Manažerské funkce zabezpečovací 8. přednáška Ing. Šárka Zapletalová, Ph.D. Katedra Podnikové ekonomiky a managementu MANAGEMENT •Manažerské funkce zabezpečovací představují manažerské funkce, jejichž cílem je zabezpečení adekvátními zdroji plánované aktivity. • Jedná se především o: •zabezpečení materiálními zdroji (suroviny, polotovary apod.); •zabezpečení lidskými zdroji (manažery a pracovníky); •zabezpečení informacemi. Prostor pro doplňující informace, poznámky Podstata manažerských funkcí zabezpečovacích •Informace jsou strukturovaná, organizovaná, shrnutá a interpretovaná data, závislá na jejich uživateli. • •Data, která jsou základem pro vytváření informací, představují prvotní údaje získané z různých zdrojů. •Výchozí bod v procesu získávání informací představují data. Jsou – li prvotní data zpracována účelně, stanou se z nich informace • Prostor pro doplňující informace, poznámky Zabezpečení informační •Potřeba informací závisí na tom, jakou funkci v podniku pracovník zastává. •Manažer potřebuje informace pro to, aby mohl plnit ostatní manažerské funkce. •Informace je třeba řídit. Jejich získávání, uchovávání a ochrana je drahá a často i časově náročná záležitost. • Kdo používá informace •interní uživatelé – pracovníci podniku na všech stupních podnikové hierarchie; •externí uživatelé – zákazníci, dodavatelé, společnost, atd. • Prostor pro doplňující informace, poznámky Využití informací K tomu, abychom mohli informace využívat v procesu rozhodování a řízení, musí splňovat tato kritéria: •relevantnost, •reliabilita, •validita, •efektivita, •odpovídající míra podrobnosti, •srozumitelnost, •aktuálnost, •úplnost a kontinuita atd. • Prostor pro doplňující informace, poznámky Požadavky na informace Z hlediska rozhodovací úrovně •Informace strategické •Informace taktické •Informace operativní Z hlediska potřeb pro realizaci řídících činností •potřebné pro stanovení cílů podniku •zabezpečující realizaci cílů a úkolů •informace o postupech účelného působení, za účelem dosažení stanovených cílů a úkolů jejich zabezpečení (kontrola plnění cílů) Z hlediska významnosti informací: •základní, rozhodující informace, •doplňkové. • • • • Prostor pro doplňující informace, poznámky Klasifikace informací I Z hlediska stálosti informací: •stálé – jedná se o vžitá pravidla jednání, teoretické vědomosti a praktické zkušenosti, předem známá rozhodnutí ze soustavy stálých informací, organizační a řídící normy, směrnice a nařízení atd., podle kterých musí vedoucí pracovník postupovat, •proměnné – informace s dočasnou platností (krátkodobé příkazy, operativní informace o výrobě apod.) • Z hlediska rozsahu zabezpečení jednotlivých stupňů řízení: •souborné, komplexní – statistické přehledy, komplexní rozbory,... •výběrové – týkající se určitého úseku činnosti podniku (podrobnější), •veřejné – dostupné všem pracovníkům podniku, příp. dalším osobám, •neveřejné. • • • Prostor pro doplňující informace, poznámky Klasifikace informací II Z hlediska zdrojů informací: •interní zdroje – vnitřní podniková datová základna, •externí zdroje – vnější zdroje, např. právní normy, informace o trhu, apod. Z hlediska účelu použití: •informace poznávací – např. odborná literatura sloužící pro rozšíření odborného růstu pracovníků podniku, •informace řídící, resp. podněcující plnění řídících funkcí: o zdrojích, o pracovnících, o minulosti (účetnictví, rozbory, statistika, výsledné kalkulace atd.), do budoucnosti (prognostické, plánované, normativní, rozpočetnictví, kalkulace), •informace přímé – příkazy, operativní rozhodnutí, •informace zpětné vazby – kontrolní, regulační. • • • Prostor pro doplňující informace, poznámky Klasifikace informací III Z hlediska obsahu: •ekonomické informace – vyjadřují ekonomickou činnost podniků; •technické informace, •právní, sociální, ekologické, inovační, atd. Z hlediska dokumentace: •informace dokumentované – např. účetnictví, statistika, systém kvality… •nedokumentované, Z hlediska odvození: •informace prvotní – týkají se bezprostředně průběhů výkonných procesů; jsou to např. prvotní doklady o materiálu, výrobě atd., •druhotné (odvozené) – jsou tvořené selekcí