AUTOMATIZOVANÁ TVORBA ATESTOVÉ DOKUMENTACE S QI Cíle projektu: ▪ Implementovat komplexní systém: zvýšit úroveň řízení, zlepšit podmínky pro práci a výrobu, získat přesnější informace o fungování firmy. ▪ Podchytit skladovou evidenci: podpořit dohledatelnost produktů dle použitých materiálů a šarží, tím automatizovat vystavení atestové dokumentace. TMETAL s. r. o. Společnost TMETAL vyrábí ocelové konstrukce více než 25 let. Zároveň poskytuje komplexní služby včetně statických výpočtů, dopravy i montáží. Její produkty nachází zastoupení v energetice, chemickém, těžebním a zpracovatelském průmyslu, také slouží jako objekty občanské vybavenosti. Z původní malé výroby pro lokální odběratele vyrostl TMETAL ve firmu, která dnes 90 % zakázek exportuje. Proto na stavby z konstrukcí z Fryčovic můžete narazit doslova po celém světě, například jde o pěší most na vídeňském letišti, skydiving arénu v Belgii, elektrárny v Ománu i Jordánsku nebo petrochemické závody společnosti Shell v Pensylvánii. Hledá se ucelené řešení TMETAL původně používal pouze ekonomický software, další evidence vedl v Excelu. Se skokově rostoucím množstvím zakázek a počtem vlastních zaměstnanců však přestávalo původní řešení dostačovat. Komplikovaně se zjišťoval nejen stav obchodních případů, ale také výroby, kterou bylo možné řídit jen s obtížemi. Opakovaně docházelo k nežádoucímu přepisování informací, každé oddělení totiž vedlo svou agendu samostatně. TMETAL proto začal hledat ucelené řešení, které by zastřešilo firmu a dokázalo zajistit bezchybné a efektivní sdílení dat. QI součástí každého procesu Do výběrového řízení se přihlásilo sedm účastníků. Informační systém QI zaujal svou komplexností: rozsah funkčností dokázal zohlednit všechny požadavky. „Poskytujeme komplexní služby, a to od projektování, tvorby konstrukcí až po statické výpočty pro dané objekty, mnohdy zajišťujeme i zámořskou dopravu a montáž,“ popisuje správce informačního systému Karel Madeja. Pokrytí takovéhoto rozsahu a zajištění návaznosti je možné právě díky zmíněné komplexnosti QI: prochází celou firmou a týká se v podstatě všech dat. Systém zajišťuje jak jejich čistotu a aktuálnost, Základní údaje: Počet zaměstnanců: 160 Konec implementace: 01/2011 Počet uživatelů QI: 38 Začátek implementace: 10/2010 50% eliminace chyb při zpracování atestové dokumentace Klíčové přínosy QI: Za rok ušetřeno 37 pracovních dní při tvorbě přehledů Automatizovaná tvorba atestové dokumentace s úsporou 500 000 Kč ročně Bezchybné a aktuální prezentace ekonomických výsledků tak dostupnost a spolehlivost. Výsledkem je například ocenění produktů dle skutečných nákladů. „Můžeme nejen vyhodnotit dosažené marže, ale i přesněji stanovovat budoucí prodejní kalkulace,“ vysvětluje správce. Atestová dokumentace pod dohledem Pro TMETAL je klíčová agenda okolo atestové dokumentace. „Jde o parametr, bez kterého se nemůžeme účastnit žádného výběrového řízení. Před QI bylo potřeba na toto vyčlenit jedno celé pracovní místo: zaměstnanec musel k zakázce vytvořit kompletní seznam materiálů, informace ručně dohledával v excelových tabulkách nebo šanonech. Při dnešní velikosti zakázek v řádu 200–300 tun již není reálné toto dělat bez QI. Navíc ruční zpracování vykazovalo chybovost okolo 50 %. Nyní je to jiné: pokud na začátku koupím materiál a připojím k němu atesty, na konci výroby si k zakázce na klik vyexportuji celou dokumentaci pro jednotlivé dílce ve formátu PDF. Celý proces je několikanásobně rychlejší a administrativa výrazně snížená, což generuje roční úsporu 500 000 Kč,“ vyzdvihuje Madeja. Výroba bez zbytečných průtahů K dalšímu výraznému