Struktura řídícího týmu projektu (dle PRINCE2) Ing. Pavel Adámek, Ph.D. adamek@opf.slu.cz Katedra podnikové ekonomiky a managementu •Primární zainteresované strany • •Představení 4 úrovní managementu projektu: –Korporátní / programový management –Projektový výbor –Projektový manager –Týmový manager/ři) – •Organizační struktury – základní vymezení –Organizace s funkcionální strukturou –Organizace s projektovou strukturou –Organizace s maticovou strukturou • • • • • Obsahové zaměření přednášky csvukrs Existují 3 zájmy na projektu » • Primární zainteresované strany • •Prostředí zákazník/dodavatel •Primární zainteresované strany -Byznys (sponzor) -Své byznys potřeby -Zájem na cena/výkon -Soulad s korporátními/programovými strategickými cíli -Uživatel/é -Budou používat/udržovat/obsluhovat produkty projektu (výstupy) -Specifikují rozsah a kvalitu -Dodavatel/é -Dovednosti pro dodání/vývoj -Dodávají specializované produkty •Dle metodiky PRINCE2 (téma Organizace) – je nutno definovat a stanovit strukturu odpovědnosti v rámci řídicího týmu projektu (kdo?). • 4 úrovně managementu projektu csvukrs 1.Korporátní / programový management 2. 2.Projektový výbor 3. 3.Projektový management 4. 4.Týmový manager/ři • 4 úrovně managementu csvukrs •Projektový výbor •Odpovědný za úspěch projektu •Provádějí jednotné směřování •Delegují •Zajišťují zdroje a autorizují financování •Podporují PM •Zajišťují efektivní komunikaci (interní/externí zainteresované strany) •Klíčové vlastnosti (dostatečná autorita, důvěryhodnost, schopnost delegovat, dostupnost) 4 úrovně managementu csvukrs •Sponzor •Celkově odpovědný za úspěch projektu •Hlavní „decision-maker“ •Cena/výkon – nákladově přijatelný přístup (value for money) •Zajišťuje financování a zdroje •Jmenován korporátním / programovým managementem •Odpovědný za jmenování členů řídícího týmu projektu 4 úrovně managementu csvukrs •Hlavní uživatel/é •Specifikují potřeby a přínosy projektu • •Reprezentují zájmy těch co: –Užívají produkty (výstupy projektu, např. inovovaný výrobek) –Udržují produkty (výstupy projektu, např. inovovaný výrobek) –Obsluhují produkty (výstupy projektu, např. inovovaný výrobek) – •Potvrzují zdroje • •Definují –Očekávání zákazníka na kvalitu (CQE) –Akceptační kritéria (AC) –Kritéria kvality • 4 úrovně managementu csvukrs •Hlavní dodavatel/é •Designují, vyvíjejí, dodávají, nakupují a implementují produkty •Potvrzují dodavatelské zdroje •Potvrzují proveditelnost a reálnost produktů (výstupů) • •Projektový manažer •Dennodenní projektový management •Deleguje odpovědnost na týmové manažery a řídí jejich práci •Odpovídá za dokumentování • • • 4 úrovně managementu csvukrs •Změnová komise •Autorizuje požadavky na změnu nebo odchylky od specifikace (request for change) •Např. projektový výbor – závažné změny, změnová komise – středně závažné změny, projektový manažer – malé změny • •Projektová podpora •Je odpovědností projektového manažera •Provádí administrativní služby, poradenství nebo návody •Je často odpovědná za procedury řízení konfigurace (kolik % je plněno, sledování vývoje pracovních balíků, např. kolik % je vybráno, objednáno, dodáno, vyrobeno..) • • • 4 úrovně managementu csvukrs •Změnová komise •Autorizuje požadavky na změnu nebo odchylky od specifikace (request for change) •Např. projektový výbor – závažné změny, změnová komise – středně závažné změny, projektový manažer – malé změny • •Projektová podpora •Je odpovědností projektového manažera •Provádí administrativní služby, poradenství nebo návody •Je často odpovědná za procedury řízení konfigurace (kolik % je plněno, sledování vývoje pracovních balíků, např. kolik % je vybráno, objednáno, dodáno, vyrobeno..) • • • 4 úrovně managementu csvukrs Projektová organizační struktura může vycházet ze struktury organizace » • Organizační struktury • 3 základní typy: • •Organizace s funkcionální strukturou • •Organizace s projektovou strukturou • •Organizace s maticovou strukturou •Organizace s funkcionální strukturou •Projektoví manažeři mají velmi malou, nebo vůbec žádnou pravomoc. •Nutné dobré