a agregací prvotních informací, jejich redukcí ve smyslu potřeb pro vyšší stupně řízení. • • • Prostor pro doplňující informace, poznámky Klasifikace informací IV •Z hlediska charakteru zdroje – primární, sekundární, terciární • •Z hlediska vztahu zdroje k podniku – interní, externí • •Z hlediska dostupnosti – dostupné, nedostupné • •Z hlediska odbornosti zdroje – profesionální, amatérské • •Z hlediska významu zdroje – literárně-vědecké, objektivně hodnotící, spontánní zdroje • • Prostor pro doplňující informace, poznámky Zdroje dat podle Kozla a kol. (2006) •Informační systém podniku zahrnuje pracovníky, zařízení a informační technologie pro sběr, třídění, analyzování a distribuování potřebných, včasných a přesných informací tvůrcům manažerských rozhodnutí. •Smyslem je posouzení informační potřeby manažerů a poskytnutí potřebných informací. • •Podmínky efektivního informačního systému: –vybavenost firmy kvalitní informační technologií; –navržení a vytvoření systému uspokojujícího informační potřeby manažerů. • • Prostor pro doplňující informace, poznámky Informační systém podniku •Interní informační systém – získává informace z podnikové evidence a statistiky. •Zpravodajský systém – poskytuje informace o každodenním a očekávaném vývoji v okolí podniku. •Výzkumný systém – představuje výzkumné studie zaměřené na specifické problémy a příležitosti firmy, realizuje se marketingovými výzkumy a výzkumy trhu. •Systém na podporu rozhodování – zahrnuje systémy využívající počítačový hardware a software k poskytování informací v procesu manažerského rozhodování. • Prostor pro doplňující informace, poznámky Struktura informačního systému podniku •Lidské zdroje představují pro podnik často nejcennější a nejdražší zdroj a ten je mnohdy jazýčkem na vahách v rámci konkurenčního boje a rozhoduje tak o konkurenceschopnosti podniku. • •Zaměřuje se na jeho získávání, fungování, formování, organizování a propojování jeho činností, výsledky jeho práce, pracovní chování a schopnosti, sociální rozvoj a v neposlední řadě i na vztahy k organizaci, spolupracovníkům a vykonané práci. • Prostor pro doplňující informace, poznámky Zabezpečení personální •vytváření dynamického souladu mezi počtem a strukturou pracovních míst v podniku, aby v každém okamžiku bylo místo obsazeno, a aby kvalifikace odpovídala v rámci organizační struktury podniku; •znalosti o personálních potřebách podniku, vytváření personálního plánu, •optimální využívání pracovních sil v podniku, využívání kvalifikace; •výběr pracovních sil, rozmístění pracovníků (vhodné podmínky), pensionování a propouštění pracovníků; •orientace (adaptační aktivita) pracovníků; •personální a sociální rozvoj pracovníků (školení, možnost dalšího vzdělávání); •hodnocení pracovníků. • Prostor pro doplňující informace, poznámky Úkoly řízení lidských zdrojů •Personální plánování nebo také plánování lidských zdrojů slouží k realizaci podnikových cílů prostřednictvím předvídání budoucího vývoje, stanovením cílů a pozdější realizaci opatření, která vedou k realizaci podnikových úkolů za pomoci adekvátní a vhodné pracovní síly. •Intuitivní metody jsou předně operativnější a rychlejší. Nepracuje se při nich s tvrdými daty a jejich analýzou. •Metody kvantitativní zase naopak vyžadují delší přípravu, spočívající ve shromažďování důležitých a potřebných dat. Prostor pro doplňující informace, poznámky Plánování lidských zdrojů •Pro plánování lidských zdrojů se jeví jako vhodnější metody intuitivní, především pro jejich operativnost, nižší náročnost na podklady a především z důvodu, že intuitivní metody berou v úvahu obtížně kvantifikovatelné nebo zcela nekvantifikovatelné faktory a je tak posuzována všeobecně širší škála těchto faktorů. Také vyhovují více flexibilnímu plánování pracovních sil, protože z hlediska kratší perspektivy bývají více spolehlivé, levnější a snadněji interpretovatelné. Typy intuitivních metod •Odborné předpovědi •Metody skupinového rozhodování (brainstorming) •Metoda delphi (kaskádová metoda) Prostor pro doplňující informace, poznámky Intuitivní metody plánování lidských zdrojů •Jedná se o velmi složité, časově náročné