Vymezení projektového managementu Úvod do projektového managementu Využití projektového řízení Výhody projektového řízení Ing. Pavel Adámek, Ph.D. adamek@opf.slu.cz Katedra podnikové ekonomiky a managementu • 1.Vymezení významu projektového managementu 2. 2.Odlišnost „business as usual“ vs. projekty 3. 3.Projektové řízení vs. řízení projektu 4. 4.6 aspektů (parametrů) výkonnosti projektu 5. 5.Vodopádový model (waterfall) vs. agilní řízení 6. 6. 6. Obsahové zaměření přednášky V čem je projekt jiný než běžný provoz? •Organizace mají své cíle a záměry. • •Některé organizace existují pro realizaci max. zisku, jiné naopak ziskem motivovány nejsou (neziskové, veřejná správa, charita). • •Pro dosažení cílů mají své procesy a postupy, které slouží pro zvládání řízení, opakované práce (vyřizování objednávek, provoz call-centra, výrobní linky…) - označované „business as usual“ (BAU). • •Úspěšné fungování v rychle se měnícím světě, kdy je nutné provádět řadu změn v zavedených činnostech (vývoj nového produktu, změnit způsob prodeje, výstavba nové výrobní haly…) – zde je prostor pro projekty a projektové řízení. • • • Úvod do projektového managementu V čem je projekt jiný než běžný provoz? Úvod do projektového managementu Business as Usual Projekty Opakovatelné, dobře popsané procesy (např. systém řízení výroby, způsob řízení zásob, logistické procesy..) Jednorázové aktivity přinášející určitou změnu – něco nového, nebo něco, co bude děláno jiným způsobem Trvalé – bez časového omezení Dočasné – mají omezenou dobu trvání Řízeny vedoucími oddělení/liniovými manažery v rámci ustálené hierarchie s definovanými rolemi Řízeny sponzory, projektovými manažery a týmy vytvořenými specificky s dílem dodat „změnu“. Protože jsou projekty dočasné, tak jsou dočasné i role projektových manažerů, které standardně vykonávají zaměstnanci společnosti či kontraktoři. V čem je projekt jiný než běžný provoz? •Business as Usual (B.A.U.) vs. projekty – nejedná se tedy o opakovaný proces, ale o něco nového. Proč vůbec řídit projekty? • „Pokud jsou peníze a čas není třeba projektový management.“ • • Úvod do projektového managementu Vymezení projektového managementu Projektové řízení versus Řízení projektu • •Project management (projektové řízení) - chápeme jako filozofii přístupu k řízení projektu s jasně stanoveným cílem, který musí být dosažen v požadovaném čase, nákladech a provedení, tedy kvalitě. Projektový management je systematicky využíván například v projektových organizacích. • •Řízení projektu - soubor praktických technik a postupů (metodik) jak na operativní úrovni řídit konkrétní projekt (plánování, realizace, sestavení týmu, kontroly, ukončení atd.). • •Integrované řízení projektu - dosažení úspěšného projektu vyžaduje, aby problematika termínového, nákladového a zdrojového plánování a řízení, stejně jako problematika změn, jakosti, nakupování a dalších záležitostí nebyla posuzována izolovaně, ale ve vzájemných vazbách. • • Úvod do projektového managementu Zdroj: Svozilová (2006) Vymezení projektového managementu Vlastnosti projektů: •Vymezená činnost – jasný výsledek/výstup, časová, finanční a případně dalšími způsoby ohraničená činnost. • •Dočasný – zahájení/ukončení, má časový rámec • •Různorodý – dosažení stanoveného cíle vyžaduje různé dovednosti různých lidí. • •Komplexní, napříč strukturou (liniové zapojení, různý oddělení, zájmové strany…) • •Nejistý – existují rizika – řízení v nejistotě • •Změna – stálé změny (např. v okolí, finance, hrozby, tým, procesy, nový požadavek sponzora…) • Úvod do projektového managementu Co je třeba řídít? •6 aspektů (parametrů) výkonnosti projektu Úvod do projektového managementu NÁKLADY ČAS ROZSAH KVALITA RIZIKO PŘÍNOSY Projektový management je o plánování, delegování, monitorování a řízení všech aspektů (parametrů) projektu a o motivaci zainteresovaných stran k dosažení cílů projektu v rámci očekávaných výkonnostních parametrů pro ČAS, NÁKLADY, KVALITU, ROZSAH, PŘÍNOSY a RIZIKA. • Úvod do projektového managementu Jaký je význam projektového managementu? Předmětem projektového řízení je projekt, který představuje soubor činností, které je potřeba naplánovat a provést, aby bylo dosaženo požadovaných cílů. Cílem projektového řízení je zajistit naplánování a realizaci úspěšného projektu, kterým se rozumí případ, kdy v plánovaném čase a s plánovanými náklady bylo dosaženo cílů projektu. • Pět základních prvků projektového managementu: •projektová komunikace - prostředí, které slouží efektivnímu