlit činnost orgánů veřejné správy především při územním a stavebním řízení nPosílit právní jistotu vlastníka při investičních záměrech nDocílit vyššího stupně ochrany a záchrany archeologických nalezišť a umožnit využití informací pro provádění záchranných archeologických výzkumů nUmožnit počítačové modelování a prostorovou analýzu výskytu archeologických nalezišť v závislosti na geografické poloze a dalších shromážděných informacích nStudovat vývoj a strukturu osídlení v regionech i na celém území republiky na základě sledování vztahů mezi kulturními jevy a složkami životního prostředí Evidence sbírkových předmětů v muzeu nPořízení evidenčního záznamu ke každému sbírkovému předmětu nSbírky s více než 3000 movitými předměty jsou v muzeích vedeny ve dvoustupňové evidenci nZáznamy v každém stupni evidence se uchovávají z bezpečnostních důvodů odděleně Evidence 1. stupně (chronologická evidence) nDo evidence 1. stupně se zapisují evidenční záznamy nově získaných přírůstků do sbírky v pořadí jak je muzeum získalo. nEvidenční číslo (přírůstkové) je zpravidla tvořeno číslem přírůstku v daném roce, lomítkem a číslem označujícím rok, v němž byl přírůstek získán Evidence 1. stupně (chronologická evidence) nMá dva základní významy: n1) Je specifickou formou majetkoprávní evidence, dokladem o převzetí věci do hospodaření instituce n2) Má konstitutivní charakter, tj. pořízením evidenčního záznamu v chronologické evidenci a označením evidenčního čísla do CES se z věci movité či nemovité stává sbírkový předmět, který je součástí sbírky muzejní povahy (a tudíž se na předmět vztahují práva i povinnosti vlastníka dle zákona č 122/2000 Evidence 1. stupně (chronologická evidence) nVěc movitá, či nemovitá, o níž muzeum rozhodne že se stane součástí sbírky je do evidence 1. stupně zařazena bezprostředně po tomto rozhodnutí nZápis v evidenci 1. stupně nelze zrušit, či v něm škrtat, lze jej pouze doplnit nEvidenci 1. stupně muzeum vede v přírůstkové knize Přírůstková kniha nJe autentizovaná, tj. je svázaná, má číslované strany, počet stran je v knize uveden spolu s úředním razítkem muzea nPřípadná (nepovinná) chronologická evidence v počítačové databázi není považována za úřední doklad nPřírůstková kniha může být společná pro celou sbírku nebo mohou být vedeny přírůstkové knihy samostatně pro části sbírky, tj. „podsbírky“ Počítačová podpora v muzeu nS rozvojem výpočetní techniky je dnes využití osobních počítačů v muzeích zaběhlým standardem nPro vedení veškeré evidence se využivají databázové systémy Databázový systém nSoubor vhodně uspořádaných údajů zpravidla příbuzného charakteru, které modelují realitu a jsou uchovávány pomocí technického prostředku, který zabezpečuje řízení databáze a komunikaci s uživateli nÚdaj v databázi je modelem nějakého reálného jevu nReálný jev je v databázi zastoupen textovým nebo obrazovým nebo zvukovým modelem (záznamem) nModel obsahuje položky popisu důležitých vlastností jevů nSamotná položka má členění: název položky a popis položky nKaždý záznam jednoho databázového souboru je složen ze stejných položek nNázvy položek se nesmí vyskytovat opakovaně Informační věta nInformační věta (záznam) je celek textového záznamu nObecná informační věta (struktura záznamu) je seznam názvu položek v daném pořadí nInformační věta holá je minimální soubor údajů, který ještě umožňuje identifikovat a charakterizovat jev reality zastoupený v databázi Databázový systém nModel dat popisuje data uložená v databázi a jejich vzájemné vazby. Přistup k údajům databáze se uskutečňuje prostřednictvím obsahu jednotlivých položek ve větě (záznamu) nNa základě příkazů je umožněno uživateli dialogovým způsobem vytvářet databázové soubory a tyto soubory podle zvolených kritérií třídit a vyhodnocovat nProgramový systém umožňující práci s databází se nazývá Systém Řízení Bází Dat (SŘBD).