a nepříliš využívané matematicko-analytické metody. Z hlediska malých firem je využití těchto metod velmi nepravděpodobné. Jde například o metody indexování, které jsou využívány zejména v případě určité sezónnosti pracovních úkolů. • •U metody extrapolování se na základě určitých projevů v minulosti předpovídá stav, který bude v budoucnosti, nastává zde problém variability prostředí a nelze v mnoha případech z poměrně stabilního růstu určitých hodnot předpovídat, že tato tendence bude pokračovat i nadále. Prostor pro doplňující informace, poznámky Kvantitativní metody plánování lidských zdrojů Prostor pro doplňující informace, poznámky Proces získávání lidských zdrojů Z pohledu zaměstnavatele bychom mohli zdroje pracovních sil rozdělit nejobecnějším způsobem na zdroje: •Interní zdroje, což jsou vlastní zaměstnanci firmy; •Zdroje externí, kdy se jedná o všechny ty, kteří nejsou vlastními zaměstnanci firmy a mohou tak působit jak v konkurenčních firmách, tak ve firmách mimo obor. • Prostor pro doplňující informace, poznámky Zdroje lidských sil •Užití vlastních sil při výběru zaměstnanců z externích zdrojů je standardní proces, kdy řízení lidských zdrojů oddělení firmy, popřípadě majitel nebo manažer, podává například inzerát nebo oslovuje potenciální zaměstnance. • •Při užití najatých sil, pro obsazení pracovního místa z externích zdrojů, je tento proces zajišťován například najatou firmou typu recruitment či executive search, která vyhledává pro organizaci nejvhodnějšího zaměstnance, odpovídajících kvalit jak psychologických tak odborných. • Prostor pro doplňující informace, poznámky Externí zdroje lidských sil •Cílem procesu získání lidských zdrojů je získání s vynaložením co možná nejnižších nákladů potřebné množství odpovídajících pracovníků, kteří jsou žádoucí pro uspokojení podnikové potřeby lidských zdrojů. • Metody k přilákání vhodných lidských zdrojů •Inzerování •Užití agentury specializované na inzerování •Spolupráce s úřady práce • Prostor pro doplňující informace, poznámky Přilákání vhodných lidských zdrojů •Hlavní cíl výběru zaměstnanců může být také velmi jednoduše definován, jako snaha o výběr nejlepších nebo také nejvhodnějších lidí pro danou práci. Ti, kteří zaměstnance dále vybírají, se tak pokouší předpovědět jejich výkon na konkrétní pracovní pozici. • •Kroky při výběru vhodných lidí: Shromažďování v ideálním případě maximálního množství relevantních informací. Uspořádání, vyhodnocení a ohodnocení každého kandidáta v závislosti na předpokládaném výkonu na daném pracovním místě. Poskytnutí takové informace uchazečům tak, aby se na jejich základě mohli rozhodnout, zda přijmou dané pracovní místo. Prostor pro doplňující informace, poznámky Výběr vhodných lidských sil •Aby bylo možné realizovat jednotlivé řídící i výkonné funkce, k tomu nezbytně potřebujeme zabezpečení prostředky, a to materiálními a finančními. • Plnění řídící funkce (souboru činností) zabezpečení prostředky spočívá v: •zabezpečování materiálních a finančních prostředků; •rozhodování o jejich použití a racionálním využívání; •jejich udržování a ochraně. Tato funkce není mnoha autory považována za funkcí řídící. Vycházející ze struktury řídících funkcí a vzhledem na význam této funkce pro činnost podniku a náročnost její realizace je však účelné zkoumat práci s prostředky jako funkci řídící. • Prostor pro doplňující informace, poznámky Materiální zabezpečení I •Finanční hospodaření podniku se stará o pohyb peněz, majetku a kapitálu. •Jedná se nejen o jejich získávání, ale i o jejich rozdělování a efektivní využívání v rámci řídícího procesu podniku, ale i mimo něj (finanční investování). •Za finanční prostředky jsou pořízené potřebné hmotné prostředky (pracovní předměty, např. materiál, suroviny a pracovní prostředky např. stroje a zařízení). •O jejich racionální využívání, stejně jako o údržbu a ochranu strojů, zařízení, veškerého majetku organizace je nezbytné se v procesu řízení starat. •Plnění funkce zabezpečení prostředky se realizuje ve všech útvarech podniku, ve všech funkcích řídících i výkonných. Prostor pro doplňující informace, poznámky Materiální zabezpečení II