dorozumění účastníků projektu, •týmová spolupráce – principy kooperace a důvěry, •životní cyklus projektu – logický sled úseků a fází projektu, •vlastní součást projektového managementu – nástroje řízení projektů aplikovaných v průběhu životního cyklu, •organizační závazek – pověření manažera projektu řízením projektu, finanční zdroje, odpovídající metodika aj. • • Úvod do projektového managementu Projektový management jako všeobecně použitelné know-how •zvýšit efektivitu komerčních projektů, •snížit náklady při zachování kvality a rozsahu výstupů projektu, •významně snížit celkovou dobu trvání projektu, •snížit obecně předimenzované zdroje projektu při zachování kvality výstupu, •řídit projekty tak, aby směřovaly k naplňování dlouhodobých priorit a strategií, •řídit projekty tak, aby prioritami při výběru projektu byl jeho celkový přínos (synergický efekt) v naplňování celkové strategie, nikoli jen izolovaný přínos projektu – zisk (některé i velmi ziskové projekty nepřispívají k naplňování strategie a odchylují ji nežádoucím směrem – takže vzniká potřeba, k jejímu naplnění, zahájit další dodatečné projekty vyžadující další náklady, které nejsou v oněch „úspěšných“ projektech patrné), • • Úvod do projektového managementu Projektový management jako všeobecně použitelné know-how •řídit velké množství projektů tak, aby nedocházelo např. k přetížení zdrojů (někteří členové projektových týmů pracují současně na několika projektech. Nekoordinované řízení více projektů vyvolá konflikt priorit – „Na kterém projektu má A pracovat teď?“, „Kdy má přejít k dalšímu projektu?“, „Nevznikne zpoždění některých projektů jen proto, že se na nich současně podílejí stejní lidé?“,…), • •uřídit projekt tak, aby bylo dosaženo hlavně cílů projektu, ne pouze jeho výstupy, • •řídit i velmi různorodé projekty (komerční/nekomerční, technické/společenské) pomocí stejných nástrojů a postupů (certifikace – standardizace). • • Úvod do projektového managementu Vymezení projektového managementu Kdy je vhodné projektové řízení používat? Pro projektové řízení jsou zvláště vhodné následující problémy, typické pro návrh a realizaci projektu: •vývoj nových výrobků, •inovace a rekonstrukce výrobků, •zavádění nových technologií, •zavádění nových výrobků do výroby a na trh, •návrh a realizace investičních akcí, •návrh a realizace stavebních akcí, •návrh a realizace informačních systému, •tvorba programových produktu, •zavádění systému řízení jakosti (např. ISO, EFQM), •příprava marketingových akcí, •zpracování podnikatelských záměrů, •generální opravy strojů, •plán a realizace reorganizace firmy, •realizace podnikatelských záměrů, •příprava a realizace zakázek v kusové výrobě, a jiné. • Úvod do projektového managementu Výhody projektového řízení: •každá aktivita projektu má přiřazenu odpovědnost, v případě personálních změn v realizačním týmu se nemění, •přiřazení odpovědnosti za řízení zmenšuje potřebu dohledu ze strany zadavatele projektu, •na základě specifikace požadavků je možno přesně definovat cíl(e) projektu, •přesně vymezené časové a finanční podmínky realizace projektu (určení rozpočtového omezení), •zdroje pro realizaci jsou po ukončení projektu spotřebovány nebo uvolněny na jiné projekty, tzn. vyšší efektivita vynaložených prostředků, •zapojení všech členů projektového týmu do plánovacích procesů umožňuje posilovat spoluúčast při řízení kvality, •systémový přístup k řízení projektu přináší spoustu informací, které mohou být využity pro další realizované projekty. • Úvod do projektového managementu Nevýhody projektového řízení: •specifické požadavky ze strany zákazníků vyjádřené až v průběhu realizace, • •působení endogenních vlivů (tj. vlivů těžko ovlivnitelných, např. legislativních), • •změny v technologii, • •organizační změny ve společnosti, jež mohou nastat v průběhu realizace projektu, • •časové zpoždění tj. prodleva mezi plánováním, oceňováním a vlastní realizací projektu (např. vliv inflace, měnícího se prostředí a podmínek projektu). • Úvod do projektového managementu Projektový management – kontext strategie projektu a organizace Projektový management – kontext projektu Agilní projektové řízení a klasický waterfall •Agilní přístup lze nejlépe použít u produktového vývoje, kdy výsledkem je produkt s jasně definovanou přidanou hodnotou pro zadavatele nebo zákazníka. Úvod do projektového managementu Agilní projektové řízení a klasický waterfall •Agilní přístup lze nejlépe použít u produktového vývoje, kdy výsledkem je produkt