Prezentace předmětu: Společenský a diplomatický protokol Vyučující: Ing. Patrik Kajzar, Ph.D. Název prezentace Název projektu Rozvoj vzdělávání na Slezské univerzitě v Opavě Registrační číslo projektu CZ.02.2.69/0.0./0.0/16_015/0002400 Logolink_OP_VVV_hor_barva_cz 12. Pravidla pro další protokolární akce a diplomatickou korespondenci Ing. Patrik Kajzar, Ph.D. Předmět: Společenský a diplomatický protokol Tato přednáška byla vytvořena pro projekt„Rozvoj vzdělávání na Slezské univerzitě v Opavě“ Opavě Konferenční diplomacie a konferenční praxe qMezinárodní konferencí se rozumí shromáždění zástupců jednotlivých států zmocněných projednat nebo vyřešit určité otázky společného zájmu. qMezinárodní organizace jsou sdružení státu, která mají vlastní stálé orgány a vykonávají trvale úkoly, uložené jim členskými státy. qRozdíly mezi konferencemi a organizacemi z hlediska věcného spočívají mj. v tom, že konference se svolávají příležitostně nebo nepravidelně, většinou k užší tematice, zatímco organizace pracují trvale. qPrvně jmenovaná skupina zřizuje sekretariát pouze pro zabezpečení konkrétního zasedání, organizace mají sekretariát stálý. Konferenční diplomacie a konferenční praxe qMezinárodní konference je možné třídit různými způsoby. qRozlišujeme např. konference : übilaterální a multilaterální, ümonotématické a polytematické, üad hoc, pravidelné, permanentní, üse stálým sekretariátem nebo bez něho, ümezivládní a vrcholné (summit), üna neutrální pude. Konferenční diplomacie a konferenční praxe qZ hlediska cílů, které konference i organizace sledují, je můžeme dále členit např. takto: üdiskusní fórum ke konkrétnímu tématu nebo souboru témat, üjako institut pro vypracování nezávazných doporučení určených vládám nebo v případě organizací jejich vyšším orgánům, üorgán s úkolem vypracovat závazná rozhodnutí pro vlády, ümísto pro vypracování návrhu mezinárodního dokumentu (např. smlouvy, kodexy atp.), üvytvořit fórum (prostor) pro mezinárodní výměnu informací (např. bezpečnost jaderných elektráren), Zahraniční návštěvy státních představitelů qNávštěvy můžeme dělit podle několika hledisek. qJedním je funkce, kterou má představitel jednoho státu ve druhém státe. Druhým je, zda jde o návštěvu oficiální nebo soukromou, pracovní či zdvořilostní. qV uplynulých desetiletích výrazně vzrostl počet návštěv státních představitelů v zahraničí, přičemž takové návštěvy mají vedle věcné náplně i své protokolární hledisko. qOficiální návštěvy se týkají určitého okruhu osob, resp. osob zastávajících oficiální funkce a které patří k mezinárodně právně chráněným osobám. Je to hlava státu (nejvyšší typ vrcholové návštěvy), předseda vlády, obvykle ministr zahraničí, případně další členové vlády. Do tohoto okruhu patří dále předseda zákonodárného sboru, případně i delegace členů zákonodárného sboru. Zahraniční návštěvy státních představitelů qOficiální návštěvy vedoucích představitelů tzv. vrcholové návštěvy jednoho státu ve druhém se uskutečňují na základe písemného pozvání přijímajícího státu. qJde o osobní dopis, který zasílá osoba hostitele diplomatickou cestou. qJde o zdvořilostní dopis, ve kterém se zdůrazňuje, že návštěva jistě přispěje k rozvoji dalších vztahu mezi oběma zeměmi, přispěje k lepšímu poznání země a lidu hostitele. qVe zvacím dopise není stanovený termín, uvádí se, že návštěva se uskuteční v době, která bude hostovi co nejlépe vyhovovat. Zahraniční návštěvy státních představitelů qV