Činnost řídí vedoucí US, počet pracovníků závisí na velikosti hotelu, třídě, rozsahu poskytovaných služeb aj. žUbytovací úsek hotelu zahrnuje oddělení a personál, který zajišťuje ubytovací služby hostům v průběhu jejich pobytu v hotelu. Ve většině hotelů ubytovací úsek vytváří více příjmů, než je tomu u jiných výnosových středisek. Příjmy z ubytování obvykle dosahují více než 60 % celkových příjmů hotelu. Příjmy za stravování dosahují obvykle cca 35 % (prům. 25 % příjmy za jídla, příjmy za nápoje - podle zaměření cca 10 %) a další příjmy z doplňkových služeb mají nevýrazný podíl, tento poměr je v každém ubytovacím zařízení jiný, podle struktury klientů a zaměření zařízení. ž ž žRezervační oddělení žvede přehled o objednávkách, zpracovává statistiky, analýzy a přehledy o využití lůžkové kapacity hotelu, soustřeďuje informace o příjezdech, využívá CRS. žRecepce žprovádí Check In a Check Out, stará se o hosta při příjezdu, pobytu, při odjezdu, vede operativně-technickou evidenci, účtuje, zajišťuje pokladní a směnárenskou činnost. žVrátnice žklíče od pokojů, služby vrátnice placené a neplacené, informace, pošta hostů, vzkazy apod. ž žProdávat hotelové pokoje hostům, provádět jejich registraci, tzv. Check-In, stanovovat status hotelových pokojů v systému. žKoordinovat služby hostům. žZajišťovat informace o hotelu, místě, ve kterém se hotel nachází, informovat o zajímavostech a událostech místa, které představují zájem hosta (služby Concierge). žUdržovat aktuální informace o stavu ubytovací kapacity hotelu. žStarat se o účty hotelových hostů během pobytu. žPečovat o účetnictví ve vztahu k hotelovým účtům hostů a zajišťovat kompletně finanční vyrovnání s hosty. žOdhlašovat hosty z hotelu při jejich odjezdu, tzv. Check-Out. ž žProdávat hotelové pokoje hostům, provádět jejich registraci, tzv. Check-In, stanovovat status hotelových pokojů v systému. žKoordinovat služby hostům. žZajišťovat informace o hotelu, místě, ve kterém se hotel nachází, informovat o zajímavostech a událostech místa, které představují zájem hosta (služby Concierge). žUdržovat aktuální informace o stavu ubytovací kapacity hotelu. žStarat se o účty hotelových hostů během pobytu. žPečovat o účetnictví ve vztahu k hotelovým účtům hostů a zajišťovat kompletně finanční vyrovnání s hosty. žOdhlašovat hosty z hotelu při jejich odjezdu, tzv. Check-Out. ž ¡příprava a úklid pokojů, přilehlých prostor, služby hostům. žV příjmové části probíhá rezervace pokojů, příjem objednávek a prodej pokojů, provádí se opatření k zajištění bezpečnosti hostů a jejich majetku, příjem objednávek na doplňkové hotelové služby, zajišťuje se spojení hosta s vnějším prostředím, prodej drobných předmětů, provádí se zúčtování s hostem a vyřizují se potřebné administrativní práce. ž žHlavní úkol je koordinace úkolů všech recepčních pracovníků, je hlavním organizátorem celého ubytovacího procesu a všech návazných recepčních služeb, spolupracuje s úsekem hotelové hospodyně, s vrátnicí, se stravovacím úsekem, s technickým úsekem a s úsekem doplňkových služeb pro hosty. ž žpříjem hosta, jeho ubytování, evidence obsazených a volných pokojů, pronájem volných pokojů, evidence účtů hostů, směnárenská činnost, inkaso hostů, zajišťování informací a všech služeb spojených s pobytem hosta, zajišťování odjezdu hosta, příjem rezervací a vedení statistiky. ž žScénář pro příjezd a odjezd hosta vytváří jednotný standard služeb ve všech směnách provozu recepce. ž žVedoucí ubytovacího úseku žRecepční žŽurnalista žPracovnice žrezervačního žoddělení žSměnárník žPokladník ž ž ¡rezervace pokojů ¡příjem hosta ¡přidělování pokojů ¡registrace