1
Slezská univerzita v Opavě, FPF Podklady k přednáškám
Studijní obory: IVT, AI Ročník: III.
Předmět: IS veřejné správy a sociálních služeb
Téma: Správa dokumentů, spisová služba, archivace dat
Vyučující: dr.Blahuta, dr.Kajzar Školní rok:2021
Obsah:
1. Úvodem ke správě dokumentů ............................................................................................ 1
2. Spisová služba ..................................................................................................................... 1
3. Příklady systémů spisové služby ........................................................................................ 6
4. Archivace dat ...................................................................................................................... 8
5. Shrnutí k tématu ................................................................................................................ 10
6. Otázky k procvičení .......................................................................................................... 11
1. Úvodem ke správě dokumentů
Úvod ke správě dokumentů a systémům ECM:
 odkaz - viz přednášky Informační systémy I,
 část Podnikové IS – ECM.
V této části přednášky:
 navážeme na přednášku k tématu ECM z předmětu Informační systémy,
 zaměříme se na systém Spisová služba a problematiku archivace dat (dokumentů)
v organizaci.
2. Spisová služba
Spisová služba (SPSL):
 soubor činností, technických a věcných prostředků sloužících ke správě dokumentů,
 má zajistit správný průběh životního cyklu dokumentu,
 proces, při kterém musí být všechny určené dokumenty
o podatelnou zaevidovány,
o distribuovány ke zpracování,
o vyřízeny, podepsány, odeslány,
o uloženy v archivu,
o při skartačním řízení zlikvidovány.
2
Legislativní základ SPSL:
 zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě,
 vyhláška č. 496/2004 Sb., o elektronických podatelnách,
 zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů,
 podnikové předpisy - Spisový řád a Skartační řád.
Dle zákona (č. 499/2004 Sb.) jde o:
 zajištění odborné správy dokumentů doručených i vzniklých z činnosti původce,
popřípadě z činnosti jeho právních předchůdců,
 řádný příjem dokumentů, evidence,
 rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, podepisování,
 odesílání, ukládání a vyřazování ve skartačním řízení, a to včetně kontroly těchto
činností.
Podatelna:
 je specializovaná úřadovna, která slouží úřadu, veřejné či státní instituci,
 pro vnější písemný styk jak s veřejností, tak i s jinými společenskými institucemi.
Spisovna:
 místo určené k uložení, vyhledávání a předkládání dokumentů pro potřebu původce,
 a k provádění skartačního řízení.
Spisový řád a Skartační řád:
 jedná se o důležité vnitřní předpisy organizace,
 Spisový řád
o spisovým řádem se rozumí vnitřní předpis stanovící základní pravidla pro
manipulaci s dokumenty a skartační řízení,
o obsahuje pravidla pro vykonávání spisové služby v dané organizaci,
 Skartační řád
o určuje, jak postupovat při vyřazování dokumentů při skartačním řízení.
3
Skartační řízení:
 je postup, při kterém se vyřazují dokumenty, jimž uplynuly skartační lhůty
 a jež jsou nadále nepotřebné pro činnost původce.
Skartační lhůta:
 skartační lhůtou se rozumí doba, během níž musí být dokument uložen u původce,
o tj. doba, po kterou je povinnost dokument uchovávat,
 skartační znaky
o skartačním znakem se rozumí označení dokumentu, podle něhož se dokument
posuzuje ve skartačním řízení,
o A – archivovat,
o S – možno skartovat v souladu se skartační lhůtou,
o V – po uplynutí skartační lhůty nutno znovu rozhodovat, zda S či A.
Spisovou službu lze vykonávat:
 v listinné podobě
o za použití takzvaných "podacích deníků",
 v elektronické podobě
o za použití elektronického systému spisové služby.
Dokumenty zpracovávané SPSL mohou být:
 analogové (spisová služba v listinné podobě),
 digitální či elektronické (elektronický systém spisové služby),
 předmětné – razítka, nosiče dat, ...