souvislosti s oficiálními návštěvami je při jejich organizaci nutné: üpři ceremoniálu platí pravidla přijímajícího státu, přičemž stejné minimum se uplatňuje při každé návštěvě, üpři návštěvě zahraničního hosta je nutno brát zřetel také na jeho zdravotní stav, věk a omezení vyplývající z náboženských, případně, předpisů, üje nutné zajistit uvítání (podle místa příjezdu) a ceremoniál. K uvítání se dostavuje vedle hostitele ještě další okruh činitelů podle významu a zaměření návštěvy, ühost a doprovázející osoby obdrží velmi podrobný program (tzv. minutovník) tak, aby byl pro hosta srozumitelný (tj. obvykle v jeho mateřském jazyce), malých rozměrů asi 10 x 15 cm, svázaný do malé knížečky, na kvalitním papíre tak, aby se vešel do kapsy u saka. üČeský doprovod obdrží minutovník v české verzi Zahraniční návštěvy státních představitelů üubytování hosta i doprovodu musí odpovídat funkční úrovni návštěvníků, ümá být zajištěna vhodná publicita, üje nezbytné hostovi poskytnout dostatek casu na odpočinek, üpo celou dobu návštěvy musí být k dispozici lékař a zdravotnický personál, üje vhodné respektovat požadavky hosta např. na kulturní program či návštěva míst mimo hlavní město, üje nezbytné připravit podrobný program pro manželku hosta včetně zajištění tlumočníka a doprovodu, üdárky se předávají hlavním hostům a významným členům delegace, ostatní dostávají spíše upomínkové předměty. Zahraniční návštěvy státních představitelů qSoukromé návštěvy vedoucích státních činitelů v zahraničí mohou být samostatné (dovolená, léčení, kulturní podniky, účast na konferenci apod.), při tranzitu nebo jako rozšíření oficiální návštěvy o soukromou část. qI soukromá návštěva se děje s vědomím úřadu hostitelské země. qNávštěvník ovšem tuto návštěvu organizuje, resp. dává organizovat podle vlastního zájmu a také ji sám plně financuje, příp. využívá pozvání jiných. qNavštívený stát dozírá na bezpečnost takového návštěvníka i při soukromé návštěvě. qKaždé zahraniční návštěvě státního představitele předchází publicita v médiích (rozhlas, televize, tisk). qJiž první informace, které dáváme novinářům, týkající se přesného termínu příjezdu a odjezdu musí být konzultovaná s druhou stranou. Navštívenky a jejich použití diplomatické a obchodní praxi qNavštívenka či běžně používaný název vizitka vyjadřuje původní význam této kartičky, dnes zatlačovaný do pozadí. qV době, kdy neexistoval telefon, návštěvník, který přišel bez ohlášení, oznamoval navštívenkou předanou služebnictvu svou návštěvu nebo žádal o přijetí. qVizitky jsou evropského původu. Slovo vizitka pochází z francouzského slova visiter, což znamená navštívit a v tomto smyslu přešel i do češtiny. qVe francouzštině také zůstal pro vizitky původní název: carte de visite, v němčině: Visitenkarte a v anglictině: card. qNavštívenky nebo-li vizitky představují důležitou, dnes již samozřejmou, velmi praktickou a nepostradatelnou pomůcku v pracovním, společenském i v osobním styku. qZvláštní význam mají vizitky ve vnějších vztazích, specifický pak v diplomatickém styku. q Navštívenky a jejich použití diplomatické a obchodní praxi qObdrženou vizitku vždy oplácíme vizitkou a také osoba, které svou vizitku dáme, by nám měla oplatit svojí vizitkou. qVizitky můžeme rozdělit na : üosobní (soukromé) üfiremní, podnikové üvizitky pro účely diplomatické a některé další. qPodle druhu se liší i obsah vizitek. qVšechny ale plní stejnou funkci, funkci informační (či spíše identifikační), kdy