Společnost Lactalis CZ, s.r.o., je součástí
Lactalis Group, světové jedničky
na trhu mléčných výrobků. Vybrané
francouzské sýry Président, tradiční
mléčné výrobky z malebných Beskyd
pod značkou Mlékárna Kunín i prvotřídní
mozzarellu Galbani, to vše přináší
Lactalis Group na náš trh.
Společnost Lactalis se rozhodla integrovat
své firemní procesy a zcela
zásadním parametrem řešení se stala
flexibilita. Cílem totiž bylo nejen najít
softwarové řešení, které umožní změny
v procesech u vybraných agend,
jako je například schvalování účetních
dokladů, ale také řešení, které
internímu týmu umožní samostatně
a kontinuálně zavádět digitalizaci dalších
interních procesů. Z toho důvodu
se základem této změny stal DMS
systém eDoCat a na míru připravený
intranet postavený na redakčním systému
Aladin společnosti Onlio.
TY SPRÁVNÉ INFORMACE NA TOM
SPRÁVNÉM MÍSTĚ
Mnoho firem se při digitalizaci soustředí
pouze na konkrétní agendu. Ve
spoustě případů pak vzniká mnoho
samostatně dobře fungujících procesů,
které však dohromady vytvářejí
pro koncového uživatele složité a nepřehledné
prostředí. Ve chvíli, kdy
navíc firma podcení systém školení
nových zaměstnanců, se problém
v čase výrazně zvětšuje. Dle výzkumu
International Data Corporation více
než 80 % vedoucích pracovníků udává,
že problémy s efektivitou vznikají
z důvodu nedostatečného provázání
interních systémů a aplikací. Podle
jiného výzkumu téže společnosti tráví
klíčoví zaměstnanci dohledáváním
informací 20 až 30 % pracovního dne.
A dle společnosti Nintex má 49 % zaměstnanců
problém s nalezením konkrétních
dokumentů.
Právě tyto body jsou důvodem, proč
společnost Onlio nedodává klientovi
pouze DMS systém eDoCat určený pro
automatizaci a digitalizaci firemních
procesů a řízení oběhu firemních dokumentů,
ale také intranet postavený
na vlastní platformě Aladin. Tento
přístup vychází z dlouhodobé strategie
Onlio v orientaci na koncového
uživatele a jeho efektivitu.
UNIKÁTNÍ PROVÁZÁNÍ INTRANETU
A DMS SYSTÉMU
Unikátní provázání intranetu a DMS
systému tvoří základ dodaného řešení.
Koncoví uživatelé se pod jednotným
přihlášením mohou pohybovat
mezi intranetem, který jim dává
přehled o potřebných informacích
a nevyřešených úkolech, a softwarem,
který zajišťuje automatizaci
a řízení firemních procesů. „Naším
cílem bylo vytvořit místo, kde zaměstnanci
naleznou veškeré potřebné
informace a dokumenty o produktech
v rámci naší skupiny, informace
o dalších novinkách, kontakty, registrace
na nejrůznější firemní obchodní
akce, podávání standardizovaných
interních žádostí, ale také své aktuální
nevyřešené úkoly v rámci DMS
systému,“ říká Simona Chárová, HR
ředitelka společnosti Lactalis. Celý
systém intranetu je velmi jednoduchý
na obsluhu. Tým spravující tento
prostor si tak samostatně poradí
s většinou potřebných změn nebo rozšířením
stávajících částí. Na druhou
stranu toto řešení umožňuje flexibilní
dělení práv například mezi tvorbu
CÍLE PROJEKTU
Volba software, který nejen
pokryje aktuální potřeby
administrativních procesů,
ale v budoucnu také umožní
řízení workflow nad všemi
dokumentovými typy
v rámci společnosti
Zavedení software napříč
dalšími společnostmi
skupiny Lactalis Group
All-in-One dodavatel,
který zajistí provoz
jak aplikační části, tak
samotných serverů
Flexibilita jako základ
kvalitního řešení
a publikaci. Vyšší autorita je pak zodpovědná
za schválení obsahu připraveného
autoritou nižší.
Jednou z velmi oceňovaných funkcí je
i to, že zaměstnanci vidí své nevyřízené
úkoly v rámci DMS systému eDoCat
přímo v intranetu. Ihned po přihláše-
nítakzjistí,zdanenítřebaseznámitse
s nějakým dokumentem v rámci řízení
oběhu firemních dokumentů nebo
schválit konkrétní fakturu či požadavek
některého z dalších kolegů.
