Náklady projektu Bod 2.6 šablony projektu Projektový rozpočet Rozpočet na tolerance Změnový rozpočet Rozpočet na rizika Projektový management Ing. Lucie Reczková reczkova@opf.slu.cz B205 Obsah dnešního semináře •Kontrola a zpětná vazba na MS Project •Náklady projektu •Projektový rozpočet •Rozpočet na tolerance •Změnový rozpočet •Rozpočet na rizika Samostatná práce ve skupinách •Pokračování práce na části projektu – bod 3.2 a jednotlivé podbody • • • •§)))))))))) Kontrola a zpětná vazba - tady vložte „printscreen“ Ganttova diagramu (levá i pravá strana zvlášť prosím) kde jde vidět vazby, (velikost celá stránka nebo více stránek pro každou fází) • • Kontrola a zpětná vazba • • •Kontrola a zpětná vazba na MS Project – máte hotovo: 1)Vloženy úkoly s dobou trvání 2)Vazby mezi úkoly 3)Seznam zdrojů se všemi zdroji 4)Zdroje (lidé, materiál, náklady) přiřazené k jednotlivým úkolům • • • Plánování nákladů a stanovení rozpočtu •Plánování nákladů je součástí fáze plánování projektu a navazuje na časové rozvržení projektu a jeho zdrojů; Rozpočet: •je celkový objem prostředků přidělených na projekt; •Je obvykle rozdělený do výdajových kategorií a je časově rozfázovaný; • • •Při plánování rozpočtu tedy plánujeme náklady a výnosy neboli zdroje krytí nákladů. • •u ziskových projektů výnosy > náklady, •u neziskových projektů by se měly alespoň: Náklady = Výnosům (finančním zdrojům). • • Plánování nákladů a stanovení rozpočtu Proč jsou rozpočet a plánování nákladů důležité? •vlastníka projektu zajímá, jaké náklady budou vynaloženy a kolik projekt vydělá; • •koordinátoři týmů chtějí vědět, kolik financí mají k dispozici pro svoje aktivity; • •jednotliví zaměstnanci – zajímá je výše jejich mzdy. • • Plánování nákladů a stanovení rozpočtu Přímé náklady Přímý náklad Konkrétní příklad osobní náklady na pracovníky projektu mzdy, pojistné na veřejné zdravotní pojištění a sociální zabezpečení, příspěvky na penzijní pojištění náklady na materiál písek, cement, papíry, tonery nákup služeb pronájem školících prostor, překlady a tlumočení cestovné pracovníků projektu jízdné, stravné, letenky, ubytování pořízení, pronájem hmotného majetku počítače, automobily, jeřáby, nábytek pořízení, pronájem nehmotného majetku nákup licencí, software, patentů náklady na subdodávky výstavba skladovací haly stavební firmou Náklady projektu – Přímé •přímo souvisejí s realizací projektu • • • Nepřímé náklady Nepřímý náklad Konkrétní příklad nepřímé osobní náklady část osobních nákladů managementu organizace provoz budov část nákladů na vytápění, spotřebu energií, úklid, opravy budov, které využívá organizace náklady na podpůrná oddělení organizace část nákladů na marketing, vedení účetnictví organizace daně a poplatky část daní a poplatků, které platí organizace Náklady projektu – Nepřímé •nelze jednoznačně přiřadit ke konkrétnímu projektu; jsou to společné náklady celé organizace • • • Metody stanovení nákladů •hlavní vstup pro stanovení nákladů projektu slouží seznam aktivit a odhad doby jejich trvání MS Project •známe celkovou dobu trvání aktivity, při plánování nákladů ji musíme podrobněji specifikovat. Příklad: • vybagrování základů pro dům časové plánování 30 hodin. Čas rozdělíme na jednotlivé komponenty, budeme muset odhadnout: •počet hodin práce bagru, •počet hodin práce bagristy, •počet ujetých kilometrů automobilu odvážejícího zeminu, •počet hodin práce řidiče nákladního automobilu, •počet hodin práce pomocných dělníků. • • • • • • •Náklady na hodinu práce bagru mohou zahrnovat poměrnou část pronájmu či odpisu, část nákladů na opravy, pohonné hmoty atp. • •Zde můžeme využít zpracovaných nákladových kalkulací organizace, které vyjadřují náklad na jednotku výkonu (např. na hodinu práce bagru, na hodinu výuky lektora). • • • • Metody stanovení nákladů Odhadování zdola nahoru • •Tento proces začíná s nulovými celkovými náklady a k nim přičítá náklady na každou položku z hierarchické struktury prací (WBS z MS Project) •Výsledkem je pak součet nákladů pro celý projekt. •Tím, že propočítáváme náklady na každou jednotlivou položku WBS vytvoříme velmi přesný odhad nákladů. • • • Metody stanovení nákladů Analogické odhadování využívají se: • historické informace organizace, • konečné rozpočty předchozích projektů (obdobný typ nákladů), •veřejné či komerční databáze o cenách, databáze průměrných mezd jednotlivých profesí, ceníky stavebních prací. •je vhodné provést průzkum cen například porovnáním dodavatelů a jejich cen na internetu • • • Metody stanovení nákladů Expertní odhady • Zkušení manažeři projektu nebo členové týmu náklady odhadují. • •používá se nejčastěji v případech, kdy je příliš časově náročné nebo nákladné