hostů, ¡přihlašování a odhlašování ¡ na oddělení pasové a cizinecké policie, ¡směnárenská činnost ¡inkaso za ubytování ¡vydávání klíčů od pokoje ¡předávání pošty ¡vyřizování vzkazů ¡nošení zavazadel ¡podávání informací ¡zajišťování služeb v hotelu ¡zajišťování požadavků hosta ¡ mimo hotel ¡služby vrátnice ¡telefon, fax ¡styk s cestovními kancelářemi žÚroveň technické vybavenosti zázemí ovlivňuje rychlost odbavení hosta a vyřízení jeho požadavků. ž ž ž žHalová služba a úschova zavazadel ž Telefon, Fax ž Hotelová vrátnice žRecepce a registrace hostů žPokladna, směnárna a fakturace žRezervační oddělení žAkce, sympozia, kongresy žCK, letecké společnosti ž ž žUmístění recepčního pultu – rychlá orientace hosta. žPožadavky na uspořádání recepčního pultu jsou různé, účel a možnosti prostoru. žUspořádání vytváří specializaci pracovních úkonů pracovišť. žSchémata uspořádání halových služeb vychází z velikosti nebo druhu UZ: ¡služby doporučené pro obchodní a turistické UZ v městské zástavbě, ¡služby doporučené pro lázeňské, horské nebo rekreační UZ. ¡služby malých UZ ¡služby velkých UZ ž žPočty pracovníků jsou ovlivněny řadou činitelů (úroveň technického vybavení). žKumulace funkcí. ž žHalové služby – rozsah ovlivňuje úroveň UZ, jeho umístění, velikost, podnikavost a hotelový management. ž ¡doprava zavazadel mimo prostory UZ, ¡půjčování sportovních předmětů, zařízení, ¡telekomunikační služby, ¡pochůzky mimo UZ, ¡opravy šatstva, praní, žehlení prádla hostů, ¡půjčování diktafonů, přenosných TV, videa apod. ¡úschova zavazadel, ¡pronájem bezpečnostních schránek, ¡léčebné procedury, ¡prodej novin, časopisů, suvenýrů, sortimentního minima na recepci, ¡hlídání dětí, ¡doplňkové služby (sportovní a relaxační), ¡zprostředkování dalších služeb, ¡průvodce, ¡zapůjčení rybářského nebo honebního vybavení apod. ž ž ¡vyřizování vzkazů, ¡podávání informací, ¡donáška zavazadel ¡ při příjezdu hosta a odjezdu hosta, ¡úschova zavazadel při časném příjezdu a odjezdu, ¡půjčování společenských her a knih dětem, novin, časopisů, ¡buzení, ¡obstarávání poštovní agendy hostů, ¡poskytování hotelových dopisních papírů a obálek, pomoc při rozbalování a balení zavazadel hostů, pomoc při přípravě koupele, ¡přestěhování hosta apod. ž žSlužby vrátnice žvydávání klíčů od pokojů, třídění pošty hostů, sběr vzkazů pro hosty, vyřizování požadavků hostů, sestavování Rooming listu, informace, pochůzky, řízení bagažistů, dveřníků, pochůzkářů, buzení hostů, zapůjčování sportovních a jiných předmětů, časopisů, her, úschova zavazadel, evidence zapomenutých předmětů, prodej suvenýrů a sortimentního minima, vyúčtování výloh vrátného za pochůzky pro hosty apod., údržba pořádku v hotelové hale, zajišťování bezpečnosti prostor a hostů, parkování, noční pochůzky. žPři použití klasických klíčů – seznam hostů a skupin, přehled obsazenosti pokojů, data příjezdů a odjezdů hostů, u hotelů s elektronickým klíčovým systémem funkce vrátnice odpadá. žKumulace služeb recepce a vrátnice. ž žBell Captain žHalový vrátný žBagažista žVýtahář žPochůzkář žPoslíček žDveřník žVozmistr žŠatnář žČistič obuvi žPracovnice sekretářských služeb ž žDomovní kniha – kniha hostů žRecepční list – štafle – orientace o stavu obsazenosti pokojů. žLevá část – čísla pokojů, jejich kvalita, velikost, jména bydlících hostů, data příjezdů a odjezdů, národnost, počet osob v jednotlivých pokojích. žPravá část – nově příchozí hosté. žZadní část – statistiky: hosté podle národností, počty příjezdů a odjezdů, volných pokojů, procento sávající využití lůžkové kapacity, průměrná délka pobytu hostů,zvláštní události v hotelu za 24 hodin, buzení hostů, příjezdy