MĚSTO KRNOV datum tisku: platí od: POPIS PRACOVNÍHO MÍSTA Odbor: správní Druh práce (funkce): administrativní a spisový pracovník Zaměstnanec: Všeobecná ustanovení: Všeobecné povinnosti, práva a odpovědnosti zaměstnance vyplývají z příslušných ustanovení zákoníku práce, zákona o úřednících územních samosprávných celků a vnitřních předpisů města a MěÚ Krnov. Tento popis pracovního místa zachycuje požadavky úřadu kladené na zaměstnance pouze rámcově. Výkon činností zde vyjmenovaných, popř. dalších potřebných činnosti v rozsahu pracovní smlouvy nebo dohody, je průběžně upřesňován v rámci pracovního vztahu vedoucího a zaměstnance. U každého zaměstnance se předpokládá potřebná iniciativa při plnění zadaných úkolů i při celkovém rozvoji organizace, která přesahuje rámec tohoto popisu pracovního místa. Popis pracovního místa má ze strany zaměstnavatele charakter sdělení zaměstnanci o tom, které činnosti má vykonávat v návaznosti na druh práce sjednaný v pracovní smlouvě nebo dohodě. Zaměstnanec svým podpisem potvrzuje skutečnost, že byl s popisem pracovního místa seznámen. Účinnost popisu pracovního místa pro zaměstnance počíná dnem, kdy s ním byl seznámen a končí dnem, kdy byl seznámen s novým popisem pracovního místa, popř. kdy bylo toto pracovní místo zrušeno nebo kdy zaměstnanec přestal toto pracovní místo zastávat. Platové zařazení dle nařízení vlády č. 222/2010 Sb., o katalogu prací ve veřejných službách a správě: * 1.01.01. – ADMINISTRATIVNÍ A SPISOVÝ PRACOVNÍK - 8. platová třída: 1. Komplexní zajišťování spisové služby a předarchivní péče o dokumenty zahrnující utajované informace a údaje chráněné podle příslušných právních předpisů včetně koordinace činností více spisoven. Hmotná odpovědnost: · Ano - za vybírání a vyúčtování správních poplatků při vidimaci a legalizaci - předávání stravenek zaměstnancům odboru správního Kvalifikační požadavky: · střední vzdělání s maturitní zkouškou, obor veřejná správa, administrativa nebo archivnictví · zkouška dle ustanovení § 14 odst. 1 písm. c) zákona č. 21/2006 Sb., ověřování shody opisu nebo kopie s listinou a o ověřování pravosti podpisu a o změně některých zákonů Dosažené vzdělání: Další požadavky: · znalost právních předpisů týkajících se souboru vykonávaných činností, zejména: · zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě · vyhláška č. 645/2004 Sb., provádění ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě · vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby · zákon č. 89/2012 Sb., občanský zákoník · zákon č. 500/2004 Sb., správní řád · zákon č. 634/2004 Sb., o správních poplatcích · zákon č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů · zákon č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím · zákon č. 21/2006 Sb., ověřování shody opisu nebo kopie s listinou a o ověřování pravosti podpisu a o změně některých zákonů · vyhláška č. 36/2006 Sb., o ověřování shody opisu nebo kopie s listinou a o ověřování pravosti podpisu · zákon č. 297/2016 Sb., o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce · zákon č. 300/2008 Sb., o elektronikých úkonech a autorizované konverzi dokumentů · znalost Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint), internetu, ASPI · znalost AJ nebo NJ na komunikativní úrovni · znalost ovládání kancelářské techniky a frankovacího stroje ● znalost ostatních právních předpisů důležitých pro pracovní zařazení, zejména zákona č. 312/2002 Sb., o úřednících územních samosprávných celků a o změně některých zákonů, zákona č. 128/2000 Sb., o obcích a zákona č. 129/2000 Sb., o krajích ● řidičský průkaz skupiny „B“ ● znalost vnitřních pravidel České pošty, s.p. ● přehled o vykonávaných činnostech v jednotlivých útvarech městkého úřadu, městské