Manažerské funkce sekvenční 4. přednáška Ing. Šárka Zapletalová, Ph.D. Katedra Podnikové ekonomiky a managementu MANAGEMENT •Organizování lze definovat jako proces uspořádání lidí v konkrétní organizační jednotce, takovým způsobem, aby byla zajištěna realizace plánů a naplněny stanovené cíle plánů. •Organizování je založeno na společenské dělbě práce, sladění potřebných činností a vztahů mezi lidmi a přiměřeného vymezení pravomocí a zodpovědností zúčastněných lidí. • Vlivy působící na proces organizování •Prostředí – mechanická struktura, organická struktura •Strategie •Velikost •Technologie •Konkurence • Prostor pro doplňující informace, poznámky Organizování •Management můžeme chápat jako proces tvorby a udržování prostředí, ve kterém jednotlivci pracují společně ve skupinách a účinně dosahují vybraných cílů. •Organizace mohou nabývat různých podob a lze je široce chápat. Může se jednat o spontánně vzniklé skupiny, organizace (např. rodina, rod, kulturně spřízněná společenství) nebo uměle vzniklé organizace. •Umělé organizace jsou cíleně vytvořené skupiny, které mají jasně explicitně stanovený účel, podmínky existence, vnitřní a vnější vztahy. •Takto vzniklá organizace je umělý řád, vědomě lidmi vytvořený z původního řádu přirozeného, za účelem dosahování stanovených cílů. •Mezi uměle vytvořeného organizace patří celá řada různých druhů organizací. • Prostor pro doplňující informace, poznámky Management a organizace I •Co do rozsahu a významu nejpočetnější skupinu umělých organizací tvoří organizace, do nichž lidé vstupují prostřednictvím pracovně-právního vztahu a stávají se tak jejími zaměstnanci. •Takové organizace se nazývají organizacemi zaměstnaneckými a můžeme ji chápat jako množinu lidí/zaměstnanců, kteří disponují svojí pracovní silou, vybavení technikou, informacemi a finančními prostředky, které jsou majetkem vlastníků. •Zaměstnanecké organizace mohou mít charakter podnikatelský (podniky, ziskové organizace) nebo nepodnikatelský (neziskové organizace). Organizace můžeme také členit podle typu vlastnictví na státní (rozpočtové, příspěvkové, obecně prospěšné), družstevní, soukromé (podniky jednotlivců, obchodní společnosti) a společenské (politické strany, občanské iniciativy, odborové organizace, církve, zájmové organizace). • • Prostor pro doplňující informace, poznámky Management a organizace II A. Etzioni (1964) člení organizace na organizace s převažující: •donucovací autoritou – organizace typické nedobrovolným členstvím (např. věznice, nápravné ústavy); •utilitární (racionálně právní) autoritou – členství v těchto organizacích je založeno na principu ekonomické odměny (průmyslové, obchodní, zemědělské organizace); •normativní autoritou – organizace s morálním charakterem členství a vnitřní hodnotou odměn (církve, politické strany atd.); •smíšené organizace Tureckiová (2004) člení organizace podle typu angažování následovně: •organizace s odcizeným angažováním (např. věznice); •organizace s morálním angažováním (např. církve); •organizace s kalkulativním angažováním (např. podniky). Prostor pro doplňující informace, poznámky Typy organizací •Organizaci můžeme ze systémového hlediska chápat jako uspořádaný systém tvořeny prvky, které jsou spojené navzájem určitými vazbami a jako celek vykazuje určité vlastnosti, chování. • V organizaci jako v systému probíhají dva základní typy transformačních procesů: •hmotně energetická transformace (přeměna surovin ve výstupy) – hmotně energetický proces je vztahován k obsahové stránce řízení „Co se řídí?“ Hmotně energetický proces, to je proces přeměny vstupů na výstupy, se navenek projevuje jako chování organizace. •informační transformace (získávání, zpracování informací a informační působení na rozhodování) – proces informační transformace se vztahuje k formě procesu řízení „Jak se řídí?