(Database Management Systém - DBMS) nJe to soustava programů, která umožňuje organizování dat, efektivní správu dat, centrální popis dat a přístup k datům z různých aplikací Schéma databázového systému Relační databázový systém Demus nDokumentace a Evidence MUzejních Sbírek npočítačový systém pro evidenci a dokumentaci sbírek v muzeích a galeriích nDemus je členěn do samostatných modulů. Devět z nich slouží k systematické evidenci a odborné dokumentaci v hlavních muzejních oborech, jeden představuje společnou chronologickou evidenci a jeden je určen konzervátorům a restaurátorům Moduly systému Demus Modul Evidence n nOhlásí se Access 97. V okně Přihlásit je pole Jméno. Nepište tam svoje jméno, ale jediné písmenko s nebo slovo Správce, Heslo nechejte prázdné a klepněte OK. Základní nabídka nTabulky - nabídka jen těch tabulek (kartoték, slovníků), s nimiž má smysl samostatně pracovat, vybíráte klepnutím. Poklepáním můžete tabulku přímo otevřít nZáznamy - klepnutím otevřete zvolenou tabulku pro veškerou práci, tj. pro zápis nových záznamů (karet), prohlížení a změny v dříve zadaných záznamech, různé filtrování nZáloha - klepnutím uložíte veškerá data na zvolené zálohovací zařízení nAccess - (jen pro Správce) opuštění nadstavby Demus, je to cesta k tvorbě vlastních tiskových sestav, výběrových a aktualizačních dotazů, obrazovkových formulářů, apod nKonec - ukončí Demus i Access nTipy - obměňovaná doporučení, můžete si v nich listovat Přehled tabulek (Evidence) nPrirKniha – hlavní tabulka, každému přírůstkovému číslu náleží jeden záznam nPrirHistorie – uchovává všechny záznamy v evidenci s daty = k jednomu přírůstkovému číslu může být víc záznamů nInventar – obsahuje záznamy ze všech ostatních modulů nInvRevize – obsahuje protokoly k inventarizaci nPrirVzkaz – pomocná tabulka pro přenosy akvizičních údajů ze sbírkových modulů nAdresar – informace o institucích a lidech nOddeleni – zkratky oddělení v muzeu nOkruhyAdr – zkratky skupin pro výběry z Adresáře nPodsbírky – číselník podsbírek CES Tabulka PrirKniha Přírůstkové číslo nPřírůstkové číslo se obvykle zapisuje ve tvaru pořadové číslo lomené rokem. Není-li v rámci instituce jediná přírůstková kniha, tak součástí přírůstkového čísla musí být i označení přírůstkové knihy jedním či několika písmeny, obvykle před vlastním číslem a bez mezery mezi písmeny a číslem nPřípis MK ČR č.563/2000 z 11.1.2000 nařizuje používání čtyřmístných letopočtů nPříklady: 123/1995 Ab1234/2001 nPořadí - pomocné automatické číslo přidělené Accessem při zápisu. Nelze ho změnit a nijak nesouvisí s hodnotou přírůstkového či inventárního čísla. Vidět je jen proto, aby bylo možno záznamy seřadit tak, že posledně zapsaný je skutečně poslední nOzn – Pomocné pole pro označování záznamů pro a při filtrování. Nastavuje se stejnojmenným tlačítkem. Je možné i hromadné nastavení nebo zrušení pole Ozn u všech záznamů zahrnutých do právě platného filtru nInv - Indikace, zda přírůstkové číslo reprezentuje přímo nějaké sbírkové předměty, či zda už jsou všechny dotyčné předměty rozepsány na inventární čísla. Nastavuje se stejnojmenným tlačítkem. Při exportu čísel do CESu jediný údaj, podle kterého se rozhoduje, zda exportovat přírůstkové číslo nebo odpovídající inventární čísla nInventární čísla - zobrazí inventární čísla