Harmonogram projektu Šablona seminární práce bod 2.5 - Práce v MS Project - Přetížení zdrojů -Vyrovnávání zdrojů -Export projektu Projektový management Ing. Lucie Reczková reczkova@opf.slu.cz B304 Obsah dnešního semináře 1. Část •Kontrola a zpětná vazba na MS Project – zdroje a jejich přiřazení k úkolům, kritická cesta • 2. Část – představení problematiky s příklady, samostatná práce na projektu •Přetížení zdrojů a vyrovnávání zdrojů •Export MS Project do PDF nebo Excel •Vytváření náhledů na projekt • Část 1. • • •Kontrola a zpětná vazba na MS Project – Zdroje a jejich přiřazení k úkolům, kritická cesta • • • Část 1. •Doplnění informací k předešlému semináři: •Manuální zadávání úkolů – používáme v tu chvíli, kdy si ještě nejsme jisti datumem a dobou trvání konkrétního úkolu. Nepoužíváme ve velké míře, projekt by pak neplánoval efektivně. •Pokud máme více úkolů, které na sebe navazují typem vazby dokončit-začít, potom si tyto úkoly můžeme všechny označit do bloku (celé řádky) a pak zvolit v záložce Úkol ikonku řetěz. Úkoly se nám automaticky propojí a předchůdci se objeví v sloupci u každého úkolu. • • • Přetížení zdrojů a vyrovnávání zdrojů Přetížení - Pokud použijeme více zdrojů – práce pro více úkolů současně na maximum využitelnosti zdrojů. Přetížení zjistíme tak, že ve sloupci Indikátor budou u těchto úkolů zobrazení červení panáčci. Co dělat když máme přetížené zdroje? Přetížení zdrojů a vyrovnávání zdrojů Co dělat když máme přetížené zdroje? Přetížení zdrojů můžeme vyřešit více způsoby: 1.Jejich vyrovnáním, který v programu najdeme pod záložkou Zdroje – Možnosti vyrovnání – automatické nebo ruční vyrovnání zdrojů -Nevýhoda automatického vyrovnávání je, že program zdroje „vyrovná“, ale nepřihlíží k jednotlivým úkolům logicky a většinou prodlouží čas těchto úkolů na dokončení, což může zpozdit celý projekt. -Nejlépe je projekt vyrovnávat, až když je celý naplánovaný, pokud je to možné, můžete ale zvolit i vyrovnávání určitých časových úseků. Přetížení zdrojů a vyrovnávání zdrojů Možnosti vyrovnávání zdrojů - ručně Záložka Zdroje – Možnosti vyrovnávání – Ručně – Přetížení hledat: den po dni – Rozsah vyrovnání: Celý projekt – Pořadí vyrovnání buď Standardní nebo Priorita, Standardní, vše pod tím zaškrtnout. OK - Potom záložka Zdroje - Vyrovnat vše Přetížení zdrojů a vyrovnávání zdrojů Co dělat když máme přetížené zdroje? -Přetížení zdrojů může vzniknout i v případě, když máme například úkol, který ve skutečnosti trvá 2 hodiny a my přiřadíme pracovníka na 25%, ale dobu trvání máme nastavenou na 1 den (8*0,25=2h) - -Tímto blokujeme pracovníka na celý den, i když prakticky bude pracovat jen 2h, ale program počítá s tím, že tento úkol může udělat v průběhu celého pracovního dne a ne třeba od 8 do 10h. - -Pokud tedy na tento úkol navazuje další úkol, potom může vyvstat problém. Přetížení zdrojů a vyrovnávání zdrojů Jak zobrazit přetížené zdroje? - Záložka Zobrazení – Používání zdrojů -Zde vidíme jednotlivé úkoly zdrojů a o kolik jsou přetížené. Přetížení zdrojů a vyrovnávání zdrojů Jak zobrazit přetížené zdroje? - Záložka Zobrazení – Týmový plánovač -Zde vidíme jednotlivé zdroje a kdy je kdo přetížený. Přetížení zdrojů a vyrovnávání zdrojů Co dělat když máme