INTERNÍ KOMUNIKACE . Cílem přednášky je porozumět interní komunikaci, jejím formám, směrům, nástrojům a bariérám. Halina Starzyczná Garant předmětu INTERNÍ KOMUNIKACE . Význam interní komunikace Formy a směry interní komunikace Charakteristika nástrojů Nejčastější bariéry interní komunikace Struktura přednášky Interní komunikace Komunikace a sdělení informací zaměstnancům by mělo být jasné a srozumitelné, aby nedocházelo k nesrovnalostem. Pro jednotlivé sdělování informací rozdělujeme interní komunikaci do několika forem a směrů. https://talentmanagement360.com/5-tips-for-better-internal-communication/ https://blog.g2crowd.com/blog/employee-engagement/internal-communication-performance-management/ Formy interní komunikace ÚSTNÍ PÍSEMNÁ VIZUÁLNÍ JINÉ FORMY https://www.lynda.com/Leadership-Management-tutorials/Communication/141501-2.html https://irishtechnews.ie/6-communication-tools-that-every-business-should-have/ Ústní komunikace Výhody: možná okamžitá interakce, možnost odstranění nedorozumění na místě a odstranění informačních šumů, lze kombinovat s nonverbální komunikací. Nevýhody: nemá formální váhu na rozdíl od písemné formy. K ústní komunikaci můžeme zařadit: ● rozhovory, týmové diskuze, porady, interní školení, zpětné vazby a společenské či sportovní činnosti (tzv. teambuildingy). http://images.transcontinentalmedia.com/LAF/gdpr/gdpr-en.htm Písemná komunikace Výhody: sdělení informací najednou více subjektům (firemní dokumenty, směrnice, pracovní řády… zápisy z porad… firemní časopis…, výroční zprávy Nevýhody: nezajištění zpětné vazby, nejasnost sdělení, riziko komunikačního šumu. https://hosbeg.com/written-communication-advantages-and-disadvantages-of-written-communication/ Vizuální komunikace Výhody: smyslové působení - výrazné ovlivnění vnímání sdělovaných informací. Nevýhody: rozdílnost ve vnímání. Vizuální forma komunikace obsahuje grafy, tabulky, obrázky a prezentace https://www.salesforce.com/ca/blog/2016/08/make-next-presentation-best-yet.html https://www.glowscript.org/docs/VPythonDocs/graph.html Jiné formy komunikace K jiným formám komunikace patří například odměňování úspěšných zaměstnanců, firemní předměty a dárky, zvýhodněná cena produktů pro zaměstnance, firemní oblečení apod. Také činy, vize a firemní hodnoty…. https://en.unesco.org/youth/toptips/planner/communication Směry interní komunikace Směry jsou závislé na tom, zda dochází ke komunikaci mezi nadřízenými a podřízenými a mezi zaměstnanci navzájem. Formální komunikace - vyplývá ze stanovených organizačních schémat. Neformální komunikace - vzniká z vůle lidí, není řízena a předávané informace nejsou součástí oficiálních informačních kanálů, posiluje nebo také oslabuje informační a vztahové propojení firmy. http://perthhuron.unitedway.ca/_test/direction/ Existuje formální a neformální komunikace: Směry interní komunikace Horizontální komunikace Diagonální komunikace Vzestupná a sestupná komunikace (vertikální) upraveno dle Armstrong 2007, s. 126 Sestupná komunikace Sestupná komunikace směřuje tzv. „shora dolů“, tedy informace jsou sdělovány od zaměstnanců z vyšších pozic (managementu) k zaměstnancům na nižších pozicích - direktivní charakter. Často je ve firmách sestupná komunikace nepřesná a neustále vyvolává v zaměstnancích potřebu mít dostatečné informace, které potřebují pro svou práci. Informace jsou zprostředkovávány: prostřednictvím manuálů, prohlášení, firemních časopisů. proč nemít podřízené Moderní lidé zpravidla stojí o partnerství. Nepotřebují statut formální autority. https://www.impulzy.cz/proc-nemit-podrizene/ Zamyslete se: Vzestupná komunikace Informace jsou sdělovány od zaměstnanců na nižších pracovních pozicích k nadřízeným a někdy i k vrcholovému managementu. Mezi nástroje vzestupné komunikace patří např. - politika otevřených dveří -skupinové schůzky a porady, -neoficiální rozhovory… Vzestupná komunikace nemá direktivní charakter. Otevřená komunikace mezi zaměstnanci a managementem Častý jev – zkreslování informací na vyšších pozicích managementu – blokace dostupnosti k TOP managementu Komunikace mezi zaměstnanci navzájem - horizontální