komunikační, ovlivňovací a mezilidské dovednosti projektového manažera. •Pravomoc projektového manažera je často spojena s manažerem oddělení •V tomto typu jsou projekty rozdělovány dle oddělení (každé si zpracuje svou část – marketing, výroba, prodej…) •Členové týmu jsou loajální vůči svému liniovému manažerovi. •Více projektů soutěží o omezené zdroje a získání priority. •Výhodou je trvalá organizační struktura. • • Organizační struktury Zdroj: K. Heldman, 2013. PMP Výukový poradce přípravou na zkoušku (s. 68) csvukrs •Organizace s projektovou strukturou •Zdroje organizace se využívají pro projekty a práci na projektech. •PM mají téměř neomezenou pravomoc a zodpovídají se výkonnému řediteli. •PM zodpovědní za rozhodnutí, řízení a zdroje projektu. •Projektové týmy mají své zázemí (oddělení). •Projektové týmy mohou být tvořeny i externími subjekty •Po dokončení projektu je tým rozpuštěn nebo pracuje na dalším projektu. • • Organizační struktury Zdroj: K. Heldman, 2013. PMP Výukový poradce přípravou na zkoušku (s. 71) csvukrs •Organizace s maticovou strukturou •Jak minimalizovat rozdíly mezi funkcionální a projektovou strukturou. • •Cíle a termíny projektů by se mělo dařit plnit, mělo by být zajištěno používání postupů projektového řízení (např. standardů), ale současně je zachována hierarchická struktura organizace. • •Zaměstnanci podléhají funkcionálními manažerovi a také alespoň jednomu PM. •PM dává k připomínkování odhady nákladů, termínů projektu apod. • •Důležitá je vyváženost funkcionální manažer vs. PM • • Organizační struktury Silná maticová struktura Slabá maticová struktura Zdroj: K. Heldman, 2013. PMP Výukový poradce přípravou na zkoušku (s. 74) csvukrs •Porovnání jednotlivých variant maticové organizační struktury • • Organizační struktury Organizace se slabou maticovou strukturou Organizace s vyváženou maticovou strukturou Organizace se silnou maticovou strukturou Označení PM Koordinátor projektu, vedoucí projektu či realizátor projektu Projektový manažer Projektový manažer Zaměření PM Pracovní dobu dělí mezi úkoly vyplývající z projektů a úkoly vyplývající z jeho funkcionálního zařazení Pracovní dobu dává na práci na projektech a z nich vyplývajících úkolech Pracovní dobu dává pouze práci na projektech a z nich vyplývajících úkolech Moc PM Minimální pravomoc Vyvážená pravomoc Výrazná pravomoc Čas PM Prací na projektech tráví pouze část pracovní doby Prací na projektech tráví veškerou pracovní dobu Prací na projektech tráví veškerou pracovní dobu Uspořádání organizace Z větší části podobně jako organizace s funkcionální strukturou Směsice silné a slabé maticové organizační struktury Z větší části podobně jako organizace s projektovou strukturou PM se zodpovídá Funkcionálnímu manažerovi Funkcionálnímu manažerovi, ale sdílí s ním určitou pravomoc a odpovědnost Manažerovi projektových manažerů Zdroj: K. Heldman, 2013. PMP Výukový poradce přípravou na zkoušku (s. 76) • csvukrs •Každá organizace vychází zpravidla ze své organizační struktury. • •Výkonný management je odpovědný za úroveň implementace projektového řízení a využívaný typ organizační struktury. • •Lze modifikovat funkcionální struktury do podoby maticových – vytvářet jasné vazby mezi PM a funkcionálními manažery. • •Hlavními typy organizačních struktur jsou funkcionální, projektové a maticové. • • Závěr • •Pro jednotný jazyk a chápání organizační struktury je vhodné využít jeden standard (např. PRINCE2), který stanoví jasné 4 stupně managementu projektu, s jasnými rolemi, odpovědností všech zainteresovaných stran. • •Poté je vhodné „vnořit“ tento přístup do stávající organizační struktury a vytvořit vhodné podmínky pro realizaci projektů a definování rolí a odpovědnosti. • •Standard PRINCE2 využívá stupně managementu projektu: –Korporátní/programový management –Projektový výbor (hlavní uživatel/é, sponzor, hlavní dodavatel/é) –Projektový manažer –Týmový manažer/ři • Závěr …………. …………. …………. Diskuse J Děkuji za pozornost a přeji Vám úspěšný den J Ing. Pavel Adámek, Ph.D. adamek@opf.slu.cz Katedra podnikové ekonomiky a managementu