příslušná tomuto přírůstkovému záznamu, tj. u nichž je uvedeno toto přírůstkové číslo nVyřazené předměty - zobrazí jen vyřazená inventární čísla příslušná tomuto přírůstkovému záznamu, tj. u nichž je uvedeno toto přírůstkové číslo a současně vyplněno datum vyřazení v DatVyř nPlatnost - Indikace, jak má Demus s přírůstkovým číslem zacházet, zejména při tisku “úředních” dodatků k “úřední” přírůstkové knize. Jsou tyto možnosti: nS – staré číslo – je ručně zapsáno nebo počítačem vytištěno ve formálně platné papírové přírůstkové knize. Do dodatku se netiskne, ať je DatPl jakékoliv, tj. i když byly provedeny změny – předpokládá se, že byly současně ručně provedeny do úřední papírové evidence nN – nové číslo – nové akvizice nezahrnuté dosud v papírové přírůstkové knize. Do dodatku se tiskne nZ – změna – některé údaje na záznamu byly změněny. Do dodatku se tiskne nI – inventarizace – na záznam byly připsány údaje o inventarizaci. Do dodatku se tiskne nV – vyřazení – všechny odpovídající předměty byly vyřazeny ze sbírkové evidence. Do dodatku se tiskne nO – omyl – neplatné číslo, neodpovídá mu žádný (ani vyřazený!) sbírkový předmět. Záznamy vzniklé omylem není možné odstraňovat, musí se ponechat navěky s označením Omyl. Do dodatku se tiskne. nF – fiktivní číslo tvaru Ž999999 – jediné společné náhradní číslo pro všechny sbírkové záznamy s dosud nedohledaným přírůstkovým číslem. Při tisku se ignoruje Platnost nDatPl – Datum platnosti, tj. datum a čas provedení změny údajů k zobrazenému PřírČ. Toto datum rozhoduje (spolu s polem Platnost) o zařazení či nezařazení záznamu do tisku “úředního” dodatku přírůstkové knihy za určité období. Záznamy s datem mimo období se netisknou. V případě inventarizace jde o datum revize tohoto konkrétního přírůstku nArchiv – Indikace archiválií, zaškrtává se když alespoň jeden z předmětů reprezentovaných zobrazeným přírůstkovým číslem je archiválie podle §2 zákona č.97/1974 Sb. o archivnictví, ve znění zákona č. 343/1992 Sb nPodsb – Interní číslo podsbírky pro CES (centrální evidence sbírek podle zákona č. 122/2000 Sb.). Podsbírky se v CES rozlišují slovními názvy. Zde je pro úsporu místa uváděno jen pracovní číslo podsbírky z nabídkové tabulky Podsbírky, kterou může naplnit jen Správce nNázev – Slovní označení přírůstku. Max. 255 znaků nPočet – Počet kusů pod tímto přírůstkovým číslem. Musí být větší než nula. Nemusí se rovnat počtu odpovídajících inventárních čísel nPopis – Podrobnější popis přírůstku volným textem. Max. 255 znaků n Způsob akvizice nZpůsoby nabytí sbírkového předmětu: n V – výzkum – vlastní záměrný sběr, spolu s nálezem je právnicky ”přisvojení” N – nález – náhodný nález, nejen vlastní Z – záznam – záměrně vytvořený sb.předmět – foto, film, video- či audiozáznam, text, mapa,... R – replika – záměrně vytvořený sb.předmět – replika, rekonstrukce, maketa, kopie, model D – dar C – dědictví – odkaz v závěti, (nepatří sem odúmrť, tj. když je ze zákona dědicem stát, jde o převod) P – převod – bezúplatný, od státní org., nadace apod. n F – konfiskát – a jiné rozhodnutí stát.orgánu (soudu), jde o spec.případ převodu X – směna – výměna předmětů vyřazených ze sbírek, obvykle pro přebytečnost K – koupě – z jiných zdrojů než od autora a dědiců A – koupě od autora n B – koupě od dědiců S – vydržení – staré akvizice, nejrůznější původ, nikdo však nenárokuje vlastnické právo, promlčeno J – jiný – např. ”zpracování cizí věci” nebo ”přírůstek” (=plod, potomek) nDatAkv – Datum nabytí, tj. datum formálního převzetí správy předmětů. Je požadováno přesné datum. Neúplné datum (jen