Formáty elektronických dokumentů:
 jsou dány předpisy pro vedení spisové služby,
 preferované formáty
o Portable Document Format/Archive (PDF/A),
o Portable Network Graphics (PNG),
o Tagged Image File Format (TIFF),
o Joint Photographic Experts Group File Interchange Format (JPEG/JFIG),
o formát DOC a DOCX,
4
o formát TXT,
o formáty XML, ZFO a ISDOC.
Povinnost vykonávání spisové služby:
 SPSL vykonávají zákonem uvedení původci dokumentů veřejnoprávní i
soukromoprávní,
 podrobněji - viz zákon č. 499/2004 Sb., § 3, § 63
Zajištění spisové služby:
 organizační zajištění
o organizace práce spisové služby,
o odpovědnost a pravomoci zaměstnanců,
 procesní zajištění (§70)
o proces zahrnující veškeré manipulace s dokumenty,
o příjem dokumentů, označování a evidenci dokumentů,
o vedení jmenných rejstříků a využívání údajů v nich vedených,
o rozdělování dokumentů, oběh dokumentů, vyřizování dokumentů, vyhotovování
dokumentů, podepisování dokumentů a užívání razítek,
o odesílání dokumentů, ukládání dokumentů, vyřazování dokumentů, výstupní
datové formáty dokumentů v digitální podobě, spisovou rozluku, ...
Základní fáze životního cyklus dokumentu:
 příjem, nebo vytvoření dokumentu,
o podatelna, e-podatelna, datová schránka,
organizační složky státu,
ozbrojené síly,
bezpečnostní sbory,
státní příspěvkové organizace,
státní podniky,
vysoké školy,
veřejné výzkumné instituce,
zdravotní pojišťovny,
školy a školská zařízení
(s výjimkou mateřských škol,
výchovných a ubytovacích zařízení,
zařízení školního stravování),
právnické osoby zřízené zákonem,
orgány samosprávných celků (obce a
krajské úřady),
...
5
o příjem manuálně – ručním zápisem v podacím deníku,
o příjem automatizovaně – řízeno aplikací pro spisovou službu,
 dokument je zaevidován
o buď v elektronickém systému spisové služby,
o nebo v agendovém informačním systému,
o označení dokumentu ID,
o skartační lhůta a skartační znaky, ...
 dokument je projednáván, zpracováván, využíván
o tzv. oběh dokumentu,
o o všech operacích se vede transakční log,
 dokument je zpracován / vyřízen
o a převeden do výstupního formátu,
 dokument je odeslán, nebo je uložen
o listinné dokumenty – v tzv. spisovně,
o evidence v archivní knize,
o evidence zápůjček,
 dokument je v případě potřeby znovu využíván
o tj. poskytnut žadateli k nahlédnutí, úpravám, ...
 po uběhnutí skartační lhůty je provedena skartace
o fyzické zničení dokumentu,
o nebo jeho předání do archívu k trvalému uložení,
o zápis v protokolu ze skartace.
Typy IS pro správu dokumentů a záznamů:
 systém pro správu dokumentů
o DMS (Document Management System),
 systém pro správu záznamů
o RMS (Record Management System),
 evidence dokumentů a jejich metadat
o SPSL (elektronický systém spisové služby),
 systém pro správu záznamů a dokumentů
o DRMS (Document Record Management System).
6
3. Příklady systémů spisové služby
Příklady systémů spisové služby:
Příklad – systém ELISA:
 uvedeme si jako příklad systém ELISA,
 Proč právě tento? Používá se na naší škole.