komunikace Horizontální (laterální) komunikace je komunikací mezi zaměstnanci na stejné organizační úrovni. Velmi často dochází ve firmách k přehlížení této komunikace a neexistence vhodných podmínek. https://courses.lumenlearning.com/wm-businesscommunicationmgrs/chapter/audience/ Vede ke vzájemnému nepochopení oddělení, nedostatečná koordinace aktivit a spolupráce Komunikace mezi zaměstnanci navzájem - diagonální komunikace Zahrnuje komunikaci mezi lidmi z jiných útvarů, kteří mohou být na vyšší, ale také na nižší pracovní pozici. Není respektována organizační struktura z důvodu urychlení předání potřebných informací. https://blogbeats.me/blog/australia/communication-without-borders/57ab021ce4b07c793ceac391 Méně využívána ve firmách. Slouží např. k doplnění informací k nějakým analýzám… zajišťování projektů, společných výzkumů… Komunikační klima Charakter: ● odlišné v každé firmě ● naladění lidí ● vliv na pracovní postoje https://www.smeev.fr/formation-communication-comment-trouver-la-bonne/ Důsledek organizačních a interpersonálních vlivů Praxe: komunikační klima má vliv na pracovní spokojenost či nespokojenost – dotazníkové šetření k jejímu zjištění Komunikační klima – otevřené a uzavřené OTEVŘENÉ UZAVŘENÉ -informace se šíří volně, důvěřivě, komunikace je informativní, ne přikazující -klade důraz na rovnost pozic a rolí, odpouštění pracovních chyb… -informace jsou blokovány, komunikace je spíše přikazující -hledají se viníci problému, často se projevuje neakceptace názorů ostatních zaměstnanců, nepřátelství. Pozor na agresivní zaměstnance! Narušují atmosféru v týmu - BOZPforum.cz Fotka Dva obchodní partneři potřesení rukou #130589622 | fotobanka Fotky&Foto Faktory ovlivňující komunikační klima Ze strany firmy: •pozice na trhu •dobré jméno firmy •firemní politika a kultura •firemní etika a komunikace •styl vedení. Ze strany zaměstnanců: •vztahy mezi kolegy •osobnostní charakteristiky •styl komunikace •kompetence •styl vedení nadřízeného. https://www.puzzlewarehouse.com/jigsaw-puzzle-tips/ Angažovanost pracovníků Vyjadřuje: ● přístup k práci, který vytváří ideální podmínky pro všechny zaměstnance firmy ● vysoká motivace zaměstnance k přispívání realizace cílů firmy ● pochopení role zaměstnance ve firmě. Pro zaměstnavatele to znamená získání blízkého vztahu a závazků k zaměstnancům, což vede k snížení fluktuace, nižší nemocnosti, snížení konfliktů a stížností a k zvýšení produktivity. https://www.shrm.org/resourcesandtools/hr-topics/organizational-and-employee-development/pages/dele gateeffectively.aspx Úzce souvisí s komunikačním klimatem. Nástroje interní komunikace https://pngtree.com/freepng/online-communication_3476530.html Digitální nástroje Intranet: přístupný pouze zaměstnancům. Ukládání směrnic, pracovních řádů a dalších dokumentů. E-mailing: nejpoužívanější nástroj. Rychlá interakce mezi odesílatelem a příjemcem, možnost archivace. Newsletter: informační zpravodaj, informování zaměstnanců. Sociální sítě: komunikace mezi zaměstnanci. Riziko neefektivity při práci. Firemní TV a rozhlas: využíván především ve velkých korporacích. https://www.360training.com/blog/digital-tools-for-flawless-resumes/ https://tyinternety.cz/digital/pet-trendu-e-mailingoveho-marketingu-pro-rok-2016/attachment/emailin g/ Tištěné nástroje Patří sem: firemní časopisy nebo noviny, bulletiny, letáky, plakáty a nástěnky… Neefektivní nástroj z důvodu archivace (mnoho dokumentů), neexistence zpětné vazby a možná nejasně napsané sdělení. http://www.wintterlaw.com/probate-still-requires-paper-documents/ Zdlouhavý dialog Osobní nástroje Součástí osobních nástrojů jsou pravidelné porady, schůzky, tzv. jednání tváří v tvář a firemní akce (teambuildingy). Osobní komunikace může mít formální i neformální podobu, plánovanou či neplánovanou. Výhoda: zpětná vazba během dialogu a vyjasnění si sdělení v případě nesrozumitelnosti. http://www.quantumresults.com.au/I-want-to/Improve-My-Communication-Techniques.aspx Bariéry interní komunikace Význam efektivní interní komunikace si lze nejvíce uvědomit při sledování důsledků způsobených komunikačními chybami a nedostatky