l
lPersonální informační systém
a ochrana osobních dat
ŘÍZENÍ LIDSKÝCH ZDROJŮ
13. přednáška
SLU-znacka-OPF-horizont

Tematické zaměření dnešní přednášky
l – Pojetí, úkoly a obsah personálního informačního
l       systému (PIS)
l – Podmínky efektivního fungování PIS
l – Ruční a počítačový PIS
l – Právní ochrana osobních dat
l
    ŘÍZENÍ LIDSKÝCH ZDROJŮ    KPEM SU OPF

l– PIS představuje uspořádaný počítačový systém zjišťování, uchovávání, zpracovávání a poskytování
informací o všem, co se týká personální práce v organizaci a co je pro ni potřebné.
l– PIS je plně integrovanou, celo-organizační sítí dat, informací, služeb, databází, nástrojů a
transakcí
v oblasti lidských zdrojů.
l– Nároky na PIS se více či méně liší v různých organizacích v závislosti na předmětu jejich
činnosti, na jejich velikosti a dalších skutečnostech.
l
l
   ŘÍZENÍ LIDSKÝCH ZDROJŮ KPEM SU OPF
POJETÍ, ÚKOLY a OBSAH
personálního informačního systému (PIS)

lPersonální informační systém je chápán v:
l– tradičním pojetí – k získávání, archivace a efektivní propojování informací (statistických,
dynamických) systematické třídění, analýza, tvorba podkladů k racionálnímu a úspěšnému personálnímu
rozhodování.
l– moderním pojetí – jako HR manažerský systém, kompletní analytický nástroj, přímá podpora
manažerského rozhodování.
l
l
l
l
l
l
l
   ŘÍZENÍ LIDSKÝCH ZDROJŮ KPEM SU OPF
Pojetí, úkoly a obsah PIS

lStruktura PIS z hlediska jeho obsahu a rozsahu je spoluurčována především:
l – potřebami organizace na efektivní řízení lidských zdrojů
l  – povinnostmi organizace poskytovat specifické informace personálního a sociálního charakteru
mimopodnikovým institucím (obecním, regionálním, státním).
lNezbytnou podmínkou personální práce v organizaci je existence věrohodných, detailních a
aktuálních informací potřebných pro rozhodování
l
l
l
l
l
l
   ŘÍZENÍ LIDSKÝCH ZDROJŮ KPEM SU OPF
Pojetí, úkoly a obsah PIS

lPIS je plně v kompetenci personálního útvaru:
l– jak z hlediska koncepční práce (tj. vytváření a rozvíjení systému, rozvíjení metodiky
zjišťování, zpracování a analýzy dat, vytváření nabídkového menu pro potenciální uživatele
informací)
l– tak z hlediska provozování a do značné míry i jeho přednostního využívání.
l– personální útvar navrhuje, příp. také zajišťuje zpracování podstatné části informačních výstupů
systému a odpovídá za zajištění bezpečnosti uchovávaných dat proti poškození nebo zneužití.
l
   ŘÍZENÍ LIDSKÝCH ZDROJŮ KPEM SU OPF
Pojetí, úkoly a obsah PIS

lEfektivní fungování PIS předpokládá:
l – jednoznačné vymezení místa pro shromažďování a evidenci personální informací,
l – stanovení přístupových práv zaměstnancům, kterým je možné personální informace poskytovat pro
potřeby jejich personálního rozhodování,
l – určení způsobu a prostředků předávání personálních informací – tj. písemných zpráv, tiskových
sestav ze systému výpočetní techniky, terminálových prezentací aj. .
   ŘÍZENÍ LIDSKÝCH ZDROJŮ KPEM SU OPF
PODMÍNKY EFEKTIVNÍHO fungování PIS