“. Prostor pro doplňující informace, poznámky Organizace jako systém I •Organizace má určitou strukturu, která je tvořena prvky, vztahy a vazbami uspořádané z pohledu účelu a naplnění požadovaných cílů. •Veškeré vazby mezi jednotlivými prvky v organizaci mají charakter toků informací, který je v současné době řešen v rámci informačních systémů organizací. •Jako každý systém, tak také v organizaci existují prvky vstupní a výstupní. •Vstupy představují zdroje potřebné k naplňování cílů organizaci. Na základě transformace vstupů ve vnitřním prostředí organizace jsou potom produkovány výstupy hmotné nebo nehmotné povahy. •Výstupy mohou být hmotné výrobky, poskytování služeb nebo práce, ale i třeba vnitropodnikové výkony. Prostor pro doplňující informace, poznámky Organizace jako systém II •Prvky organizace, kterými jsou lidé a výrobní prostředky, rozdělujeme do dvou skupin, a to na prvky řízené a prvky řídící. •Prvky řízené představují koordinované útvary řízené prvky řídícími. Jedná se v podstatě o podřízené, kteří jsou řízeni svými manažery. •Řídící prvky představují samotný management organizace. •Nejvyšším řídícím prvkem (vrcholovým řídícím prvkem) je top management realizující strategické řízení. •Nejnižším řídícím prvkem je operativní řídící prvek, který představuje liniové manažery realizující operativní řízení. •Mezi těmito dvěma řídícími prvky existuje střední řídící prvek, který je tvořen středním managementem, který realizuje taktické řízení. Prostor pro doplňující informace, poznámky Prvky organizace •Prvky organizačního systému jsou diferencovány na základě struktury a chování příslušného systému do organizačních subsystémů, které mohou mít charakter trvalý nebo pružný. •V podstatě lze v podniku vymezit tři základní subsystémy, a to subsystém výrobní, ekonomický a sociální. •Výrobní subsystém je spojen s hmotně energetickým procesem přeměny vstupů na výstupy, popřípadě poskytování služeb. •Subsystém ekonomický je spojen s ekonomickými aktivitami v organizaci a jeho součásti jsou příslušné ekonomické režimy včetně vnitropodnikových, obchodních, zásobovacích a odbytových aktivit v rámci příslušného organizačního informačního systému. •Subsystém sociální je tvořen jednotlivci, sociálními skupinami a institucemi a vzájemnými vazbami mezi těmito prvky. Prostor pro doplňující informace, poznámky Organizační subsystémy •Vztahy v organizaci představují vztahy mezi vedoucím pracovníkem a podřízenými. •Váchal et al. rozlišuje tyto druhy vztahů: přímé, skupinové, s nepřímou účastí vedoucího. •Přímé vztahy se vyskytují ve všech organizačních a řídících strukturách a v obecné rovině jde o liniovou řídící strukturu s jedním stupněm řízení. •Skupinové vztahy představují vztahy nadřízeného a podřízeného v přítomnosti dalšího podřízeného pracovníka. •Vztahy s nepřímou účastí vedoucího jsou charakteristické metodickou vazbou, jejímž cílem je získat potřebné informace pro vedoucího za účelem koordinace činností organizačních útvarů. Prostor pro doplňující informace, poznámky Vztahy v organizaci Vazby v organizaci charakterizují určitou návaznost jednotlivých prvků umožňující koordinaci jednotlivých činností. Můžeme rozlišit čtyři základní vazby v organizaci: •Skupinová vazba je typická vstupem a výstupem z každé skupiny, minimálním kontaktem mezi skupinami a koordinací aktivit skupiny pomocí příkazů. •Postupová vazba je charakteristická návazností pracovních operací, které jsou naprogramované bez možnosti změny stanoveného pořadí, přičemž výstup jedné operace se stává vstupem pro druhou operaci. •Vzájemná vazba představuje vzájemnou koordinaci aktivit prostřednictvím plánování a pravidel, kde každá skupina má vstup a výstup. •Týmová vazba je založena na vytvoření speciálních pracovních týmů pro konkrétní úkol a po splnění úkolu jsou tyto týmy rozpuštěny. Prostor pro doplňující informace, poznámky Vazby v organizaci •Plánování představuje proces stanovení cílů a předpokládaných postupů jak těchto cílů dosáhnout. Proces