Případová studie - delegování

Vedoucí (ředitel): pan Karel

Nový pracovník: pan Jan

Dlouhodobá pracovnice: paní Dana

Pan Karel pracuje ve společnosti DVA s.r.o., jako její ředitel, už pět let. Během této doby se
společnost velice rychle rozvíjela a prosperovala, díky tomu se také rozšiřovala. Tím se zvýšilo i
množství zakázek a povinností. Vzhledem k tomu pan Karel přijal na novou pozici, vedoucího kontroly
zakázek a ostatních potřebných náležitostí, ve společnosti nového pracovníka. Novým pracovníkem se
stal pan Jan. V nové pozici má dva podřízené a jeho nadřízeným je pan Karel.

Paní Dana, která ve společnosti pracuje sedm let, má na starosti vedení, zakládání a uzavírání
zakázek. Má na starosti také shánění nových zakázek. Vzhledem k množství povinností má deset
podřízených.

Pan Karel se začal cítit přetížený, a proto se rozhodl delegovat některé své úkoly (povinnosti) a
odpovědnosti. Mezi plánované delegované povinnosti patří:

·         Kontrola soupisů smluv s klienty (fyzické smlouvy vs. systém).

·         Kontrola dodatků ke smlouvám.

·         Pravidelná (každodenní) mailová komunikace s hlavním (největším) klientem.

·         Pravidelná (každodenní) mailová komunikace s drobnými klienty.

·         Pravidelná kontrola splněných týdenních úkolů u zaměstnanců.

·         Kontrola ročních splněných cílů.

·         Skartace dokumentace u vyřazených klientů.

·         Kontrola měsíčního rozpočtu celé společnosti.

·         Pravidelné (týdenní) odesílání objednávek dodavatelům.

·         Schůzky s velkými klienty – jednou za půl roku.

Mezi plánované delegování odpovědností (pravomoce) patří:

·         Podpis nových smluv.

·         Podpis smluv u vyřazených klientů. (schválení vyřazení)

·         Odpovědnost za schválení měsíčního rozpočtu celé společnosti.

·         Odpovědnost disponovat s bankovním účtem v rámci kontroly zaplacených faktur.

·         Propouštění zaměstnanců.

Pro delegování máte k dispozici, pana Jana a jeho dva podřízené, paní Danu a jejích deset
podřízených a sekretářku pana Karla. Případně můžete využít i ostatní zaměstnance ve společnosti,
v takovém případě dejte průchod vaší fantazii a přemýšlejte, pro koho by se práce hodila nejvíc.


Úkol 1:

Pomozte panu Karlovi s delegování. Co by se mělo delegovat a co naopak nemělo? Na koho byste úkoly
a odpovědnosti delegovali?

Odpovězte si vždy na otázku: na koho úkol nebo odpovědnost (pravomoc) delegovat a proč?

Úkol 2:

Specifikujte proces delegování. Jaké kroky ho doprovázejí. Na co by pan Karel neměl zapomenout? Co
už je vyřešeno po prvním úkolu, a co je třeba ještě vyřešit?