policii a dalších orgánech města ● znalost vnitřních předpisů zaměstnavatele a městského úřadu ● administrativní dovednosti Osobnostní předpoklady: ● spolehlivost ● příjemné a klidné vystupování ● výborné komunikační schopnosti ● loajalita k zaměstnavateli ● vstřícnost ke klientům ● flexibilita, ochota učit se novým věcem ● schopnost absolutní mlčenlivosti o údajích a informacích, se kterými přijde do styku při výkonu své funkce Soubor vykonávaných činností: · provádí komplexní výkon agendy spisové služby a předarchivní péče o dokumenty vč. dokumentů zahrnující utajované informace a údaje chráněné podle příslušných právních předpisů, včetně zajišťování chodu podatelny, e-podatelny, výpravny a centrální spisovny, zabezpečování ukládání dokumentů a výpůjček dokumentů, zajišťování skartačního řízení ● provádí kordinaci spisoven jednotlivých odborů a centrální spisovny ● podílí se na zpracování návrhů vnitřních předpisů nebo manuálů na úseku vymezeném její pracovní náplní ● vykonává komplexní agendu vidimace a legalizace vč. rozhodování ve správním řízení a předání podkladů ve věci odvolání nadřízenému správnímu orgánu ● zajišťuje chod informační kanceláře ohledně orientace v činnostech jednotlivých útvarů městkého úřadu, městské policie a dalších orgánů města ● jednotlivých odborů ve vztahu k veřejnosti a dále chod obsluhy telefonní ústředny ● vykonává agendu spisové služby na úseku vedoucího odboru správního ● vykonává administrativní činnosti na odboru správním, zejména na úseku vedoucího odboru správního ● obsluhuje plošinu pro imobilní klienty v přízemí budovy Hlavní nám. 1, Krnov ● má oprávnění pro styk s Českou poštou ● přijímá, eviduje a vydává ztráty a nálezy a provádí další činnosti na úseku agendy ztrát a nálezů s výjimkou přípravy dražeb ● vykonává agendu stacionární úřední desky, elektronické úřední desky a informační vývěsky ● poskytuje informace v souladu se zákonem č. 106/1999 Sb. na úseku vymezeném její pracovní náplní ● vydává povolenky pro parkování v Krnově, Hlavním nám. a hlásí tyto skutečnosti městské policii ● poskytuje součinnost při volbách ● vybírá schránky důvěry ● vede evidenci klíčů od místností budov městského úřadu vč. výpůjček klíčů s výj. Domu Evropy a městské policie ● vybírá správní poplatky a provádí jejich vyúčtování ● distribuuje stravenky zaměstnancům odboru správního ● sleduje právní předpisy vztahující se k veškeré vykonávané agendě ● činí dle možností opatření proti zneužití informací získaných při výkonu pracovní činnosti ● plní úkoly a vykonává další činnosti nařízené jí vedoucí odboru, ke kterým je způsobilá Další pracovní činnosti: · dbá na zajištění proti ztrátě či odcizení dokumentů, finanční hotovosti a razítek – uzamyká kancelář, archiv, skříně, popř. další objekty, kde jsou tyto uloženy a dodržuje další opatření uložené vnitřními předpisy za tímto účelem · řádně zaznamenává svoji docházku v docházkovém systému zaměstnavatele Podpisová oprávnění okruhů míst: ● podepisuje v rozsahu daném pověřením vedoucí odboru listiny vyplývající z jejího funkčního zařazení a pracovní náplně s výjimkou podepisování rozhodnutí ve správním řízení a předání věci nadřízenému odvolacímu správnímu orgánu ● podepisuje účetní doklady související s vybíráním správních poplatků spojených s vidimací a legalizací v rozsahu daném Podpisovým vzorem (za věcnou správnost) Zastupuje místa: · zastupuje jiné administrativní a spisové pracovníky odboru správního v rozsahu, ke kterému je způsobilá Je zastupována: · v době své nepřítomnosti je zastupována jiným administrativním a spisovým pracovníkem odboru správního Zpracovala: Schválil: Zaměstnanec: Jméno: Datum: Podpis: Rozdělovník: - vedoucí odboru - personální oddělení - zaměstnanec