plánování probíhá v několika krocích : •Analýza výchozí situace – strategická analýza •Stanovení cílů •Zvážení předpokladů a ověření reálnosti •Vypracování scénářů přípustných plánů •Výběr adekvátního scénáře •Dořešení návaznosti na ostatní plány •Plnění a průběžného hodnocení plánu •Změny a korekce plánu •Výsledné vyhodnocení Prostor pro doplňující informace, poznámky Plánování Prostor pro doplňující informace, poznámky Podstata plánování •Strategická analýza představuje identifikaci a ocenění veškerých relevantních faktorů, o nichž lze předpokládat, že budou nebo mohou mít vliv na strategii a na strategické cíle podniku. •Strategická analýza představuje systematické, pravidelné, důkladné, kritické a nestranné zkoumání a posouzení vnitřní situace podniku (interní analýza) a vnějšího prostředí (externí analýza). •Analýza se provádí v určitých časových intervalech a zkoumá minulý, současný a budoucí vývoj. •Analýza posuzuje celkovou podnikovou situaci, určuje jeho místo v prostředí a vymezuje vývoj jeho budoucích aktivit. Prostor pro doplňující informace, poznámky Analýza výchozí situace •Analýza externího prostředí – poskytuje informace o charakteru externího prostředí a jeho případných vlivech na podnik s cílem zjištění možných příležitostí a hrozeb –Analýza vzdáleného prostředí – makroprostředí –Analýza blízkého prostředí – trh, odvětví •Analýza interního prostředí – podává informaci o interním prostředí a vnitřních zdrojích podniku, výsledkem je zjištění předností (silných stránek) a slabin (slabých) podniku •Syntéza – konfrontuje silné/slabé stránky podniku s příležitostmi a hrozbami z prostředí s cílem určení adekvátního strategického směru. Prostor pro doplňující informace, poznámky Struktura strategické analýzy •Cíle popisují, kam se má podnik dostat, tak aby byl zajištěn požadovaný budoucí stav, který má podniku zabezpečit zdravý růst a prosperitu. •Cíle představují úkoly, které musí podnik splnit ve vymezeném čase, aby dosáhla požadovaného stavu. •Cíle neobsahují pokyny ani instrukce, jak dosáhnout jejich naplnění, ale pouze požadovaný cílový stav. •Stanovení a znalost cílů poskytuje vedení podniku základ pro formování strategie podniku, pro její zaměření a konkrétnost. Prostřednictvím cílů se široce formulované poslání podniku i neurčitá rozvojová vize transformují do konkrétních budoucích výsledků a tím se stávají závazkem, o jehož splnění musí podnik usilovat ve vymezeném čase. •Jasně stanovené cíle se tak stávají konkrétními úkoly pro přesně určený časový horizont. • Prostor pro doplňující informace, poznámky Cíle podniku Obecně se říká, že cíle musí být SMART: –S – specifický, originální, stimulující –M – měřitelný –A – akceptovatelný –R – reálný –T – termínovaný V poslední době však se uplatňuje tento souhrn cílů v podobě zkratky SMARTEE: –S – specifický, originální, stimulující –M – měřitelný –A – akceptovatelný –R – reálný –T – termínovaný –E – efektivní, ekonomický –E – ekologický Prostor pro doplňující informace, poznámky Pravidla pro stanovení cílů podniku I •Někteří autoři používají k charakteristice vlastnosti cílů akronym SMARTER, který navazuje na starší akronyma SMART kde písmeno „E“ vyjadřuje vlastnost „ethical (etický) a písmeno „R“ pak označuje resourced (zaměřený na zdroje). • •V podmínkách České republiky někteří autoři využívají akronym KARAT, kde jednotlivá písmena označují následující vlastnosti cílů: –K – konkrétní –A – ambiciózní –R – reálné –A – akceptovatelné –T – terminované • Prostor pro doplňující informace, poznámky Pravidla pro stanovení cílů podniku II •cíle týkající se postavení podniku na trhu (tržní podíl, objem prodeje, velikost obratu aj.); •cíle týkající se rentability (zisk, rentabilita z obratu, z vlastního a celkového kapitálu); •finanční cíle (likvidita, struktura kapitálu, úvěrová důvěra, schopnost samofinancování); •sociální cíle (ekonomické a sociální zabezpečení