Harmonogram projektu Šablona seminární práce bod 2.5 - Práce v MS Project - Přetížení zdrojů -Vyrovnávání zdrojů -Export projektu Projektový management Ing. Lucie Reczková reczkova@opf.slu.cz B304 Obsah dnešního semináře 1. Část •Kontrola a zpětná vazba na MS Project – zdroje a jejich přiřazení k úkolům, kritická cesta • 2. Část – představení problematiky s příklady, samostatná práce na projektu •Přetížení zdrojů a vyrovnávání zdrojů •Export MS Project do PDF nebo Excel •Vytváření náhledů na projekt • Část 1. • • •Kontrola a zpětná vazba na MS Project – Zdroje a jejich přiřazení k úkolům, kritická cesta • • • Část 1. •Doplnění informací k předešlému semináři: •Manuální zadávání úkolů – používáme v tu chvíli, kdy si ještě nejsme jisti datumem a dobou trvání konkrétního úkolu. Nepoužíváme ve velké míře, projekt by pak neplánoval efektivně. •Pokud máme více úkolů, které na sebe navazují typem vazby dokončit-začít, potom si tyto úkoly můžeme všechny označit do bloku (celé řádky) a pak zvolit v záložce Úkol ikonku řetěz. Úkoly se nám automaticky propojí a předchůdci se objeví v sloupci u každého úkolu. • • • Přetížení zdrojů a vyrovnávání zdrojů Přetížení - Pokud použijeme více zdrojů – práce pro více úkolů současně na maximum využitelnosti zdrojů. Přetížení zjistíme tak, že ve sloupci Indikátor budou u těchto úkolů zobrazení červení panáčci. Co dělat když máme přetížené zdroje? Přetížení zdrojů a vyrovnávání zdrojů Co dělat když máme přetížené zdroje? Přetížení zdrojů můžeme vyřešit více způsoby: 1.Jejich vyrovnáním, který v programu najdeme pod záložkou Zdroje – Možnosti vyrovnání – automatické nebo ruční vyrovnání zdrojů -Nevýhoda automatického vyrovnávání je, že program zdroje „vyrovná“, ale nepřihlíží k jednotlivým úkolům logicky a většinou prodlouží čas těchto úkolů na dokončení, což může zpozdit celý projekt. -Nejlépe je projekt vyrovnávat, až když je celý naplánovaný, pokud je to možné, můžete ale zvolit i vyrovnávání určitých časových úseků. Přetížení zdrojů a vyrovnávání zdrojů Možnosti vyrovnávání zdrojů - ručně Záložka Zdroje – Možnosti vyrovnávání – Ručně – Přetížení hledat: den po dni – Rozsah vyrovnání: Celý projekt – Pořadí vyrovnání buď Standardní nebo Priorita, Standardní, vše pod tím zaškrtnout. OK - Potom záložka Zdroje - Vyrovnat vše Přetížení zdrojů a vyrovnávání zdrojů Co dělat když máme přetížené zdroje? -Přetížení zdrojů může vzniknout i v případě, když máme například úkol, který ve skutečnosti trvá 2 hodiny a my přiřadíme pracovníka na 25%, ale dobu trvání máme nastavenou na 1 den (8*0,25=2h) - -Tímto blokujeme pracovníka na celý den, i když prakticky bude pracovat jen 2h, ale program počítá s tím, že tento úkol může udělat v průběhu celého pracovního dne a ne třeba od 8 do 10h. - -Pokud tedy na tento úkol navazuje další úkol, potom může vyvstat problém. Přetížení zdrojů a vyrovnávání zdrojů Jak zobrazit přetížené zdroje? - Záložka Zobrazení – Používání zdrojů -Zde vidíme jednotlivé úkoly zdrojů a o kolik jsou přetížené. Přetížení zdrojů a vyrovnávání zdrojů Jak zobrazit přetížené zdroje? - Záložka Zobrazení – Týmový plánovač -Zde vidíme jednotlivé zdroje a kdy je kdo přetížený. Přetížení zdrojů a vyrovnávání zdrojů Co dělat když máme přetížené zdroje? Přetížení zdrojů můžeme vyřešit více způsoby: 2. Podíváme se na jednotlivé úkoly a posoudíme sami, jak bychom přetížení vyřešili. -Můžeme přeplánovat úkol na jiné datum -Můžeme změnit vazbu mezi úkoly -Můžeme přidat více pracovníků na jeden úkol, pokud to jde (tím se nám zvýší náklady) -Můžeme snížit podíl pracovníka na úkolu (tím se nám většinou prodlouží čas dokončení úkolu, ale náklady budou stejné) -Můžeme úkol přeplánovat na jiného pracovníka. RUČNÍ VYROVNÁNÍ ÚKOLŮ SLEZSKÁ UNIVERZITA Mám nastavené parametry a buď vyrovnám konkrétní zdroj nebo vyrovnám vše. Výsledek: Zůstal mi ale zdroj, který se nepodařilo automaticky vyrovnat: Musím vyrovnat ručně. VYROVNÁNÍ ÚKOLŮ SLEZSKÁ UNIVERZITA Vložím nový sloupec Jak zjistím co MS Projekt udělal: PRÁCE PŘESČAS SLEZSKÁ UNIVERZITA Lze zadat pouze pro celý úkol, má smysl pouze tam kde je kritická cesta Vložím nový sloupec PRÁCE PŘESČAS SLEZSKÁ UNIVERZITA Zobrazení přesčasové práce Přidám i „běžná práce“ PRÁCE PŘESČAS SLEZSKÁ UNIVERZITA Zadání přesčasových hodin Export MS Project do PDF nebo Excel Pro účely sdílení našeho projektu nebo prezentace můžeme náš projekt exportovat do PDF nebo do Excelu. PDF – záložka Soubor – Export – Exportovat do PDF – uložit – vybereme celý dokument nebo určité časové období – zatrhneme obě políčka pod a OK Excel – záložka Soubor – Uložit projekt jako soubor – Excel – uložit – zobrazí se průvodce - Vytváření náhledů na projekt Pokud chceme ukázat výstupy z našeho projektu můžeme to udělat v záložce Sestava, kde si můžeme vybrat z různých náhledů na náš projekt, náklady, zdroje atd. Děkuji za pozornost! Přístě se budeme pokračovat: 3.2. Náklady projektu Otázky?