s jasně definovanou přidanou hodnotou pro zadavatele nebo zákazníka. • •Pro agilní přístup se ale nehodí každý projekt. • •Agilní přístup má největší přidanou hodnotu u projektů kde je nejasné zadání, jedná se o nové technologie, novou oblast podnikání – prostě všude tam kde je velkou výhodou rychlost zpětné vazby od zákazníka, schopnost a ochota ke změně. • •Naopak v případech kdy jsou jasné požadavky a požadovaný výsledek je dobře definovaný, se nejlépe uplatní klasické metody řízení projektů (waterfall). Úvod do projektového managementu Agilní projektové řízení a klasický waterfall •Vodopádový model je založen na důsledném plánování, stanovení časových harmonogramů, termínů, rozvrhu prací. Jsou naplánovány jednotlivé kroky, které jsou následně dodržovány kontrolovány (sekvenční postup). • •Projekty jsou rozděleny do několika fází, kdy přechody mezi nimi musí být schvalovány a každá následující fáze může začít až po skončení fáze předchozí. • •Často jsou pro tento typ vyvinuty standardy, které jednotně upravují postup řízení projektů (PMI, IMPA, Prince2). • •Je vhodné u komplexních, velkých projektů, s delší dobou realizace. Úkolem manažera projektu je dodržet stanovený postup, čas a rozpočet (projektový trojimperativ). Úvod do projektového managementu Agilní projektové řízení a klasický waterfall • Úvod do projektového managementu Vodopádový model Agilní projektové řízení a klasický waterfall Vodopádový model •Mezi hlavní nevýhody modelu patří absence zákazníka v průběhu celého procesu. •V daném modelu je počítáno s tím, že všechny požadavky byly specifikovány na začátku a není možné je v průběhu přidávat. To je v dnešním rychle se měnícím světě a prostředí veliký problém. •pokud je prováděná iterace, tak je povoleno ji provádět pouze v rámci jedné fáze a maximálně je možné se vrátit do fáze předchozí. Výsledkem tohoto omezení může být např. odsouvání problémů do další fáze, které mohou vyvrcholit již zmíněným změnovým požadavkem. •Klade důraz na pečlivé vedení záznamů. Vedení takovýchto záznamů umožňuje schopnost zlepšit stávající produkt v budoucnu. •Zákazník ví, co může očekávat, má představu o velikosti, nákladech, časování a také o tom, jak se bude vyvíjený produkt na konci chovat. • Úvod do projektového managementu Agilní projektové řízení a klasický waterfall Agilní řízení •Vznik 2001 Manifest pro agilní vývoj softwaru • •Agilní metodiky mají za úkol dodat zákazníkovi produkt v co nejkratším možném čase a zároveň za co nejméně peněz. • •Tento přístup spočívá v iteraci. To znamená, že je možnost se neustále vracet ke stejným problémům, neustále testovat a opravovat. Tato meta dokáže v průběhu vývoje reflektovat změnové požadavky. • •Neagilní vývoj naopak probíhá postupně. Postupuje v sekvencích. Nejprve se dořeší první krok, pak následují další. Není tak pružný k reflektování změn. • •Využívaná technika – SCRUM, Kanban, lean development Úvod do projektového managementu Agilní projektové řízení a klasický waterfall SCRUM: •Neustále se mohou měnit zadání a požadavky na výslednou aplikaci. Vývojáři se neustále vracejí k různým částem vývoje. Vývoje se účastní všechny zainteresované strany a během vývoje zajišťuje komunikaci tzv. scrum master. Role - metoda scrum: –Vlastník produktu (product owner) –Vývojový team –Scrum master •Scrum master není projektový manažer ani vedoucí týmu, je jen prostředník, který zajišťuje komunikaci mezi vývojem a vlastníkem produktu. Ve vývojovém týmu neexistuje hierarchie a všichni členové jsou si rovni, mohou přinášet invence a zpochybňovat dosavadní vývoj. •Metoda scrum nemá jasně dané fáze, ale prochází tzv. scrumy, to jsou kontrolní schůzky vývojového týmu případně i s vlastníkem, kdy se konzultuje dosavadní postup a plánují další kroky. Základní jednotkou vývoje je sprint. Sprint může být různě dlouhý (týden až měsíc). Úvod do projektového managementu Agilní projektové řízení a klasický waterfall SCRUM: •Během sprintu si tým organizuje malé porady každý den, říká se jim denní scrum. Řeší se především problémy a věcné připomínky k vývoji. Denní scrum by neměl trvat déle než 15 minut. Z tohoto důvode se hodí scrum spíše pro menší týmy do 15 lidí. •Výhodou této metody je, že dokáže kdykoli pružně reagovat na změnové požadavky. Úvod do projektového managementu Agilní projektové řízení a klasický waterfall Srovnání tradiční (waterfall vs. agilní) Úvod do projektového managementu Děkuji za pozornost a přeji Vám úspěšný den J Ing. Pavel Adámek, Ph.D. adamek@opf.slu.cz