zjišťovat ceny z ověřitelných zdrojů. • • • Metody stanovení nákladů Parametrické modelování • používá matematický model založený na známých parametrech, které se mohou lišit podle typu prováděné práce. • •Příklady parametrů náklady na kubický metr, náklady na hodinu práce bagru atd. • • • Metody stanovení nákladů Sestava rozpočtu projektu – zobrazení nákladů Sestava rozpočtu projektu – zobrazení nákladů Můžeme si zobrazit číslo osnovy Sestava rozpočtu projektu – zobrazení nákladů Vidíme součet nákladů Zamyslete se a upravte kdy náklady vzniknou: (na začátku / průběžně / na konci) Pevné náklady: například faktura za dodávku materiálu Náklady na zdroje: práce, materiál, náklady (máme z předchozího semináře – zkontrolovat) Sestava rozpočtu projektu - náklady můžeme přidat pevné náklady a nabíhaní nákladů Sestava rozpočtu projektu – zobrazení nákladů Vložím sloupec rozpočtové náklady (označím sloupec, „insert“ zadám rozpočtové náklady Sestavení rozpočtu na projekt -V rozpočtu mám interní zdroje krytí a externí zdroje krytí nebo jen interní nebo jen externí -Jak budeme krytí nákladů sledovat v projektu? -Do Seznamu zdrojů si vepíšeme další ´Náklad´ a to bude Externí nákladový rozpočet nebo Interní nákladový rozpočet (podle toho odkud máte finance) nebo oba dva. - - - - - -V projektu můžeme sledovat tzv. rozpočet na lidské zdroje – pracovní rozpočet, jestli máme dost pracovních sil na celý projekt a také materiální zdroje, pokud třeba máme nějaký stěžejní materiál, neboli zásadní materiál, který by nám nesměl chybět. Pak přidáme i tyto dva rozpočty do Seznamu zdrojů. - - - -Abychom tento zdroj určili jako rozpočtový musíme si ho takto označit -Rozkliknout každý rozpočtový zdroj a zakliknout Rozpočtový - -Nebo si vložte sloupec za Typ zdroje a to Rozpočet a u rozpočtových nákladů vyberte Ano - - -Tyto rozpočtové zdroje nám neukazují kolik spotřebovávám, ale kolik na to mám! - - - - - - - Sestavení rozpočtu na projekt -Teď si tyto rozpočtové zdroje přiřadíme do tabulky Vykrytí úkolů. -Máme zde tyto sloupce: Náklady, Pevné náklady, Nabíhání pevných nákladů, Práce, Doba trvání, Zahájení, Dokončení. - - - - - - -Poté si tyto rozpočtové zdroje přiřadíme k celkovému souhrnnému úkolu projektu. Rozkliknout souhrnný úkol a vložit. -Pokud Vám nejde vložit rozpočtový zdroj, potom musíte zaškrtnout ve Format Ganttova diagramu Souhrnný úkol Projektu. - - - - - - Sestavení rozpočtu na projekt -Přidáme sloupce do zobrazení Vykrytí úkolů: -Rozpočtové náklady, Práce, Rozpočtová práce -Doplníme interní nákladový rozpočet, externí nákladový rozpočet, pracovní rozpočet, a rozpočet síťových kabelů do Rozpočtových sloupců. - - - - - - - - - -Opravdové využívání materiálu si zobrazíme v Používání zdrojů. - - - - - - - - - - - Sestavení rozpočtu na projekt Rozpočet na tolerance Tvoření rezervy • na krytí zvýšených nebo nepředvídaných výdajů – Nemusí se schvalovat! •Výše rezervy může být stanovena jako % celkových výdajů projektu nebo se mohou stanovit rezervy pouze pro některé položky rozpočtu. •Typickými příklady rezervy jsou na: •kurzové ztráty – u projektů, které využívají nákup nebo prodej v cizí měně, je třeba počítat s rezervou, která pokryje změnu kurzu. •nepředvídané náklady, např. při rekonstrukcích starších domů je možné až v realizační fázi objevit problémy, které si vyžádají další pracovníky, techniku atp. •stanovené tolerance (rozpětí, rozsah, zmetkovost, delší doba realizace=více práce, více nákladů apod.) • • • Změnový rozpočet •Projekt je živý a čím je doba realizace delší, tím více změn přichází a je potřeba řešit. • •Tento rozpočet slouží jako jakási rezerva „do budoucna“. • •Přidělení prostředků na dané změny se musí předem schválit. • • • Rozpočet na tolerance a Změnový rozpočet •Vytvořte rozpočty do tabulky v excelu. • •Sloupce by měly obsahovat název položky, které se to týká (z WBS z MS Project (levá strana)), výše nákladu na tuto položku, rezerva v %, a rezerva v Kč. •Na konci sloupce rezerva v Kč prosím dodat celkovou částku. •Tabulku vytvořte pro každý rozpočet zvlášť. • • • Rozpočet na rizika •Obsahuje hlavní hrozby a případná opatření pro vznik dané hrozby vyčíslená v Kč (informace z analýzy rizik). • •Obsahuje konkrétní opatření (jejich nákladová náročnost) pro případ eliminace rizika, když nastane. • •Obsahuje položky pro snížení pravděpodobnosti výskytu hrozby a také položky pro eliminaci rizika. • • • • • Tabulka Nákladů projektu i s tolerancemi •Šablonu najdete v IS pod dnešním seminářem. •Vyplňte podle MS Project •Bude součástí Vaší šablony •Může být jako příloha • • Děkuji za pozornost! Přístě se budeme zabývat: Seminární práce bod 3.3 Návratnost investic Otázky?