jedna osoba informuje druhou o svém jméně a o některých dalších okolnostech bezprostredně s ní souvisejících. Navštívenky a jejich použití diplomatické a obchodní praxi qOsobní a soukromé vizitky. qOsobní nebo soukromá vizitka poskytuje nejzákladnější údaje o osobě, tj. její jméno a příjmení. Pouze výjimečně se zde uvádějí i akademické nebo vědecké hodnosti. qSoukromé vizitky však obvykle uvádějí pouze jméno, příjmení a emailové adresy. qPod názvem osobní vizitky se dnes někdy výjimečně používají vizitky, na kterých se objevují i další údaje jako soukromá adresa, telefonní číslo nebo e-mailová adresa domu. qDříve byly tyto vizitky zhotovovány pouze z ručně vyrobeného papíru a musely být čistě bílé. qDnes můžeme vidět i soukromé vizitky různého provedení. Ženy dávají přednost jemnějšímu písmu. Navštívenky a jejich použití diplomatické a obchodní praxi qFiremní, podnikové, oficiální vizitky. qTento druh vizitek představuje dotyčnou osobu jako zaměstnance nebo představitele určité firmy či instituce. qVedle údajů o osobě (jméno a příjmení) obsahují tyto vizitky vždy označení instituce, její adresu včetně poštovního směrovacího čísla, telefonní číslo, číslo faxu, e-mailovou adresu, WWW. stránky organizace. qČím vyšší funkce v hierarchii úřadu, firmy či instituce, tím méně údajů (jako je fax, telefon) vizitka obsahuje. qNa těchto vizitkách se nikdy neuvádí soukromé údaje jako bydliště, telefon domu atd. qInstituce a firmy dávají pro své zaměstnance tisknout vizitky jednotné s využitím loga, ochranné známky nebo obchodního jména, s použitím firemních barev apod. Navštívenky a jejich použití diplomatické a obchodní praxi qDiplomatické vizitky. qSlužební vizitky diplomatických pracovníku jsou vždy bílé a obsahují pouze jméno a funkci diplomata a označení úřadu (v některých zemích i státní znak), bez akademických titulu a bez dalších informací. Tento typ vizitek používají především vedoucí diplomatických úřadů tj. velvyslanci k oficiálním protokolárním a reprezentačním účelům. qPoužívání vizitek qNa rozdíl od evropských zemí (včetně ČR) je ve většině asijských zemí a na celém americkém kontinentu dnes úplnou samozřejmostí mít vždy při sobě vizitky a používat je při různých příležitostech. qVizitky se vyměňují buď při seznamovacím aktu nebo dojde-li k seznámení náhodou, před rozloučením, a to zejména tehdy, máme-li zájem s druhou osobou či firmou pokračovat v osobním nebo pracovním styku. Používání akademických titulů na vizitkách qKaždý diplomat i obchodník by mel vždy mít u sebe dostatečný počet vizitek. Obdrženou vizitku oplácíme vždy vizitkou. qPro zahraniční činnost je nezbytné mít k dispozici navštívenky v různých světových jazykových mutacích. qVzhledem k tomu, že nároky na formát vizitek a druh písma bývají v různých zemích, doporučuje se, je-li to technicky možné, nechat si vizitky vytisknout na místě a při překladů použít znalce místních poměrů či zkušeného překladatele. üVe styku např. s Itálií je vhodné používat všechny tituly ( čím více, tím lépe). üVizitky v ruštině se tisknou v azbuce a zpravidla neobsahují odkaz na akademické tituly. üV některých arabských zemích a v některých zemích Latinské Ameriky jsou akademické tituly vítány. Používání akademických titulů na vizitkách qNáš kandidát věd nebo doktor věd jistě ví, že označení CSc. je kdekoliv jinde na světě kromě České a Slovenské republiky nesrozumitelné. qV anglosaských zemích je možné jej nahradit písmeny