Time management – snímek pracovního dne Ing. Lucie Meixnerová, Ph.D. Katedra Podnikové ekonomiky a managementu BPMNG/BPMNM 3. seminář •Time management je sadou postupů, doporučení a nástrojů pro plánování času, obvykle za účelem zvýšení efektivnosti využití pracovního i osobního času. • • Zaměření semináře: •ČAS – úspora času •ČASOŽROUTI •PROSTŘEDKY • Time mamagement Možné způsoby, jak časem neplýtvat: 1.UDRŽOVÁNÍ POŘÁDKU. Každá věc má své místo ... 2. 2. VYPRAZDŇOVAT, MAZAT, VYHAZOVAT. Vše vyřízené, nepotřebné a nedůležité soustavně likvidovat, aby se udržovala hladina přijatelného množství papírů a emailů ... 3. VĚCI NENÁROČNÉ NA ČAS UDĚLAT HNED. Uspoříme čas … 4. VŠECHNO SI PSÁT. Do bločku, deníčku, na nástěnku ... Time management – úspora času 5. NEPROKRASTINOVAT, NEBOLI NEODKLÁDAT VĚCI „NA POTOM“. Odkládání důležitých věcí na jindy → plýtvání časem … 6. VYHÝBAT SE MULTITASKINGU. Multitasking neboli dělání deseti věcí zároveň, takže s chybami a ani jednu pořádně ... 7. NEMÍT PRACOVNÍ DEN, ALE PRACOVNÍ MOMENTY. Psychologický efekt – než pracovat 8 hodin v kuse je pro někoho daleko produktivnější raději si rozfázovat den na tzv. pracovní momenty. To jsou krátké časové úseky, kdy se skutečně věnujete pouze práci a ničemu jinému. Time management – úspora času Snažíme se zjistit, kde nám utíká čas, je vždy dobré začít tím, že si uvědomíme co funguje dobře a naopak, kde nám to tzv. „vázne“, ať už v oblasti pracovní nebo osobní (soukromé) → kontrolovat čas provést denní záznam činností → analýza ukáže největší konzumenty času. • • •Nemáte denní, týdenní a měsíční plány •Dlouhé prostoje •Nedokážete říci ne •Neumíte delegovat •Špatná organizace při ukládání písemností •„Klábosení“ s kolegy Time management – časožřouti -Nejasné cíle, priority, důležitost -Snaha o zvládnutí více úkolů najednou -Osobní vnější chaos (nepořádek na pracovním stole, ve skříni…) -Mnoho papírování -Telefonická vyrušení -Neohlášení návštěvníci -Nedokončování úkolů -Snaha o dokonalost, perfekcionizmus -Rozptylování okolím -Zdlouhavé porady -Nefunkční delegování -Pozdní příchody -Spěch, trpělivost, nesoustředění se, zdravotní problémy -Neočekávaná krize, problémy aj. Time management – časožřouti •Nečekaná návštěva = vstaňte a vyjděte dotyčnému vstříc. •Omezte osobní kontakt s „povídálky“. •Buďte upřímní a přímí, odmítejte. •U rozhovorů, které vám časově nevyhovují, navrhněte jiný termín. •Připravte si pevný a jasný program jednání. •Stanovte si cíle. •Předat podklady včas, aby se účastníci připravili. •Dodržte čas začátku a konce jednání. •Používejte k vizualizaci flipcharty nebo tabule. •Zápisy stručné a krátké s jasnými úkoly, termíny a odpovědnými osobami. •… • Tipy jak na časožřouty •Plánovací diáře •Chytré telefony •Počítač •Plánovací systémy •Nástěnka •… • Time management – prostředky K čemu slouží snímek ? •dá vám přesnou informaci o tom, co jste který den, kdy a kde dělali •zajišťuje přehled, kde se vlastně spotřeboval váš čas •pomocí něho můžete zjistit, zda a kde jste stanovili priority •můžete přezkoumat, zda se priority toho kterého dne shodovaly s vašimi vlastními záměry a plněním cílů Snímek denních aktivit •Plníte věci pro vás důležité