Moje Home Office
s oblíbenými věcmi a předměty k práci
Funkční kancelář vznikla
jako odpověď
na time management
Psací stůl
Korespondence
a papírová práce
Pořádek
a systém
Uspořádání kanceláře
• Prostředí kanceláře má vliv na pracovní výkonnost;
• Uspořádání kanceláře tak, aby asistent/ka manažéra efektivně
filtrovala návštěvníky;
• Přemístění pracovního stolu tak, aby byl více vzdálen hlavnímu
proudu kancelářské „dopravy“.
Syndrom prázdného hnízda
Otočení zády k těm,
kteří vyrušují
Fyzická blízkost
určující intenzitu komunikace
• umístěte pracovní stůl blíže k osobě, se kterou
máte nedostatečnou úroveň osobní
komunikace;
• přicházejí-li pracovníci s problémy, které
mohou řešit samostatně, změňte uspořádání
kanceláře tak, abyste byli v menším dosahu;
Psací stůl
Dvouúrovňové uspořádání
psacího stolu.
Kancelář bez psacího stolu.
Psací stůl k sezení a přilehlá
oblast, kde lze pracovat ve
stoje.
Psací stůl zpomaluje
rozhodování.
Výhoda pro změnu pozice ze
sedící do stojící a naopak.
Práce top manažerů se
odehrává delegováním na
spolupracovníky.
Zmírnění únavy a jednostranného zatížení.
Kancelář ovlivňuje využívání času
• stojí za pečlivou analýzu k udržení
„papírové“ práce
Funkčně uspořádaná
kancelář poskytuje:
- určitou míru soukromí
- pozor na nedosažitelnost
- výkon práce bez rušení
- výkon práce bez únavy
Korespondence
• Poštu prohlédnout a roztřídit
• Každý dopis by měl projít
rukama jen jednou
• Reagujte na došlou poštu
okamžitě
• Je-li možná krátká odpověď,
napište ji na došlý dopis, udělejte
kopii k založení a vraťte originál
zasílateli
• Pro rutinní korespondenci
používejte standardizovaných
formulářů
• Neprovádějte časté opravy
• Při psaní dopisů a vnitřních
sdělení buďte struční a jděte
přímo k věci.
• Kratší dopisy lze psát s použitím
diktafonu
• U delších sdělení si udělejte
rámcovou osnovu
• Nedělejte zbytečné kopie, které
berou čas
• U vnitřních sdělení používejte
formuláře s prostorem pro
odpověď
• Řešte věc telefonicky, má-li být
teprve projednávaná
• Používejte memoranda či vnitřní
sdělení za účelem oznámení,
připomenutí, potvrzení a
vyjasnění
• Užívejte krátká a jasná slova
místo komplikovaných dlouhých
vět a obratů
Spisy, papíry, kopie
• Uchovávání spisů a kopií
• výraz defenzivního
uvažování
• častost použití materiálu
• Pokud bych v budoucnu
materiál potřeboval(a) a
neměl(a) ho k dispozici, co
bych dělal(a)?
• Efektivní práce s dokumenty
• plnění primárních cílů,
• manažéři budou lépe řídit,
budou-li mít v rámci obecných
pravidel větší svobodu,
• manažéři se nemusí držet
detailně předepsaných instrukcí,
• myšlenka „aproximace|“ –
přiblížení k požadovaným
parametrům je z hlediska
praktických cílů efektivnější
než snaha o naprostou
dokonalost
Myšlenka „aproximace“ v praxi
Úspora nákladů
v podniku ve smyslu
zjednodušení a odstranění
administrativních
procedur.
Stanovte rutinní postup
pro typy materiálů,
abyste se více soustředili
na obsah. Materiál projde
jednou a je vyřízen.
Projděte v kanceláři
všechny dokumenty a
zvažte, zda všechny
formuláře, dotazníky a
kopie potřebujete.
Silné šanony k zakládání
spisů. Rozdělení spisů na
méně kategorií. Složky
vytváří asistent, který
materiály zakládá.
Koš na papír
✓Nedostatečné využívání koše vede k naplněným regálům.
✓Způsobuje chaos na psacím stole, přepracovanost
asistenta/ky manažéra a zmatek.
✓Nezakládejte vnitřní sdělení, která jsou rutinní.
✓Omezte proud materiálů, který směřuje na Vás psací stůl.
✓Požádejte, aby Vaše jméno bylo odstraněno ze seznamů
málo čtených periodik a kancelářské korespondence.
Nepořádek neboli chaos
Brání koncentraci na podstatný úkol
Hlavní je jasný zorný úhel
Zakládání materiálů podle dní
Třídící systém
Požadované materiály po ruce
Reorganizace a třídění
Co vyžaduje okamžité zpracování
Materiály s významnou prioritou
Co vyžaduje nižší prioritu
Materiály pouze ke čtení
Vyčištění stolu před odchodem z práce
Paretův zákon
Pravidlo 80/20.
Správné vybrání priorit
a přínosy se dostaví
Dlouhý seznam úkolů,
začít složitějším
a pokračovat jednodušším
Volba jedné - dvou
z velkého množství
variant
Vybrat dva – tři nejpodstatnější
úkoly a přidělit ke splnění
odpovídající čas
Jasná volba důležité varianty
a Vaši pozornost nerozptýlí
druhořadé aktivity
Přezaměstnanost
asistenta/ky manažéra
• ….ve štíhlé organizaci jsou asistenti velmi
zaměstnaní, řešením je redukce jejich
zaměstnanosti.
• K tomu manažér potřebuje představu:
– co jeho asistent aktuálně dělá
– co by jeho asistent optimálně dělat měl
Vyrušování
Nedostatečně efektivní
systém komunikace
Vyhrazení času pro
telefonáty a osobní
konzultace
Systém zpětného volání
Časový rámec
pro urgentní záležitosti
Pracovat doma
Oboustranně
výhodný čas
Počet přerušení lze minimalizovat
Psychické bloky – strach
• Nedostatek údajů, nedostatek přesvědčení,
chybějící začátek, tunelové vidění, únava.
• Strach lze analyzovat, Čeho se bojíte? Je
strach skutečný nebo zveličený? Hledejte
alternativní možnosti jednání. Co může být
nejhorší?
Aktivní realizace odkládané aktivity, ze které
máme strach!
Tempo jako rychlost ovlivňující pracovní výkonnost
Orientace na postupy
Tempo je pomalé
Odraz chování manažera
totéž platí v případě osobní úrovně
Orientace
na cíl a výsledek
Tempo je rychlé