lZ pohledu efektivnosti především sběru, zpracování a interpretace dat je třeba rozlišovat a
adekvátně nakládat s:
l – údaji (= data) – tvoří základní stavební bloky
l – informacemi – jsou smysluplně uspořádané údaje
l – znalostmi – představují aplikaci a produktivní    využívání informací
lTaké je třeba posuzovat relevantnost informačních zdrojů a užitečnost zpracovávaných vstupů, a to
především z hlediska: – kvality – včasnosti
l – úplnosti – relevance
l
   ŘÍZENÍ LIDSKÝCH ZDROJŮ KPEM SU OPF
Efektivní fungování PIS

l  Efektivní fungování PIS je podmíněno:
l – kvalitním obsahem datové základny PIS a především:
l – spolehlivostí a aktuálností dat,
l – dostačující mírou uspokojení potřeb podniku,
l       –  akceptovatelnou mírou vstřícnosti k uživatelům
(user-friendy),
l       – dobrou přístupností k informacím, pružností a     snadností vkládání materiálů,
l – jejich obsahem, množstvím, mírou integrace,
l – kvalitou uplatněné technologie zpracování dat,
l
   ŘÍZENÍ LIDSKÝCH ZDROJŮ KPEM SU OPF
Efektivní fungování PIS

lEfektivní fungování PIS je dále podmíněno:
l –  kvalitou prezentace požadovaných výstupů,
l – jednoznačným vymezením odpovědnosti za posky- tování vstupních dat, za jejich sběr, zpracování
a uchovávání,
l – vymezením osob oprávněných získávat různé výstupy ze systému,
l –  stanovením účinných způsobů a forem ochrany dat.
l
l
   ŘÍZENÍ LIDSKÝCH ZDROJŮ KPEM SU OPF
Efektivní fungování PIS

l– data, informace a dokumenty do systému vstupují průběžně a průběžně se aktualizují – eviduje se
i datum aktualizace. (PIS obsahuje nejen údaje, ale i různé dokumenty, jako jsou např. popisy a
specifikace pracovních míst, výsledky hodnocení či plány osobního rozvoje jednotlivých pracovníků,
zákony a předpisy, kolektivní smlouva aj.),
l– dlouhodobé uchování i retrospektivních dat sloužících k poznávání vývojových zákonitostí a
zlepšování výkonu v jednotlivých oblastech personální práce,
l– propojení s dalšími informačními systémy,
l– otázka relevantnosti zdrojů,
l– otázka práv přístupu k některým údajům.
l
   ŘÍZENÍ LIDSKÝCH ZDROJŮ KPEM SU OPF
Charakteristické rysy PIS

l– umožňuje zkvalitnění a usnadnění práce personalistů a vedoucích pracovníků, podporuje posilování
jejich pravomocí,
l– PIS zasahuje do mnoha dalších oblastí, kde lze využít výstupy z informací uložených v systému
(manažerský informační systém apod.),
l– snižuje náklady personální práce, zefektivňuje
(mj. urychluje) realizaci personálních činnosti,
l– usnadňuje vnitropodnikovou komunikaci – propojení personálního oddělení a vedoucích pracovníků,
l
   ŘÍZENÍ LIDSKÝCH ZDROJŮ KPEM SU OPF
Výhody PIS

l– umožňuje a usnadňuje aktualizace údajů a jejich uchovávání sloužící mj. k poznávání vývojových
zákonitostí a zlepšování výkonu v jednotlivých oblastech personální práce,
l– umožňuje efektivní zahrnutí a využívání dat o vnějších podmínkách formování a fungování pracovní
sily organizace,
l– zvyšuje význam personálního útvaru v podnikové organizační struktuře,
l–  napomáhá v rozvoji podnikové kultury.
l
   ŘÍZENÍ LIDSKÝCH ZDROJŮ KPEM SU OPF
Výhody PIS