zaměstnanců, výkony a postoje zaměstnanců a managementu, rozvoj osobnosti, pracovní uspokojení); •cíle týkající se tržní prestiže a společenského postavení (image a prestiž, společenský a regionální vliv, politický vliv, vztah k veřejnosti aj.). • Prostor pro doplňující informace, poznámky Skupiny oblasti cílů •V podstatě lze cíle rozdělit do dvou základních skupin, kam patří: –Cíle obecné, které představují integrující prvek, z něhož vychází jak strategické tak i operativní řízení. Většinou mají charakter vůdčí ideje a orientují se na dosažení hodnot a realizovatelnost vize i poslání. –Cíle konkrétní, které představují rozvití obecných cílů a jsou zaměřeny na hlavní aktivitu podniku, specifikuji potřebnou alokaci zdrojů a usměrňují budoucí rozhodování. Jedná se tudíž převážně o cíle operačního charakteru. •Hierarchizace cílů znamená, že pro formulaci cílů je vhodné použít diferencovaný přístup rozlišující různé úrovně cílů. Cíle potom můžeme dělit na: –nadřazené – vrcholové cíle (mise podniku, formulace identity podniku, podniková politika), –prováděcí cíle (cíle funkčních oblastí), –dílčí cíle –elementární cíle (operace s nástroji marketingového mixu). • • Prostor pro doplňující informace, poznámky Hierarchizace a skupiny cílů •Vize pomáhají popsat cíl organizace. Vyjadřuje co by podnik chtěl dosáhnout a jakým způsobem. Vize podniku představuje model budoucího vývoje a stavu podniku v konkrétně časově vymezeném období. Vize se stává dlouhodobou, přitažlivou, smysluplnou a motivující představou usilující o dosažení pozitivní podnikové budoucnosti. Často také zahrnují hodnoty organizace. Měly by být inspirací pro chování zaměstnanců. •Lze konstatovat, že se jedná o souhrn myšlenek, které předbíhají svou dobu se silným motivačním účinkem. V důsledku tohoto faktu můžeme konstatovat, že se jedná o smysluplný a přitažlivý obraz budoucnosti, ve které vize vytyčuje základní směr vývoje podniku. •Úkolem vize je zachytávat a reagovat na podněty o nastupujícím vývoji, které mohou být v současné době mlhavé, nepřesné a nevýrazné, ale v budoucnosti se mohou stát impulsem, který ovlivní vývoj podniku. • Prostor pro doplňující informace, poznámky Vize •snadno představitelná a uskutečnitelná; •adresně přitažlivá pro rozhodující zájmové skupiny v podniku; •jasně zaměřená k dosažení cíle čímž je usnadněno zaměření základních rozhodujících procesů; •flexibilní, jež umožní reagovat pružně na měnící se podmínky okolí i vhodnou iniciativu jedinců; •srozumitelná a snadno sdělitelná a přístupně vysvětlitelná; •dostatečně široká, aby byla při implementaci strategie pružná, ale zase nikoliv tak široká, aby se vytratila koncentrace na hlavní cíle; •je spojnicí různých dílčích cílů i priorit a vytváří v podniku uznávaný dominantní cíl; •současně může vize připomínat chyby, kterých se podnik dopustil v minulosti a tak je i upozorněním na omyly a nedostatky.. • Prostor pro doplňující informace, poznámky Požadavky na vizi •Mise specifikuje podnikatelské aktivity, ve kterých chce podnik působit a se kterými chce konkurovat. •Poslání podniku má být veřejným, jasným a pochopitelným vyhlášením vývojového směru podniku, kterým je informovaná veřejnost a motivací zaměstnanců, jimž má dodat potřebnou sociální jistotu, kterou podnik svou existencí zajišťuje •Je více konkrétnější než vize. •Mise odůvodňuje a vysvětluje existenci podniku. •Mise dává odpověď na otázku: „Jakou přidanou hodnotu může náš podnik nabídnout trhu nebo lidstvu?