firemní komunikace. Management firmy téměř denně usiluje o bezproblémové fungování nastavené interní komunikace. http://imgigi.com/PDF_PPT_Slides_2.php?q=Barreras+Biologicas+y+Fisicas+-+barreras+quimicas&document =2778 Bariéry interní komunikace http://imgigi.com/PDF_PPT_Slides_2.php?q=Barreras+Biologicas+y+Fisicas+-+barreras+quimicas&document =2778 Odlišnost postojů, názorů, znalostí a zkušeností Selektivní vnímání Schopnost naslouchat a hodnocení sdělení Věrohodnost zdroje Sémantické problémy Časová tíseň Filtrování Komunikační přetížení Odlišnost názorů, postojů, znalostí a zkušeností ● odlišnosti se obzvláště vyskytují v podnikové hierarchii ● dochází ke zkreslení informací. ● nepochopení, vznik problémů. Například manažer prodeje versus mistr výroby. - jiný postoj, názor a zkušenosti týkající se výroby produktů. https://siddharthrajsekar.com/the-scientific-difference-entrepreneurs-employees/ Selektivní vnímání Máme často sklon vnímat a slyšet pouze to, co chceme, a takto je to také v případě pracovního výkonu. Je ovlivněno postojem, respektive postavením nebo mocí. Selektivní vnímání - je nekontrolovaný a nevědomý proces. Příjemce dané informace automaticky vidí a slyší sdělení na základě svých potřeb, motivace nebo emocionálního stavu. Selektivně vnímáme a myslíme prakticky pořád, protože každý z nás vnímá svět jinak, podle svých zkušeností, znalostí, přání, cílů a svých vrozených osobních dispozic a vlastností. O selektivním myšlení ale zpravidla mluvíme tehdy, kdy vnímáme a zpracováváme jen některé vjemy, kdežto ostatní podvědomě ignorujeme. Selektivní pozornost Selektivní zkreslení Selektivní zapamatování Mozkové vlny a stavy vědomí (tajemství odhaleno) - Cesta Relaxace Schopnost naslouchat a hodnocení sdělení Příjemce informací se doporučuje, aby se vyhýbal průběžnému hodnocení toho, co říká sdělovatel a přenechal závěry po ukončení dialogu. Výsledek: vytváření lepších mezilidských vztahů, spolupráce manažerů a efektivnější komunikace. https://www.strategicrecruitmentsolutions.com/interview-tips/listening-tips-for-your-next-job-inter view/ Věrohodnost zdroje - důvěra Věrohodnost ovlivňuje příjemce, tedy zaměstnance ve vnímání a reagování na myšlenky a činy nadřízeného či podřízeného, který informace předává. https://www.sabris.com/cz/s3511/Reseni-a-sluzby/Napric-vsemi-oblastmi/c1898-Kolaborace Zpravodajský proces a jeho obsah - Agentura EXANPRO Sémantické problémy – význam slov Vyskytují se situace mezi zaměstnanci, kdy každý zaměstnanec vnímá význam řečeného slova jiným způsobem. Sémantickým problémům se dá předcházet ujištěním se, zda zaměstnanec vysvětlí sdělovanou informaci stejný způsobem, jako byla tato informace předána. https://www.istockphoto.com/be/illustrations/probl%C3%A8mes-de-communication Filtrování (nejčastěji u vzestupné komunikace) Informace jsou předány takovým způsobem, aby příjemce tuto informaci vnímal pozitivně. Zaměstnanec se snaží informaci sdělit tak, aby byly nepříznivé informace skryty. Pokud ve firmě existuje více organizačních úrovní, je větší příležitost pro zaměstnance k zatajování nepříznivých informací managementu firmy. https://www.maphr.com/hr-exchange/how-charter-communications-enhances-the-employee-experience-and-i ncreases-productivity/ Časová tíseň Nedostatek času komunikovat se svými podřízenými může způsobit problémy: nesrozumitelnost informací či nesdělení potřebné informace. https://cz.depositphotos.com/155880250/stock-video-businesswoman-looking-at-laptop-lying.html https://prestigereklama.sk/time-clock-994x400/ Time management Komunikační přetížení - zahlcení informacemi, novinkami a změnami. - opožděné reakce na všechny informace a požadavky. - preference a rozdělování jednotlivých úkolů podle důležitosti. https://flightsafety.org/asw-article/communication-problems/ Můj Život bez stížností - 2. den (10) Praxe: Interní komunikace v Kofole Shrnutí přednášky Interní komunikace – význam interní komunikace Formy komunikace – ústní, písemná, vizuální, jiné Směry komunikace a komunikační klima – charakteristika a význam Bariéry interní komunikace – nejčastější bariéry v praxi