lPIS by se měl skládat z následujících subsystémů:
l1) Informace o pracovnících:
l– osobní identifikační údaje;
l– údaje o vzdělání, kvalifikaci, dosavadních zaměstnáních (kariéře);
l– údaje o zaměstnancově pracovní době, pracovním režimu (případná individuální specifika);
l– údaje týkající se hodnocení za kratší období;
l– údaje a informace požadované pro účely mzdového zúčtování (odvody na zdravotní a sociální
pojištění, zdanění příjmu);
   ŘÍZENÍ LIDSKÝCH ZDROJŮ KPEM SU OPF
Subsystémy tvořící PIS

l– údaje související s pracovní kázní, disciplinárním řízením; čerpanou dovolenou, pracovní
neschopností…
lDokumentace týkající se pracovníka:
l – životopis a jeho dodatky,
l – pracovní smlouva,
l – reference a posudky od předchozích zaměstnavatelů,
l – dokumenty o vzdělání a praxi atd.
l
l
   ŘÍZENÍ LIDSKÝCH ZDROJŮ KPEM SU OPF
Subsystémy tvořící PIS

l2) Informace o pracovních místech:
l–  informace o aktuální ne/obsazenosti pracovního místa;
l–  informace o účelu, místě výkonu práce;
l– informace o zařazení pracovního místa do rizikové skupiny;
l– o charakteru – „dlouhodobosti“– pracovního místa – dočasně vytvořené, sezónní, trvale;
l– informace o dalších požadavcích na pracovní místo včetně otázky hmotné zodpovědnosti, četnosti
pracovních cest, požadavků na komunikaci v cizím jazyce atd.
l
l
l
   ŘÍZENÍ LIDSKÝCH ZDROJŮ KPEM SU OPF
Subsystémy PIS

l3) Informace o personálních činnostech:
l– mají většinou podobu ucelené dokumentace obsahující využívané metody a techniky pro jednotlivé
personální činnosti: – získávání, výběr, přijímání, hodnocení
a odměňování pracovníků,
l – pro identifikaci (analýzu) krátkodobých a dlouhodobých vzdělávacích potřeb a rozvoje
pracovníků.
l– dokumenty obsahují mj. dotazníky používané k analýze pracovních míst, plánování následnictví a
kariéry
(a zpětnou vazbu); uplatňovaný pracovní řád, metodiku cafetéria systému poskytování zaměstnan.
výhod apod.
l
l
l
   ŘÍZENÍ LIDSKÝCH ZDROJŮ KPEM SU OPF
Subsystémy PIS

l4) Informace o vnějších podmínkách:
l– informace o situaci na trhu práce (zejména v regionu, kraji, spádové oblasti působení
organizace);
l– sociologická šetření v oblasti mzdové politiky, sociální politiky, BOZP ;
l– stav a vývoj obyvatelstva (zejména v zázemí organizace);
l– vybrané údaje školské a zdravotnické statistiky;
l– informace o pracovně právních vztazích a platné legislativě.
l
l
l
   ŘÍZENÍ LIDSKÝCH ZDROJŮ KPEM SU OPF
Subsystémy PIS

lŘízení informačních systémů v organizaci musí přispívat k realizaci jejich cílů a je zrcadlem její
organizační struktury.
lRuční PIS
l –  má uplatnění zejména v malých firmách, a to
v malém měřítku (především vlivem nástupu moderních technologií a sdílením aktuálních trendů).
lV rámci ručního PIS se vedou údaje o:
l – jednotlivých zaměstnancích (osobní údaje, kvalifikace, mzdové náležitosti, atd.),
   ŘÍZENÍ LIDSKÝCH ZDROJŮ KPEM SU OPF
RUČNÍ a POČÍTAČOVÝ personální
informační systém

l– personálních údajích firmy jako celku (počty, kategorie a strukturu pracovníků, mzdové tarify a
platové třídy).
lPočítačový PIS
lUživateli informací z personální oblasti je umožněno:
l – zautomatizovat personální administrativu a snížit náklady na výkon rutinních personálních
činností;
l – rychle zabezpečovat personální služby pro liniové manažery a přispět tak k posilování jejich
pravomoci při řízení lidských zdrojů;
l – provádět operativní analýzy v oblasti personalistiky na základě aktuálních informací;
   ŘÍZENÍ LIDSKÝCH ZDROJŮ KPEM SU OPF
Ruční a počítačový PIS