„Naším hlavním cílem bylo přinést
všechny informace a úkoly na jedno
místo. Zároveň se tímto pro nás
zjednodušují procesy související se
zaškolováním nových zaměstnanců.
Všechny podstatné informace jsou
dostupné na jednom místě. Věřím,
že díky naší schopnosti samostatně
rozšiřovat systém zde v krátké budoucnosti
budou i veškeré workflow
interních žádostí a kompletní oběh
řízené dokumentace,“ dodává Simona
Chárová z Lactalis.
FLEXIBILITA JAKO ZÁKLAD ŘEŠENÍ
OD EDOCATU
Rádi bychom popsali, jaké všechny
agendy DMS eDoCat společnosti
Lactalis poskytuje, ale vlastně to není
možné. A právě to je jednou ze silných
stránek našeho systému. Modul
Model Manager umožňuje klientovi
v rámci systému připravit jakýkoli
nový dokumentový typ (žádost, dokument,
účetní doklad) a v rámci modulu
eDoCat RPA je možné připravit pro
tento nový dokumentový typ systém
schvalování a oběhu.
„Možnost samostatně přidávat do
systému nové procesy a řídit detailně
jejich oběh je pro nás jednou z klíčových
výhod tohoto řešení, které tak
značně omezuje naši závislost na dodavateli.
Dále je pro nás určitě přínosem,
že se systém popasoval s našimi
rozsáhlými schvalovacími procesy,“
říká Jiří Rokos, IT Manager společnosti
Lactalis.
PŘÍNOS PRO OBĚ STRANY
„Rozsáhlá implementace u klienta
Lactalis posunula naše produkty
zase o krok kupředu. Ve spolupráci
s klientem jsme například opět vylepšili
naše procesy spojené s aktivací
vývojových verzí nebo naše služby
spojené se správou vlastních serverů
klienta,“ říká Kateřina Lébrová, šéfka
projektové kanceláře společnosti
Onlio. Onlio provozuje obě aplikace
na vlastních serverech klienta Lactalis.
Tyto servery rovněž spravuje, a to
jak z aplikačního pohledu, tak z pohledu
operačního systému a kompletní
správy serveru. Zároveň jsou obě
aplikace upravené tak, aby umožňovaly
provoz na úrovni několika firem
v rámci jedné organizace. Systém byl
totiž od počátku koncipován takovým
způsobem, aby jej bylo možné zavést
i v dalších firmách skupiny Lactalis.
„Velmi přínosné za nás bylo i školení,
kdy jsme během několika dní měli
dostatek prostoru nejen pro zaškolení
koncových uživatelů, ale také pro
dotazy cílené přímo k vývojářům
daných aplikací,“ dodává Jiří Rokos
z Lactalis.
V HLAVNÍ ROLI OPĚT EFEKTIVITA
Jak je už u společnosti Onlio zvykem,
nechybí opět orientace na dvě základní
složky. Jednou z nich je spokojenost
koncových uživatelů. „Jsme rádi, že
i další klient potvrzuje, že jednou
z klíčových vlastností DMS systému
eDoCat je rychlost,“ dodává Pavel
Nykl, obchodní ředitel společnosti
Onlio. Další zásadní složku pak
představuje orientace na efektivitu.
U každého nového procesu je snahou
najít prostor na straně úspory času ve
zpracování nebo zvýšení přesnosti.
Jednou z prvních agend, která byla
při implementaci zprocesována, byl
systém zpracování přijatých faktur.
„V rámci zpracování přijatých dokladů
přinesl nový systém časovou
úsporu přibližně 20 procent, což je
při složitosti našich schvalovacích
procesů a objemu zpracovávaných
dokladů poměrně zásadní číslo,“ dodává
Jiří Rokos. U dalších agend se
dá očekávat ještě vyšší zvýšení efektivity,
jelikož tyto procesy ve většině
případů nejsou tak standardizované
jako zpracování přijatých dokladů.
Zde mluvíme například o interních
žádostech, ať už jde o přidělení hardware,
či schvalování konkrétních dokumentů
a podobně.
KLÍČOVÉ PŘÍNOSY
Snížení časové náročnosti
zpracování dokladů o 20 %
20 %Možnost tvořit další
dokumentové typy
a workflow samostatně bez
spolupráce s dodavatelem
Výrazné zvýšení spokojenosti
zaměstnanců s dostupností
potřebných informací
Onlio, a.s. | Gen Office Gallery, U Garáží 1611/1, Praha 7
Tel.: 222 744 766 | info@onlio.com | onlio.com