VIP hostů apod. žHotelový deník – jméno, národnost hosta, číslo pokoje, cena pokoje, počet osob, přistýlka, služby, součet denní tržby hosta, zaplaceno celkem, přenos do dalšího dne ( v malých UZ nahrazuje evidenci účtu hosta. žPokladní stvrzenka žKniha vydaných faktur žKniha buzení žPořadník objednávek ubytování žDenní výkaz tržeb (název UZ, datum, recepční, pokoj číslo, číslo stvrzenky, placeno v hotovosti – na úvěr, obrat celkem) žZáznam přijatých rezervací – rezervační kniha žWaiting list žAbecední seznam hostů – Rooming list žKontrolní recepční list – sestavení pokojů podle pater – pomocná orientace v obsazenosti pokojů pro zaměstnance. žHotelový průkaz žVzkaz pro hosta žPříkaz pro službu hostům žEvidence změn bydlících hostů žEvidence pošty hostů žEvidence zapomenutých předmětů žEvidence změn bydlících hostů žDepozitní obálka žZáznam přijatých rezervací, rezervační list žList zvláštních služeb žKniha hlášení návštěv žKniha buzení hostů ž ž ¡součást recepčního pultu, ¡inkaso hosta, vedení a likvidace účtu hosta. žÚkoly: ¡evidence účtu hosta v hotelovém deníku, ¡směnárenská činnost a odvody valut do banky, ¡vedení hotelové pokladny a její denní zúčtování, ¡vystavování faktur pro úvěrové účty, ¡kontrola a statistika. ž ž žrecepční list + příjezd dne, počet dní pobytu, cena za pobyt za den, tržba za pokoj - stvrzenka hostu. žV malých UZ se vede hotelový deník. žJednotlivé účty hostů dle pokojů. žHotelové účtovací pokladny – značný počet hotelových pokojů, rastry pro rozpis tržeb. žHotelový software. ž ž ž žPobyt hosta na jednu noc. žČasný odjezd hosta. žPřekročení limitu. žNeposkytnutí úvěru. žZákaz konzumací na úvěr. ž žObjednávka se zaznamenává manuálně, pomocí kódových znaků, nebo software. žZápis do knihy rezervací. žPříjem a záznam objednávek, knihování a evidence objednávek, vyžádání potvrzení, zápis do rezervační karty, zpracování získaných informací, vedení statistik, styk s hosty a spolupráce s recepcí. ž žNáležitosti rezervačního listu: ¡číslo objednávky, požadavek na ubytování, požadovaná délka pobytu, objednavatel, forma objednávky, podmínky storna, podpis recepční. ž žObjednávky: ¡individuální, ¡skupinové. ž žplatnost rezervace, žstornopoplatky, žpoplatky za rezervované pokoje hostů, kteří se nedostavili do hotelu během prošlé noci (100%), žplatnost rezervace do určené hodiny, žodchod hostů z pokoje, žrezervace na denní pokoj (7.00 – 19.00) za cenu jedné noci, žrezervace na půldenní pokoj. ž ž ž ž„Zásady pro hlášení pobytu cizinců v hromadných ubytovacích zařízeních“ sekce cizinecké policie a pasové služby v ČR. žZákon č.23/1992 Sb. O pobytu cizinců na našem území. žZa cizince (hosta) v UZ je povinen plnit ohlašovací povinnost provozovatel UZ. žDomovní kniha pro cizince, archivuje se 5 let. žTotožnost cizince, platnost cestovního dokladu, platnost víza, ohlášení ohlašovacímu orgánu, ubytování na 1 noc s povolením ohlašovacího orgánu. ž ž ž ž po předchozí rezervaci – přenos údajů o hostu z rezervačního oddělení, jejich kontrola ž a případná oprava, žnebo bez předchozí rezervace, žpřidělení pokoje a žotevření účtu hosta ¡založení společného účtu pro skupiny, nebo více účtů na jeden pokoj, ¡stanovení mezního úvěrového kreditu, záloha, ¡automatizované průběžné natěžování účtu (pomocí terminálových markovacích pokladen, pomocí klíčového systému prostř. karet) ž ž ž žUzavření hotelového účtu, vyúčtování s hostem ¡slučování plateb a jejich přenášení na jiné účty (firemní), nebo štěpení účtů, tisk účtů v různých jazycích, detailní rozpis natížených služeb, tisk předběžného účtu. žObjednání dalších služeb pro odjíždějícího hosta. ž