lPočítačový PIS dále umožňuje:
l – vypracovat podklady pro strategická rozhodnutí
v oblasti lidských zdrojů,
l – umožňuje propojení s dalšími informačními systémy, např. s informačními systémy institucí trhu
práce, sociálního a zdravotního pojištění, státní statistiky a dalších institucí.
l
lVolitelné moduly konfigurované v rámci PIS nejčastěji představují:
l   – sledování docházky    – hodnocení zaměstnanců
l   – elektronickou kniha jízd    – digitalizaci dokumentů
l   – databázi právních předpisů     – sledování trhu práce
l
l
   ŘÍZENÍ LIDSKÝCH ZDROJŮ KPEM SU OPF

l– jedná se o zaměstnanecký samoobslužný systém personálních produktů a služeb dostupný
prostřednictvím informačních sítí;
l– umožňuje, aby zaměstnanci doslova „pomáhali sami sobě“ a vybírali si z plné nabídky služeb
dosažitelných na websitu (v souboru tematicky zaměřených internetových stránek) personálního útvaru
zaměstnavatele;
l– přináší zaměstnancům možnost mít přehled o svých údajích a informacích, které firma v systému
zpracovává, příležitost rozhodovat se o dalším profesním rozvoji a spolupodílet se na rozhodování
o své osobě;
   ŘÍZENÍ LIDSKÝCH ZDROJŮ KPEM SU OPF
Moderní přístup podpory Empowermentu

l– ze strany zaměstnance vyžaduje aktivní přístup při sledování poskytovaných informací a
zodpovědnost za udržování aktuálních dat.
l– patří mezi důležité strategické metody motivace.
l– poměrně často je však tento koncept v organizacích zaveden neefektivně a povrchně tzv.
„proforma“ bez dosažení plnohodnotného efektu jak pro zaměstnance, tak zaměstnavatele.
l
   ŘÍZENÍ LIDSKÝCH ZDROJŮ KPEM SU OPF
Empowerment

lSamoobslužné systémy se od sebe liší v závislosti:
l – na rozsahu podnikových personálních programů
v jednotlivých organizacích
l – na tom, kolik ze zaměstnaneckých programů je zahrnuto do modelu „zaměstnaneckého empowermentu“
realizovaného v daném podniku pomocí integrovaných personálních webových stránek.
lPříklady nabídky položek, které mohou zaměstnanci ve
lsvé firmě po samoobslužném systému vyžadovat (využívat):
l – plánování termínů dovolených
l – žádost o zařazení na nové pracovní místo
l
   ŘÍZENÍ LIDSKÝCH ZDROJŮ KPEM SU OPF
Empowerment

l –  výběr z flexibilní nabídky programu zaměst. benefitů
l –  aktualizace informací o adrese zaměstnance, rodinných příslušnících a jiných osobních údajích;
l –   zápis na vzdělávací nebo rozvojový program;
l –   revize portfolia penzijního plánu;
l –   participace na počítačem řízeném školení;
l –   účast na průzkumu mínění zaměstnanců;
l – hodnocení spolupracovníků v rámci metody hodnocení 360 stupňů;
l –  objednání zlevněných výrobků / služeb;
   ŘÍZENÍ LIDSKÝCH ZDROJŮ KPEM SU OPF
Empowerment – příklady nabídky položek

l – získání odpovědí na otázky o:
l – všech dostupných personálních produktech     / službách
l –  vlastní působnosti, způsobilosti atd.
l – zaměstnavateli (podniku)
lZavedení PIS je vždy výhodné, avšak s přihlédnutím  k velikosti (počtu zaměstnanců) a podnikové
organizační struktuře.
l Vždy je nutné zvážit výběr konkrétního informačního systému, přičemž je třeba mít na paměti
finanční náklady spojené s PIS a jeho moduly.
l
   ŘÍZENÍ LIDSKÝCH ZDROJŮ KPEM SU OPF
Empowerment – příklady nabídky položek