“ •Poslání (mise) podniku zdůvodňuje oprávněnost existence podniku a vyjadřuje přání vedení podniku, jak by měl být podnik chápán a přijímán veřejností. Prostor pro doplňující informace, poznámky Mise - poslání V důsledku toho vyplývá, že poslání podniku přímo definuje směry podnikatelských aktivit, stanovuje zásady podnikové kultury spolu s vhodnými vazbami na zaměstnance a vytváří vztah k zákazníkovi i konkurenci. Proto dobře vytvořené poslání podniku by mělo obsahovat: •Cíl podniku. •Zdůvodnění existence podniku (Be the best employer for our people in each community around the world and deliver operational excellence to our customers in each of our restaurants (McDonald´s)). •Étos podniku: kultura, základní hodnoty, ambice. •Čím se odlišujeme od konkurence (Be America´s Best Quick-Service Restaurant). •Konkurenční výhoda (To be the world´s largest mobile apps developer). •Identifikace trhu a zákazníků (To be the largest oncology practice in St. Louis). Prostor pro doplňující informace, poznámky Co by měla obsahovat mise Prostor pro doplňující informace, poznámky Cyklus podnikového plánování Tým pro tvorbu plánu Řídící orgán Stanovení cílů Stanovení strategického plánu Stanovení taktického plánu Prostor pro doplňující informace, poznámky Plánování podle úrovně managementu Strategické plánování Taktické plánování Operativní plánování Časový horizont více než 1 rok obvykle do 1 roku denní, čtvrtletní, měsíční, kvartální Hlavní důraz ujasnit si a naplánovat budoucí rozhodnutí naplánovaní implementace plánu plánování denních operativních činností Nejistota velmi vysoká střední nízká Rozpracovanost globální otázky více detailní velmi detailní Šíře obsahu velmi široká detailnější plánování aktivit velmi specifická Plánovací metody většinou nestrukturované více strukturované vysoce strukturované Možnost změny plánu složité a nesnadno opravitelné po uvedení aktivit do praxe snadno vyhodnotitelné a opravitelné •Výsledkem procesu plánování je plán jako cílově definovaný záměr na splnění určitých skupin úkolů. • •Plán je obvykle písemný dokument (dnes jsou možné i jiné formy), který specifikuje stanovené cíle, navržené postupy, zdroje, způsoby kontroly a hodnocení dosažených výsledků. • •Plánem se rozumí záměr na dosažení účelu řízeného procesu nebo činností organizační jednotky ve stanoveném čase a na požadované úrovni. Prostor pro doplňující informace, poznámky Plán •Struktura plánu není právně závazná. Struktura plánu je specifická pro každý typ a velikost podniku. Nicméně existují určité části, které jsou společné všem plánům bez ohledu na velikost a specifičnost organizace: • •Analýza současné situace organizace – Kde jsme? •Stanovení cílů – Čeho bychom chtěli dosáhnout? •Návrh řešení, stanovení odpovědnosti a časového rámce – Jak nejlépe a nejefektivněji dosáhnout cíle? •Požadované výstupy – Kde, proč a s jakým výsledkem jsme skončili? •Kontrola – Jak si vedeme? Jak na tom skutečně jsme? • • • Prostor pro doplňující informace, poznámky Struktura plánu Plány lze klasifikovat na základě různých kritérií. Nejčastěji se plány člení následovně: •podle komplexnosti plánu – do jaké míry se plán týká organizační jednotky jako celku a do jaké míry pouze konkrétní její části; •podle funkcionální oblasti plánu – kterých činností se plán týká, např. výrobní, finanční, personální, marketingový atd.; •podle organizačně-správní oblasti plánu – toto členění se týká teritoriálního hlediska dílčích organizačních jednotek, kde se bude plán realizovat; •podle časového horizontu realizace plánu – zda se jedná o plány dlouhodobé, střednědobé, krátkodobé; •podle úrovně managementu – zda se jedná o plány strategické, taktické, operativní. Prostor pro doplňující informace, poznámky Klasifikace plánů Plán je soubor dokumentace, na základě které lze splnit zadané úkoly. Plán tedy musí být reálný, úplný a alternativní. •Reálnost plánu spočívá v tom, že vychází z reálných možností organizace, z reálné dostupnosti všech komponentů výroby, z reálných možností odbytu organizace. •Úplnost plánu spočívá v tom, že činnosti jsou podle něj z hlediska splnění úkolu dostatečně definována. Předepisuje-li dokumentace, která je součástí plánu např. součástku určitých rozměrů, musí být zadána i její pevnost, materiál, ze kterého má být vyrobena, barevnost a případě další údaje, pokud na