6 Další datové nástroje Příklad 1 Excel 2010 OPF v Karviné, Slezská univerzita v Opavě Kateřina Slaninová TÉMA: Ověřování dat Sekretářka společnosti „Naše zahrada“ připravuje tabulky pro vkládání dat na příští rok. Informace budou vkládat kromě ní také ostatní zaměstnanci společnosti. Potřebuje zajistit, aby do příslušných buněk byla vkládána pouze požadovaná data. Zadání: Otevřete soubor OverovaniDat.xlsx. 1. Na listu Nářadí a náčiní povolte pro sloupec Skladem (buňky E4:E19) vkládání hodnot ze seznamu, který obsahuje pouze dvě položky: ano, ne. Použijte nástroj Ověření dat. Seznam hodnot se zobrazí vždy po kliknutí na buňku ve sloupci. Vyzkoušejte ověření dat zadáním hodnot do sloupce. 2. Ve sloupci Počet (buňky F4:F19)zajistěte pomocí nástroje Ověření dat, aby bylo možné zadávat pouze celá kladná čísla. Zabezpečte, aby se po chybném zadání zobrazilo chybové hlášení s textem: Zadejte pouze celé kladné číslo. Nadpis chybového hlášení bude Chyba, použijte styl okna varování. Vyzkoušejte ověření dat zadáním hodnot do sloupce. 3. Ve sloupci ID výrobku (buňky A4:A19) nechte pomocí nástroje Ověření dat vkládat pouze řetězce (text) o délkách 6 a 7 znaků. Nepovolte prázdné buňky. Při zadávání zobrazte zprávu s textem: Zadejte identifikační číslo výrobku dle katalogu. Zpráva bude mít nadpis Upozornění. Dále nechte po zadání nesprávného údaje zobrazovat chybové hlášení, styl okna stop. 4. Na listu proveďte kontrolu neplatných buněk, použijte zakroužkování neplatných dat. 5. Sešit uložte a uzavřete. Řešení 6 Další datové nástroje Příklad 1 Excel 2010 OPF v Karviné, Slezská univerzita v Opavě Kateřina Slaninová Řešení: Karta Soubor/Otevřít (nebo tlačítko Otevřít na panelu nástrojů Rychlý přístup, popř. klávesová zkratka Ctrl+O). V dialogovém okně Otevřít nalézt soubor dle zadání, tlačítko Otevřít. Pozn. Sešit lze otevřít také přímo v systému Windows (dvakrát kliknout na ikonu souboru nebo kontextová nabídka ikony/Otevřít). 1. Označit buňky sloupce dle zadání, karta Data/skupina Datové nástroje/příkaz Ověření dat/záložka Nastavení/v seznamu Povolit nastavit položku Seznam, do pole Zdroj vepsat položky oddělené středníkem. Pozn. Do pole Zdroj lze vložit také odkaz na buňky v sešitě, ve kterých se nacházejí předem připravené položky pro seznam. Dále zkontrolovat, že je zatržena položka Rozevírací seznam v buňce, tlačítko OK. Vyzkoušet ověření dat zadáním hodnot do sloupce – po kliknutí na buňku se zobrazí šipka, která umožňuje rozbalit seznam s položkami. Hodnoty lze také vepsat do buňky přímo. Pozn. Ověření dat lze také vytvořit nejprve pro první buňku ve sloupci a poté zkopírovat do ostatních buněk. Pokud zvolíme na kartě Domů příkaz Vložit/Vložit jinak…, můžeme kopírovat pouze pravidla pro ověření dat pro danou buňku. 2. Označit buňky sloupce dle zadání, karta Data/skupina Datové nástroje/příkaz Ověření dat/záložka Nastavení/v seznamu Povolit nastavit položku Celé číslo, v seznamu Data vybrat položku je větší než nebo rovno a do pole Minimum vepsat 0 (tak bude zajištěno, že budou vkládána pouze kladná čísla). Nastavení chybového hlášení - záložka Chybové hlášení/vepsat text chybového hlášení a nadpis dle zadání, v seznamu Styl vybrat položku varování, tlačítko OK. Vyzkoušet ověření dat zadáním hodnot do sloupce. Pozn. Chybové hlášení se stylem varování způsobí, že se po zadání chybné hodnoty do buňky zobrazí okno se žlutým trojúhelníkem a nadefinovaným textem. Uživatel se může rozhodnout, zda hodnotu opraví (tlačítko Ne) nebo ji ponechá (tlačítko Ano). 6 Další datové nástroje Příklad 1 Excel 2010 OPF v Karviné, Slezská univerzita v Opavě Kateřina Slaninová 3. Označit buňky sloupce dle zadání, karta Data/skupina Datové nástroje/příkaz Ověření dat/záložka Nastavení/v seznamu Povolit nastavit položku Délka textu, v seznamu Data nechat je mezi, do pole Minimum vepsat 6, do pole Maximum vepsat 7. Odtrhnout Přeskakovat prázdné buňky (prázdné buňky nebudou přeskakovány při kontrole). Záložka Zpráva při zadávání/vepsat nadpis a text zprávy dle zadání. Záložka Chybové hlášení/ v seznamu Styl vybrat položku stop, tlačítko OK. Zpráva při zadávání se zobrazí v podobě bubliny po označení buňky, do které chceme zadat data. Při zadání identifikačního čísla nesprávné délky bude zobrazeno chybové hlášení s ikonou červeného křížku a Excel bude nutit uživatele opravit údaj dle nastavených pravidel pomocí ověření dat. 4. Karta Data/skupina Datové nástroje/šipka příkazu Ověření dat/Zakroužkovat neplatná data. Na listu budou červeně zakroužkovány buňky s údaji nevyhovujícími pravidlům nastaveným pomocí nástroje Ověření dat. Pozn. Kroužky lze skrýt na stejném místě (karta Data/skupina Datové nástroje/šipka příkazu Ověření dat/Vymazat kroužky ověření). 5. Uložit sešit - karta Soubor/Uložit (nebo tlačítko Uložit na panelu nástrojů Rychlý přístup nebo klávesy Ctrl+S). Zavřít sešit - karta Soubor/Zavřít (nebo tlačítko Zavřít – x v pravém horním rohu okna). Zpět na zadání