PhD. za jménem, i když to není zcela přesné nebo Dr. před jménem. qPro německy mluvící země je vhodné označení Dr. před jménem. qVědecká hodnost DrSc. Se muže psát před jménem jako Dr. qNa ruských vizitkách se uvádějí vědecké hodnosti až od kandidáta věd výš naprř. doktor věd s označením oboru, kandidát ekonomických věd apod. a to vždy menšími písmeny pod jménem. Označení firemních funkcí qPřeklad firemních funkcí do cizích jazyků bývá velkým problémem a je vždy vhodné poradit se s odborníkem. qJe ostudou, když naši diplomaté a podnikatelé ani netuší, jakou vlastně zastává funkci ten, se kterým jednají. qV německy mluvících zemích se problémy nevyskytují. Všechny naše funkce lze bez velkých problému přeložit do němčiny, budou znamenat totéž jako u nás a budou srozumitelné. qBez velkých problému lze přeložit funkce i do ruštiny. qVe francouzsky mluvících zemích se generální ředitel označuje jako Président – Directeur Général, reditel je Directeur, reditel exportu bude pak Directeur d´exportation. qNejvětší problémy při překladech našich funkcí představuje anglosaská oblast. qManager je zde pouze vedoucí, nebo ještě častěji osoba za něco zodpovědná tj. bez podřízených či jakéhokoliv personálu, nikoliv však ředitel firmy či instituce. Jestliže se náš ředitel prokazuje vizitkou s funkcí manager v tomto teritoriu, pak se z něho stává prakticky řadový pracovník. q Označení firemních funkcí qGeneral Manager je vedoucí nějakého úseku, který má pod sebou několik manažerů (tj. podřízených zodpovědných za nějakou oblast či úsek), nejde o funkci generálního ředitele. qGeneral Manager tedy nemůže očekávat, že s ním v zahraničí bude jednat generální ředitel a že se mu dostane takového přijetí jako generálnímu řediteli. qV Británii jsou vedením firmy pověřeni Directors – ředitelé, z nichž jeden je Managing Director tj. vedoucí ředitel, tedy náš generální ředitel. qVe Spojených státech amerických pojem Director označuje člena správní rady, které sice akcionáři svěřují vedení firmy, nikoliv ale operativní řízení. qV amerických firmách se setkáváme i se zkratkou CEO (Chief Executive Officer), což je vlastně nejvyšší výkonný funkcionář tj. výkonný ředitel. q Nejčastěji používané zkratky na vizitkách üp.f. – pour féliciter . Vizitka s označením p.f. znamená blahopřání k čemukoliv. Zasílá se např. i při blahopřání ke státnímu svátku, k výročí firmy, k narozeninám, k podpisu dohody atd. Oplácí se vizitkou p.r. (pour remercier). üp.f.F.N. – pour féliciter Féte Nationale – blahopřání ke státnímu svátku üp.f.N.A. 2020 – pour féliciter Nouvel An. Zasílá se jako blahopřání k Novému roku. üp.p. – pour présenter tj. k predstavení. Nejedná se ovšem o představení vlastní osoby, chceme tím známého, přítele, podřízeného, dealera, obchodního ředitele atd. představit někomu jinému. Tímto způsobem např. titulář oznamuje příjezd nového diplomatického pracovníka. üp.f.v. –pour faire visite – za účelem návštěvy . Takto označenou vizitku zasíláme žádáme-li někoho o přijetí tj. máme-li zájem někoho navštívit. üp.a.a. – pour annoncer´arrivée – oznámení o příjezdu, příchodu, nástupu do funkce apod. üp.c. – pour condoléance. Chceme-li vyjádřit soustrast zasíláme vizitku s tímto označením nebo s označením p.p.p. (pour prendre part). U nás se dnes běžněji vypisuje slovy „Upřímnou soustrast“. Na tyto vizitky se odpovídá vizitkou s děkovnou zkratkou p.r. ü Nejčastěji používané zkratky na vizitkách üp.r. – pour remercier . Poděkování. Posílá se velmi často např. po obdržení vizitky p.f., poděkování za službu, projev díku apod. üp.r. et p.f. – projev poděkování a současně blahopřání. üp.p.c. – pour prendre congé . Na rozloučenou. Posílá se osobám, s nimiž se nehodláme nebo nemůžeme rozloučit osobně nebo dopisem. Na tyto vizitky se již neodpovídá. Diplomatická korespondence üDiplomatická korespondence existovala v některých vyspělejších civilizacích ještě před naším letopočtem. üNapř. faraónové udržovali už ve 14.století před n.l. živou diplomatickou korespondenci na hliněných destičkách s knížaty předoasijských nárazníkových státu, závislých na Egyptu. Na deskách najdeme pozdravná poselství, důkazy oddanosti, žádosti o pomoc apod. üDnes v době počítačů platí, že pouze včasná, přesná a pravdivá informace umožní rychlé a správné rozhodnutí. üOkamžitě předané informace o důležitých politických, hospodářských, finančních, vojenských, bezpečnostních apod. problémech a změnách v jednotlivých teritoriích patří k těm nejcennějším. üInformace mohou mít podobu písemnou, ústní nebo kombinovanou formu. üPísemné informace si mezi sebou vyměňují nejčastěji ústřední orgány, které řídí zahraniční službu (tj. např. ministerstvo zahraničí) a diplomatické mise v zahraničí. Diplomatická korespondence üMezi tyto písemné materiály patří např. zprávy, informace a jiné písemnosti, dále instrukce, pokyny a různé krátké informace ústředí, které se zasílají na zastupitelské úřady v zahraničí v šifrované i nešifrované (in claris) podobě jako telexy, mikrofiše, CD, telegramy, e-maily, faxy, SMS atd. üZprávy jsou obvykle rozsáhlejší vícestránkové písemné materiály, informace jsou kratší. qJednotlivé druhy diplomatické korespondence muže zasílat: a) Hlava státu üpověřovací a odvolací listiny (hlava státu jmenuje velvyslance nebo vyslance u druhé hlavy státu a odvolává velvyslance nebo vyslance), opětovné pověřovací listiny, pověřovací listiny se zvláštním posláním, üdopis, poselství, deklarace, ütelegramy. Diplomatická korespondence b) Předseda vlády nebo člen vlády: üdopisy, poselství (např. jedné hlavy státu hlavě druhého státu), telegramy c) Ministr zahraničí: ükabinetní list (představení chargé d´affaires), ükonzulský patent (pověření výkonem konzulárních funkcí), ütelegramy. d) Zastupitelský úřad, ministerstvo zahraničí üKorespondence se zastupitelskými úřady se uskutečňuje ve formě tzv. nót, které jsou nejčastějším druhem diplomatické korespondence. vFormální (osobní) nóta - např. dopis vedoucího zastupitelského úřadu psaný v první osobě, adresovaný jinému vedoucímu zastupitelského úřadu nebo ministru zahraničí nebo jinému představiteli přijímajícího státu. Používá se málo. vVerbální nóta, Kolektivní nóta, Identická nóta, Cirkulární nóta, Memorandum, Aide-memoire, Bout de papier, Non-paper, Protestní a ultimativní nóty, Prohlášení, deklarace. Výběr z použité literatury: qGULLOVÁ, S., 2013. Mezinárodní obchodní a diplomatický protokol. 3., doplněné a přepr. vydání. Praha: Grada Publishing. ISBN 978–80-247-4418-6. qMATHÉ, I. a L. ŠPAČEK, 2005. Etiketa. Praha: BB art. ISBN 80-7341-564-X. qNĚMČANSKÝ, M., 2011. Společenský, diplomatický a obchodní protokol. SU OPF Karviná, ISBN 978-80-7248-636-6. qSMEJKAL, V. a H. S. BACHRACHOVÁ, 2011. Velký lexikon společenského chování. 2. rozšířené vyd. Praha: Grada Publishing. ISBN 978-80-247-3650-1. qŠPAČEK, L, 2008. Nová velká kniha etikety. Praha: Mladá fronta. ISBN 978-80-204-1954-5.