rok) je třeba nahradit 31.prosincem nČDoklAkv – Číslo dokladu o nabytí (darovací listina, kupní smlouva, označení terénního deníku apod.) nOkolnosti – Slovní popis okolností nabytí nCena – Cena v případě koupě. Dvě desetinná místa nMěna – Měna, v níž je uvedena CenaAkv nProtNK – Číslo protokolu nákupní komise nPředMaj – Pomocné pole pro rychlejší a bezchybné vyplnění následujícího pole PředMajSlovy nPředMajSlovy – Předchozí majitel (správněji vlastník) v případě koupě, daru, převodu, starých fondů. Mělo by zde být celé jméno či název a celá adresa. Tento údaj se používá na všech tiscích. Jde zde o toho majitele (vlastníka), od něhož muzeum formálně převzalo správu předmětu. Dřívější majitelé významní z odborného hlediska mohou být v poli Pozn nLokalita – Lokalita (naleziště), zejména v případě nálezu, sběru, výzkumu nZískal – Kdo získal přírůstek pro muzeum - příjmení a jméno nZapsal – Kdo zapsal přírůstek. Je tím míněn prvotní zápis do přírůstkové knihy. Při změnách údajů a při inventarizaci ten, kdo změny či inventarizaci tohoto konkrétního předmětu provedl a zapsal - příjmení a jméno nDatZap – Datum zápisu přírůstku (prvotní zápis do přírůstkové knihy). Je požadováno přesné datum nLokace – Místo uložení přírůstku. Zavedené zkratky v pořadí budova, místnost, skříň, police, atd. nInvRev – Číslo protokolu inventarizační revize. V roletce je tabulka InvRevize. Potřebujete-li uvést novou inventarizaci, musíte napřed v tabulce InvRevize její záznam založit a vyplnit do něj povinné údaje o inventarizaci. Pole InvRev má smysl jen pro ty přírůstky, které dosud nebyly odborně katalogizovány a nemají tedy dosud inventární čísla. nStav – Stav číslicí (1-5), závazná nabídka z tabulky StavyISO n 1 – Bezvadný, lehce opotřebovaný n 2 – Zčásti poškozený n 3 – Silně poškozený n 4 – V havarijním stavu n 5 – Nenávratně poškozený nPopisSt – Popis stavu volným textem, zejména charakteristická poškození pro účely identifikace nPozn – Poznámky k akvizici, např. charakter ceny (aukce, prodejna, dohoda), datování přírůstku nPlusT – Pomocné textové pole pro individuální potřeby Důvod vyřazení nDůvVyř - Důvod vyřazení, tj. PROČ je předmět vyřazen. Jedním písmenem. Závazná pevná nabídka devíti možností, které lze jednoznačně rozdělit do čtyř kategorií připouštěných zákonem č. 122/2000 Sb nN – neupotřebitelnost – bez hodnoty uměleckohistorické, vědecké, věcné, též nedostupnost předmětu S – soud – rozhodnutí státního orgánu (soudu), zvláštní případ neupotřebitelnosti R – restituce – vrácení, odstoupení od darovací smlouvy,... zvláštní případ neupotřebitelnosti Z – ztráta – nelze nalézt, zvláštní případ neupotřebitelnosti E – poškození – podstatné, nevratné poškození, zvláštní případ neupotřebitelnosti A – zánik – požár, výzkum apod., zvláštní případ neupotřebitelnosti n P – přebytečnost – neodpovídá zaměření muzea, nadpočetné kusy,... X – výměna – zvláštní případ přebytečnosti, po vyřazení bude předmět vyměněn (směněn) za jiné. n J – jiný – Nemá oporu v zákoně 122/2000 !!! nSchvalVyř – Číslo jednací (či jiná identifikace), pod nímž ředitel muzea (na základě vyjádření poradního sboru pro sbírkotvornou činnost) schválil vyřazení sb. předmětů ze sbírkové evidence nCesVyř – Číslo jednací (či jiná identifikace), pod nímž správce Centrální evidence sbírek (Ministerstvo kultury ČR) potvrdil vyřazení čísla z CES nDatVyř – Datum vyřazení. Vyžaduje se přesné datum. Vyplněné datum je rozhodným znakem předmětu vyřazeného z evidence. Je-li DatVyř vyplněno, podbarví se celé záhlaví formuláře Sbírky růžově nČDoklVyř – Číslo dokladu o