snížení administrativy dochází v oblasti technické přípravy výroby, kde je většina procesů řešena pomocí workflow. Jde například o přijaté a poskytnuté plnění – doklady se schvalují elektronicky přímo v QI. Žádné údaje se nemusí přepisovat, dokumenty se netisknou a následně nepřenáší mezi kancelářemi. Snížení „turistiky“ mezi odděleními TMETAL zaznamenal také při zjišťování informací o aktuálním stavu výroby. „Než se pořídilo QI, projektový manažer musel jít na dílnu a aktuální stav zjišťovat u mistra. Nebyla jiná šance, jak informace získat. Dnes je snadné najít v systému kompletní údaje o zakázce, třeba v jakém stavu realizace se nachází, jak jsme na tom s plněním termínů a tak dále. Lepší přehled je i o kooperacích. Například máme vždy informaci, kde se výrobek nachází,“ porovnává Madeja. Osvědčilo se i napojení výroby na docházku. „Abychom zamezili nepřesnostem a nepřiřazovaly se vícenáklady, provádíme kontrolu fondu pracovní doby v docházce versus vykázané operace. Odpracované hodiny se oceňují a promítají do ceny produktů. Výrobní kalkulace jsou pak přesné,“ doplňuje správce. Aktuální a bezchybné vyhodnocení V ekonomické oblasti s nasazením QI doslova proběhla revoluce. „Dříve bylo možné dostat se k výsledkům pouze při ročních uzávěrkách. Dnes s QI a jeho modulem Business Intelligence je reálný finanční obraz čitelný každý den,“ srovnává Madeja. Na rozdíl od minulosti, kdy se přehledy tvořily v Excelu, se nyní využívají již existující data evidovaná v systému – projektoví manažeři tak při této činnosti ušetří až 300 hodin za rok, což odpovídá cca 37 pracovním dnům. Hlavním benefitem je ale aktuálnost dat a eliminace chyb oproti ručnímu zhotovování. Podpora při pandemii Nezanedbatelnou výhodou je jednoduchá administrace. „Upravovat přístupová práva a nastavení je pro mě snadné, QI je na to uzpůsobené. Přístupy mohu vyhodnocovat, snadno zjistím i poslední zásahy a vstupy uživatelů. To je za mě jednoznačný přínos,“ vyzdvihuje Madeja. Z pohledu správce systému se komplexnost QI pozitivně projevila i při pandemii covidu-19: „Používání jednotného zdroje dat mi pomohlo jednoduše nastavit práci do režimu home office. Zaměstnanci v systému bez problémů najdou až 80 % informací, nemusí proto s otázkami zatěžovat ostatní a ztrácet tak čas.“ Závěrem je třeba dodat, že QI ve velké míře podpořilo rozvoj TMETALu z malé firmy do dnešní podoby. w iq c. zw w . SKLADY A WMS PROJEKTY PRODEJ A NÁKUP CRM A MARKETING FINANCESERVIS A ÚDRŽBA ÚČETNICTVÍ MAJETEKMZDY SYSTÉMOVÉ FUNKCE BI Rozsah řešení: PERSONALISTIKA A DOCHÁZKA ORGANIZACE A ŘÍZENÍ PROCESY A WORKFLOW E‑KOMUNIKACE „Když započítám i předchozí zaměstnání, s QI pracuji přes 15 let. Oceňuji, že ho vyvíjí česká firma. Díky tomu jsou naše požadavky pružně řešeny, tím se zlepšuje práce koncových uživatelů.“ Karel Madeja, správce informačního systému ve společnosti TMETAL Informační systém QI v TMETAL s. r. o. naimplementoval United Paladins s. r. o. DMS ŘÍZENÍ VÝROBYTPV A KALKULACE Další přínosy QI: ▪ Aktuální a reálné informace o celé společnosti ▪ Efektivnější vyhodnocování marží ▪ Zpřesnění kalkulací ▪ Úspora jednoho pracovního místa při zpracovávání atestů ▪ Přehled o výrobě přímo ze systému a její efektivnější řízení ▪ Přehledné řízení kooperací včetně informací o stavu jejich realizace ▪ Průkazné údaje o docházce zaměstnanců v kontextu odvedené výroby ▪ Vždy aktuální a dostupný přehled o finančním stavu firmy i cash flow ▪ Snadná administrace přístupových práv ▪ Bezproblémový přechod celé firmy do režimu home office ▪ Časová úspora při získávání informací ▪ Uzpůsobení podmínek pro rozvoj společnosti