 viz http://cns.cz/elisa
Základní funkce a vlastnosti systému ELISA:
 přehledná evidence dokumentů
o každá písemnost je automaticky označena svým identifikačním číslem, číslem
jednacím,
o zapsána do programu a uložena do centrální databáze (do podacího deníku),
o příjem dokumentů zvenčí zabezpečují podatelny,
o zákazník si sám definuje, kolik podatelen, výpraven, spisoven i spisových uzlů
bude v aplikaci používat,
 správa datových zpráv a e-mailů
o je možné pracovat s obsahem datové schránky organizace,
o komunikace s ISDS (příjem dokumentů i odesílání),
o uchovávání dokumentů včetně časových razítek,
 přidělování dokumentů ke zpracování
o po vytvoření profilu dokumentu na podatelně se provádí jeho předání na funkční
místo v organizaci, nebo přímo pracovníkovi, který bude písemnost vyřizovat,
 zpracování (vyřizování) dokumentů
o program vám pomůže uspořádat, utřídit a zejména sledovat průběh těchto
jednotlivých kroků (vč. kontroly termínů vyřízení),
ARSYS - S&T CZ, s.r.o.,
AthenA - PilsCom, s.r.o.,
ACTA,
EPD - "5P", s.r.o.,
EZOP - SoftHouse, s.r.o.,
e-Spis - ICZ, a.s.,
Elisa - CNS, a.s.,
IBM Lotus Notes,
Podací deník ePED,
abcSuite,
EED – El. evidence dokumentů,
GINIS - GORDIC, spol. s r.o.
7
 pohyb dokumentů
o o pohybech dokumentů jsou vždy dotyční pracovníci upozorněni e-mailovou
zprávou,
o pohyb dokumentů po organizaci je v programu přesně definován,
o při implementaci systému si přesně popíšete smysl a směr pohybu dokumentů, ...
 odesílání dokumentů
o způsoby odeslání (doporučeně, obyčejně),
o s doporučenými dokumenty se vytiskne podací list, registruje se podací
číslo i zpětná vazba dodejek a lhůt doručení,
 použití čárových kódů
o čárové kódy mohou být aplikací vygenerovány a formou štítků vytištěny,
o štítky se lepí na dokumenty při jejich zapisování do ELISY,
o nebo se mohou čárové kódy tisknout přímo na obálky při přípravě zásilek pro
odeslání,
o čtečkou je možné na kterémkoli formuláři aplikace čárový kód načíst a ihned je
patřičná obálka nebo dokument vyhledána,
 historie pohybu dokumentu, spisu, vyhledávání
o sledování pohybu dokumentů po organizaci,
o zjištění, v jakém stádiu rozpracovanosti se dokument nachází,
o kdy vyprší lhůta na vyřízení dokumentu a kdo je za jeho vyřízení zodpovědný,
 ukládání dokumentů, transformace, tisk
o dokumenty v el. podobě jsou ukládány ve formátech, v jakých byly do ELISY
načteny,
o tedy MS Office, PDF/A, naskenované obrázky, naskenované PDF,
o ELISA umí sama svými funkcemi provádět převody dokumentů do archivního
formátu PDF/A,
 archivace a skartace dokumentů
o každý dokument je během svého zpracování zařazen do definovaného spisového
plánu,
o program podporuje automatizaci následného života dokumentů po jejich vyřízení,
o podpora převodu dokumentů do spisoven a celého skartačního řízení (příprava
skartačních návrhů, skartace, archivace, protokoly, ...),
 logování úkonů s dokumenty
8
o všechny úkony prováděné s dokumenty (se spisy) jsou logovány,
o historii úkonů je možné si kdykoli prohlédnout.
Další vlastnosti systému ELISA:
 program splňuje všechny legislativní požadavky a normy
o atesty shody se standardy ISVS a zákonnými požadavky,
o viz certifikáty na www dodavatele,
 umožňuje zpracování velkého množství dokumentů (řádově statisíce),
o řízení toků dokumentů v organizaci/úřadu,
o odstranění ručního zapisování do knih došlé a odeslané pošty a jejich tisk,
o dokonalý přehled o rozpracovanosti každého dokumentu,
o automatická kontrola předpokládaného data vyřízení,
 sledování odpovědnosti jednotlivých pracovníků za včasnost vyřízení
o snadné vyhledání pracovníka, který má dokument právě v držení,
o zobrazení historie pohybu dokumentu po organizaci/úřadu,
 vyhledávání dokumentů v každé části rozpracování (včetně archivu),
 vyhotovení statistik a analýz v podobě různých grafů,
 komunikace s datovými schránkami.
Architektonická stavba systému ELISA:
 3-vrstvá architektura,
 webový klient/aplikační server/databázový server.
4. Archivace dat
Archivace dat:
 proces, který slouží k dlouhodobému uchování dat,
 data jsou vhodně formátována a uložena na určených nosičích tak, aby nedošlo
k jejich poškození či zneužití.