nich záleží, •Alternativnost plánu spočívá v uvedení více alternativ u činností, jejichž splnění může být ohroženo poruchou ve výrobě, výpadkem kooperujících subdodavatelů nebo nutností použít např. odlišné součástky či materiály. • Prostor pro doplňující informace, poznámky Požadavky na plán •Manažerská funkce výběr a rozmisťování pracovníků (anglické pojmenování této funkce je staffing) představuje personální zajištění řídících a řízených procesů v souladu s procesem organizování a organizační strukturou. •Manažerská funkce výběr a rozmisťování pracovníků je často propojována, a někdy i zaměňována, s manažerským řízením. Je přímo spojena s prací se zaměstnanci. •V případě výběru a rozmisťování pracovníků se klade důraz na profesní a kvalifikační předpoklady pracovníků, tzn. na jejich kompetence. •Řízení lidí se zaměřuje na zajištění dynamického souladu mezi lidmi (lidskými zdroji) a cíli dané organizace. •Odpovědnost za řízení lidí mají výkonní (linioví) manažeři a personální specialisté. • • • • Prostor pro doplňující informace, poznámky Řízení lidí (výběr a rozmísťování pracovníků) Hlavními problémovými okruhy této manažerské funkce je: •plánování potřeby vhodných spolupracovníků – personální plánování; •nábor, výběr a pracovní nasazení vhodných pracovníků; •hodnocení pracovníků; •změna pracovního zařazení pracovníků – povýšení/sestup, převod a uvolnění pracovníků; •zvyšování kvalifikace a rekvalifikace pracovníků; •odměňování pracovníků; •vytváření pracovních podmínek pracovníkům a personální záležitosti administrativního charakteru. • • • • Prostor pro doplňující informace, poznámky Řízení lidí (výběr a rozmísťování pracovníků) •Posláním manažerské funkce vedení lidí je dosažení aktivní a kvalitní účasti pracovníků na naplňování poslání a cílů organizace nebo jejich částí. •Jedná se o takové vedení, usměrňování, stimulování a motivování pracovníků, aby vedlo k tvůrčímu plnění cílů jednotlivými pracovníky. •K vedení lidí jsou využívány schopnosti, dovednosti a znalosti manažerů. •Při realizaci manažerské funkce vedení lidí se používají různé metody psychologického charakteru, jako třeba teorie X a Y. •Dále jsou zde využívány teorie zaměřené na motivaci jako je Maslowova teorie hierarchie potřeb, Herzbergova teorie dvou faktorů, Alderferova teorie tří kategorií potřeb nebo McClellandova teorie potřeby dosáhnout úspěchu. • • • • Prostor pro doplňující informace, poznámky Vedení lidí •Podstatou kontroly je zjištění odchylek, ať už pozitivních nebo negativních, mezi plánovaným záměrem a skutečnou realizací plánu. •Kontrola slouží ke zjištění zda bylo dosaženo shody ve vývoji kontrolované reality vůči specifikovaným požadavkům •Úkolem kontroly je zhodnocení průběhu aktivit nebo procesů v organizaci. •Výsledky kontroly se využívají opět a zase v procesu plánování, konkrétně ve fázi analýzy současné situace. • • • • • Prostor pro doplňující informace, poznámky Kontrola •Interní kontrola - Externí kontrola •Předběžná kontrola – průběžná kontrola – konečná kontrola •Přímá kontrola – nepřímá kontrola •Na vrcholovém vedení – na nižších úrovních řízení •Na finanční hodnoty – na fyzické hodnoty • • • • • Prostor pro doplňující informace, poznámky Typy kontrolních procesů Prostor pro doplňující informace, poznámky Fáze kontrolního procesu •Určení předmětu kontroly •Získávání a výběr informací pro kontrolu •Ověření správnosti získaných informací •Hodnocení kontrolovaných skutečností •Závěry a návrhy opatření •Zpětná kontrola Prostor pro doplňující informace, poznámky Hodnotící kritéria •Standardy –Obecné normy a pravidla chování –Specifické požadavky •Časové srovnání •Konkurenční srovnání •Správné řídící a provozní praktiky Prostor pro doplňující informace, poznámky Tvorba kontrolního systému •Proč-co-kdo-kdy-jak-jak často kontrolovat •Účel kontroly •Předmět kontroly •Subjekt kontroly •Časová dimenze kontroly •Postupy, metody kontroly