nebo jste zahlceni maličkostmi? •Zbývá vám dostatek volného času? •Co by se stalo, kdybyste určité činnosti vůbec nedělali nebo je přesunuli na někoho jiného? •Která opatření (pomůcky, podmínky..) by pomohla zvýšit efektivity vaší práce? •Kde se vlastně ztrácí nejvíce váš čas? •Daří se vám zachovávat rovnováhu mezi pracovním a soukromým časem? •Dokončujete naplánované věci? •Jste nedochvilní? •Zapomínáte? •Kolik činností bylo vyvoláno nenadálými problémy? Snímek denních aktivit - zjištění •Měřítkem jakosti organizace práce a technicko-organizační úrovně technologických i pracovních metod Analýza spotřeby času: 1) Pracovní síla – snímek práce, snímek pracovního dne jednotlivce či skupiny pracovníků 2) Výrobního prostředku – snímky využití strojů při vyhledávání úzkoprofilových strojů 3) Pracovního předmětu – tok materiálu výrobou, logistická měření, sled a pořadí operací Snímek aktivit ve výrobním procesu Základní skupiny spotřeby času jsou určeny předepsanou prací a vznikajícími přestávkami skupiny časů: NUTNÉ X ZBYTEČNÉ (normovatelné) (ztráty) Spotřeba času ve výrobním procesu Zaměřen na pracovníka či na pracovní prostředky z hlediska jejich časového i výkonového využití a i na předmět výroby. •snímek pracovního dne •snímek operace •momentová pozorování •snímek využití stroje Rozbor spotřeby času ve směně a) jednotlivce b) skupiny (pracovní čety) c) hromadný snímek pracovního dne d) vlastní snímek pracovního dne Snímek pracovního dne 1.etapa – příprava k pozorování – zaměření snímku; výběr pracovníka a pracoviště; stanovení času, po který se bude pozorování provádět; výběr pozorovatele 2. 2.etapa – vlastní pozorování, měření a zaznamenávání činností do připraveného formuláře 3. 3.etapa – vyhodnocení snímku a následná bilance Postup provádění snímku pracovního dne Pozorovací list TA – čas práce TC – obecně nutné přestávky T2 – normativ času obecně nutných přestávek T´2 – naměřené časy obecně nutných přestávek TD – čas osobních ztrát TE – čas technologicko- organizačních ztrát (změn) TS – čas směny celkem Formulář snímku pracovního dne tonicka_2009-11-02_16-31-32 TA – čas práce TC – obecně nutné přestávky T2 – normativ času obecně nutných přestávek T´2 – naměřené časy obecně nutných přestávek TD – čas osobních ztrát TE – čas technologicko- organizačních ztrát (změn) TS – čas směny celkem Formulář snímku pracovního dne Bilance normovatelných časů a ztrát tonicka_2009-11-02_16-39-51 Automatizační měřicí a registrační přístroje v •číslicové časoměrné přístroje •časové zapisovače – mechanické a elektrické •registrační ampérmetry, voltmetry, wattmetry •videokamery •počítače a)Individuální zpracování. b) b)Den před zkouškou, 12:00 - 20:00 hod. c) c)Uveďte min. 15 aktivit. d) d)Vyhodnoťte a uveďte časy (nutné, osobní ztráty…). e) e)Co považujte za největší slabinu/y. f) f)Navrhněte postup ve snaze zlepšit vaši produktivitu. Úkol 1: Snímek pracovního dne TA – čas práce (aktivity) TC – obecně nutné přestávky TD – čas osobních ztrát TE – čas technologicko- organizačních ztrát (změn) TS – čas směny (aktivity) celkem Termín odevzdání úkolu: IS SU Odevzdávárna nejpozději do pondělí 16. 3. 2020 do 23:59 hod Dotazy ... Děkuji za pozornost