l–  pro plné využití systému je třeba nepodcenit školení a propagaci systému jeho budoucím
uživatelům;
l– motivovat zaměstnanců a patřičně zdůraznit jednotlivé výhody, které ze zavedení systému plynou
přímo pro zaměstnance.
lJen tak je možno dosáhnout životaschopnosti systému
a efektivního fungování PIS v praxi.
lPříklady v praxi využívaných personálních informačních systémů: –  SAP –  LOTUS NOTES
l –  PERM3 –  TARGET 2100
l –  KARAT
l
   ŘÍZENÍ LIDSKÝCH ZDROJŮ KPEM SU OPF
Při zavádění PIS je třeba mít na paměti mj., že...

lDůležitou součástí PIS je zabezpečení shromažďovaných informací. Tato povinnost plyne ze zákona.
lVe  chvíli, kdy systém obsahuje citlivá a objemná data, se stává náchylný na únik a zneužití
informací v případě, že není patřičně chráněn a zabezpečen.
lPonecháme-li stranou otázku zabezpečení přístupu k samotnému hardware, jedná se hlavně o zajištění
přístupu do informačního systému pouze oprávněným osobám.
l
l
   ŘÍZENÍ LIDSKÝCH ZDROJŮ KPEM SU OPF
PRÁVNÍ OCHRANA osobních dat

l– Osobním údajem se rozumí údaj týkající se určitého subjektu.
l– Citlivým údajem se rozumí např. národnostní, rasový, etnický původ jedince, jeho politický
postoj, filosofické přesvědčení, zdravotní stav, trestná činnost aj.
lZákonem č. 101/2000 Sb., O ochraně osobních údajů, ve znění dalších předpisů, je upravena ochrana
osobních dat fyzických osob, jsou vymezeny práva a povinnosti při zpracování těchto údajů.
lLegislativou jsou také upraveny podmínky, za nichž se uskutečňuje jejich předávání do jiných
států.
l
   ŘÍZENÍ LIDSKÝCH ZDROJŮ KPEM SU OPF
Právní ochrana osobních dat

lJedná se o zabezpečení před vlivy:
l1) Vnějšími (neoprávněný přístup do sítě / systému zvenčí – útok hackerů) pomocí:
l – výkonných síťových štítů (firewally)
l – šifrování, technického zabezpečení úložišť dat (servery).
l2) Vnitřními (neoprávněný přístup do sítě / systému – zaměstnanci, dodavateli, externími
spolupracovníky) pomocí:
l – technických prostředků (přidělením přístupových údajů
a definováním ve vnitropodnikových předpisech…),
l – poskytnutí různé úrovně přístupových práv s pravidel-nými školeními.
l
   ŘÍZENÍ LIDSKÝCH ZDROJŮ KPEM SU OPF
Právní ochrana dat

lMožné znění textu vztahujícího se k povinnostem zaměstnanců v souvislosti s ochranou osobních dat:
l– Tímto mým podpisem se zavazuji zachovávat mlčenlivost
 o osobních údajích a tím spojených bezpečnostních opatřeních, které jsou stanoveny k její ochraně.
Povinnost trvá po celou dobu zaměstnání, tak i po jejím skončení….
l– Dále se zavazuji přijmout opatření, které zabrání neoprávněnému či nahodilému přístupu k osobním
údajů, k jejich změně, zničení nebo ztrátě….
l– Nedodržení výše uvedených opatření bude kvalifikováno jako porušení povinností vyplývajících
z právních předpisů…
l
   ŘÍZENÍ LIDSKÝCH ZDROJŮ KPEM SU OPF