Rozdíl mezi archivací a zálohováním dat:
 zálohování dat
o uložení dat za účelem jejich obnovy po havárii systému,
o interní formáty dat jsou poplatné dané technologii, verzi apod.,
9
o zálohována musí být všechna data (včetně systémových + SW) tak, aby byla
možná obnova systému,
o prvotní pohled – jak systém a jeho data po havárii obnovím,
o např. – záloha dat systému Poštovní platební styk,
 archivace dat
o účelové uložení provozně zpracovaných (ustálených, již neměnných) dat,
o tj. v dané struktuře, formátu, podle daného výběru (nemusí jít o všechna data
agendy),
o uložení dat s příznakem „nepřepisovat“,
o spadá do problematiky „archivační legislativy“,
o např. – archivace poukázek Poštovního platebního styku pro potřebu reklamací až
10 let zpětně.
Legislativní základy archivace:
 zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě,
o https://www.zakonyprolidi.cz/cs/2004-499
 vyhláška č. 645/2004 Sb., kterou se provádí zákon o archivnictví a spisové službě,
 zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů,
 zákon č. 412/2005 Sb., o ochraně utajovaných informací a bezpečnostní způsobilosti,
 zákon č. 440/2004 Sb., o elektronickém podpisu,
 zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví v platném znění.
Archivace dat jako proces:
 výběr dat k archivaci
o časově a věcně – v souladu s provozním řádem příslušné aplikace,
o pro výběr dat - nutné aplikační (SW) řešení určené danými parametry,
 uložení dat na archivní médium
o v požadovaném formátu a struktuře,
o zaevidování tohoto úkonu + protokol o archivaci (!),
 uložení média do určených prostor
o sklad médií (pokud jde o vyjímatelné médium),
o velkokapacitní diskové pole (knihovna) archivačního systému,
 zajištění neměnnosti archivovaných dat, verzování
10
o časová značka, zajištění neměnnosti dat (otisk), nepřepisovatelnost,
o verzování v případě povolených úprav dat (dokumentů),
o auditní logování těchto úkonů, ...
 využívání archivovaných dat
o provozní řád - kdo, za jakých podmínek,
o řešení přístupů k archivním datům (včetně oprávnění),
o SW řešení přístupu k archivovaným datům,
 skartace archivovaných dat
o výběr dat ke skartaci (po uplynulé skartační lhůtě),
o potvrzení gestorem,
o vlastní skartace (zrušení) dat,
o protokol o skartaci,
o aplikační řešení tohoto procesu.
Archivace dat jako technologie:
 SW – výběr k archivaci, přístupy k datům v archívu, skartace, ...
 HW – archivní média.
Příklady archivačních systémů:
 EMC Centera
o velkokapacitní inteligentní diskové pole,
o levnější SATA disky,
o rychlé a bezpečné ukládání a přístup k dokumentům různých formátů,
o dlouhodobé uložení a rychlý přístup k archivu,
o zajištění konzistence uložených dokumentů – otisk, časová značka,
o verzování dokumentů,
o prověřování přístupů k dokumentům, logování, ...
5. Shrnutí k tématu
Hlavní body tématu:
 správa dokumentů (odkaz na Informační systémy I),
 proces spisové služby,
 příklady IS pro spisovou službu,
11
 proces archivace dat.
6. Otázky k procvičení
1) Popište životní cyklus dokumentu v organizaci.
2) Vysvětlete pojem spisová služba, k čemu slouží, které úkony zahrnuje a kdo je povinen ji
vykonávat?
3) Podléhají pravidlům spisové služby pouze listinné dokumenty? Pokud ne, pak které ještě?
4) Vysvětlete životní cyklus dokumentu.
5) Jaké jsou preferované formáty pro zpracování elektronických dokumentů?
6) Uveďte příklady IS spisové služby.
7) Popište funkce a vlastnosti vybraného systému spisové služby.
8) Vysvětlete pojem archivace dat a rozdíl mezi archivací a zálohováním dat.
9) Popište archivaci dat jako proces. Které dílčí činnosti zahrnuje?