vyřazení, tj. darovací smlouvy, skartačního protokolu, zápisu o živelné pohromě apod. nNovýMaj – Příjmení a jméno osoby či název instituce, které byl vyřazený předmět převeden nVzkaz – Pomocné pole pro komentář od kurátora ze sbírkového modulu pro správce modulu Evidence, aby při přenosu dat ze sbírkových modulů do modulu Evidence mohl lépe rozhodnout, zda a proč a jak má údaje z polí ZpAkv, DatAkv, PředMajSlovy (spolu s PřírČ) převzít do tabulky PřírKniha. Pole Vzkaz lze využít i pro (jednosměrný!) přenos dalších údajů, např. opravy dalších polí v tabulce PřírKniha, údaje o navrhovaném nákupu, cena apod. nOdstranit Vzkaz – Zlikviduje pole Vzkaz, viz předchozí odstaveček Způsob Úbytku nZpÚb – Způsob úbytku (prodej, likvidace, ztráta,...), tj. JAK bylo s vyřazenou věcí naloženo. Jedním písmenem ze závazné nabídky n K – prodej n P – převod – bezúplatný převod X – směna – výměna předmětů vyřazených ze sbírek, obvykle pro přebytečnost n R – restituce – vrácení oprávněnému majiteli n A – zánik – vis maior (požár, povodeň), protiprávní jednání n L – likvidace – skartace, výzkum n Z – ztráta – nelze nalézt n J – jiný – například zůstává jako běžný majetek (výzdoba), studijní materiál, nebo odcizen Tabulka Adresar nZkr Jm – Zkrácené jméno osoby či instituce. Zkratky musí být jedinečné, duplicity nejsou povoleny nTyp – Typ záznamu: O = osoba, I = instituce nKódSpr – Kód pro muzea, galerie a případné další správce zaznamenávaných sbírkových předmětů. Používá se jako součást do inventárního čísla pro zajištění jedinečnosti. Kód je třímístný, skládá se z číslice a dvou velkých písmen. Kódy přiděluje autorské pracoviště Demusu v MZM Brno. Jako číslice se bere první číslice z poštovního směrovacího čísla a písmena jsou obvykle první písmena obce či města a jsou volena tak, aby nedocházelo k duplicitám. Speciální společný kód 9XX mají všichni neuvedení drobní sběratelé (zejména soukromí vlastníci), podobně 9ZZ mají zahraniční správci/vlastníci sbírek nPořadí – Pomocné needitovatelné pole, obsahuje číslo podle pořadí při zápisu nOzn – Pole pro označení některých záznamů. Pole lze pomocí tlačítek v nástrojové liště nastavit hromadně podle aktuálního filtru záznamů, lze je též hromadně ”vynulovat” u všech záznamů, a lze to dělat i při uzamčené editaci ostatních údajů nTitPřed – Titul uváděný před jménem, týká se jen osob nOslovení – Oslovení pro tisk adresních štítků nJméno – Křestní jméno u osoby nPříjmení – Příjmení u osoby, nebo plný název instituce. Podle tohoto pole jsou záznamy řazeny ve většině roletek, jež nabízejí výběr z Adresáře nTitZa - Titul uváděný za jménem, za názvem nUlice - Ulice a číslo (poštovní adresa, tedy číslo orientační, ne popisné, příp. orientační/popisné) nPSČ - Poštovní směrovací číslo (včetně mezery), je dimenzováno i pro cizinu nObec - Obec či město (poštovní adresa) nStát - Zkratka státu, váže na tabulku Státy nTel - Telefonní číslo, i více čísel, též fax. Pro rozlišení lze použít písmen T, F nEmail - Adresa elektronické pošty (e-mail) nIČO – IČO instituce, nebo rodné číslo osoby (včetně lomítka) nDIČ – Daňové identifikační číslo nBanka – Bankovní spojení nInst – Zkratka instituce, pod níž patří uvedená osoba nFunkce – Funkce (pozice) v instituci, jen pokud je vyplněno pole Inst nOkruh – Zájmová skupina či okruh, je určeno zejména pro výběrové rozesílání pošty (např. vernisáže, botanici, školy). Rozdělení a označení skupin si určí každý uživatel sám, je vhodné volit jednopísmenkové zkratky (např. V, B, Š). Lze uvést i více skupin současně (např. ŠV) nPozn – Poznámky k osobě či instituci