lZákladní účel zpracování osobních údajů zaměstnanců se většinou označuje jako administrace
pracovněprávního vztahu (tzv. zpracovávání údajů pro personální agendu). Pouze takové zpracování
údajů sloužící k realizaci práv
a povinností (podle:
l– zákoníku práce          – zákona o zaměstnanosti
l– předpisů v oblasti BOZP         – sociálního zabezpečení
l– zdravotního pojištění      – daně z příjmů ze závislé                     činnosti)
lLZE totiž považovat za povinné.
lUchovávání osobních údajů je možné pouze po dobu, která je nezbytná k účelu jejich zpracování.
l
   ŘÍZENÍ LIDSKÝCH ZDROJŮ KPEM SU OPF
Právní ochrana dat

l– Veškeré další nakládání s osobními údaji, které nevyplývá z příslušných právních předpisů, je
nutné považovat za zpracování údajů NAD rámec zákona,
z čehož vyplývá nebo může vyplývat řada odlišností od základního zpracovávání (zejména pokud jde o
oznamovací a další povinnosti vůči Úřadu pro ochranu osobních údajů ČR nebo nutnost mít souhlas
zaměstnance s takovým zpracováním).
   ŘÍZENÍ LIDSKÝCH ZDROJŮ KPEM SU OPF
Právní ochrana dat

lPovinnosti vyplývající ze zákona lze rozdělit do 3 okruhů:
l – povinnosti vůči úřadu, zejména povinnost oznámit zpracování osobních údajů či získat povolení k
jejich předání do zahraničí;
l – povinnosti vůči zaměstnancům, zejména povinnost získat souhlas zaměstnanců se zpracováním
údajů, respektive je o zpracovávání jejich údajů informovat;
l – další povinnosti podle zákona, včetně povinností zajistit ochranu zpracovávaných údajů.
l
l
   ŘÍZENÍ LIDSKÝCH ZDROJŮ KPEM SU OPF
Právní ochrana dat - základní povinnosti zaměstnavatele

lInformace pro zaměstnance musí zaměstnavatel podle zákona č. 101/2000 Sb., § 11 odst. 1 a 2 zákona
obsahovat celou řadu údajů o aspektech zpracování, a to o:
l – rozsahu zpracování;
l – účelu zpracování;
l – skutečnosti, kdo a jakým způsobem bude osobní údaje zpracovávat a komu mohou být osobní údaje
zpřístupněny;
l – právech zaměstnance na přístup ke svým osobním údajům a na opravu osobních údajů;
   ŘÍZENÍ LIDSKÝCH ZDROJŮ KPEM SU OPF
Právní ochrana dat – informační povinnost zaměstnavatele

lDále má zaměstnavatel informační povinnost:
l – ve smyslu poučení zaměstnance o tom, zda poskytnutí osobních údajů je povinné či dobrovolné (a
pokud je povinné i o důsledcích neposkytnutí údajů);
l – pokud by byl nutný souhlas zaměstnance, musí informace podle § 5 odst. 4 zákona obsahovat ještě
informaci o období (době), na jaké je souhlas zaměstnancem dáván.
lUstanovení § 180 zákona č. 40/2009 Sb., Trestního zákoníku – klasifikuje jako trestný čin
„neoprávněné nakládání s osobními údaji“, jehož se může dopustit mj.  pracovník personálního
oddělení, který v rámci svého zaměstnání neoprávněně zpřístupní osobní údaje, a to byť z
nedbalosti.
l
l
   ŘÍZENÍ LIDSKÝCH ZDROJŮ KPEM SU OPF

l Děkuji vám za pozornost a
lpřeji příjemný zbytek dne.J
lDěkuji vám za pozornost, přeji příjemný den.
PE01931_
   ŘÍZENÍ LIDSKÝCH ZDROJŮ KPEM SU OPF
Ať už se jedná o ruční nebo počítačový PIS organizace, je potřeba jej
neustále zkvalitňovat,
soustavně rozvíjet,
aktualizovat
a současně brát na zřetel ochranu veškerých dat
v něm obsažených.