přetížené zdroje? Přetížení zdrojů můžeme vyřešit více způsoby: 2. Podíváme se na jednotlivé úkoly a posoudíme sami, jak bychom přetížení vyřešili. -Můžeme přeplánovat úkol na jiné datum -Můžeme změnit vazbu mezi úkoly -Můžeme přidat více pracovníků na jeden úkol, pokud to jde (tím se nám zvýší náklady) -Můžeme snížit podíl pracovníka na úkolu (tím se nám většinou prodlouží čas dokončení úkolu, ale náklady budou stejné) -Můžeme úkol přeplánovat na jiného pracovníka. Vytváření náhledů na projekt Pokud chceme ukázat výstupy z našeho projektu můžeme to udělat v záložce Sestava (ukážeme si na konci semináře), kde si můžeme vybrat z různých náhledů na náš projekt, náklady, zdroje atd. Vykrytí úkolů – zde se protínají úkoly a zdroje, zde můžu nastavit i jiné sazby mzdy. Ctrl+shift+F5 – synchronizace zobrazení Sloupec Práce v přesčase –můžeme vidět kdo pracuje přesčas, ve Vykrytí úkolů Náklady na použití - U materiálu, například když musíte rozeslat pozvánku, tak přidáte i náklad na benzín na poštu, takže do sloupce v seznamu zdrojů u zdroje pozvánka dáte do sloupce Náklady na použití i pevnou částku za benzín. Skrytí sloupce – označit sloupec a Delete Vytváření náhledů na projekt Uložení zobrazení našeho projektu -Můžeme si ukládat průběžně různá zobrazení našeho projektu a pak si z nabídky tyto zobrazení znovu vyvolat. -Například: máme zobrazení Vykrytí úkolů – klikneme na šipku a vybereme Uložit zobrazení – do Názvu napíšeme jméno pod kterým si ho uložíme - Vytváření náhledů na projekt -Náhled na Vykrytí úkolů s pravou částí kde máme hodiny - Vytváření náhledů na projekt -Přidat podrobnosti do náhledu -Formát Vykrytí úkolů – Přidat podrobnosti -A přidat pevné náklady - Vytváření náhledů na projekt -Levá část souhrně, pravá podrobně po jednotlivých časových jednotkách - - Sledování nákladů na projekt -V rozpočtu mám interní zdroje krytí a externí zdroje krytí nebo jen interní nebo jen externí -Jak budeme krytí nákladů sledovat v projektu? -Do Seznamu zdrojů si vepíšeme další ´Náklad´ a to bude Externí nákladový rozpočet nebo Interní nákladový rozpočet (podle toho odkud máte finance) nebo oba dva. - - - - - -V projektu můžeme sledovat tzv. rozpočet na lidské zdroje – pracovní rozpočet, jestli máme dost pracovních sil na celý projekt a také materiální zdroje, pokud třeba máme nějaký stěžejní materiál, neboli zásadní materiál, který by nám nesměl chybět. Pak přidáme i tyto dva rozpočty do Seznamu zdrojů. - - - Sledování nákladů na projekt -Abychom tento zdroj určili jako rozpočtový musíme si ho takto označit -Rozkliknout každý rozpočtový zdroj a zakliknout Rozpočtový - -Nebo si vložte sloupec za Typ zdroje a to Rozpočet a u rozpočtových nákladů vyberte Ano - - -Tyto rozpočtové zdroje nám neukazují kolik spotřebovávám, ale kolik na to mám! - - - - - - - Sledování nákladů na projekt -Teď si tyto rozpočtové zdroje přiřadíme do tabulky Vykrytí úkolů. -Máme zde tyto sloupce: Náklady, Pevné náklady, Nabíhání pevných nákladů, Práce, Doba trvání, Zahájení, Dokončení. - - - - - - -Poté si tyto rozpočtové zdroje přiřadíme k celkovému souhrnnému úkolu projektu. Rozkliknout souhrnný úkol a vložit. - - - - - - - Sledování nákladů na projekt -Přidáme sloupce do zobrazení Vykrytí úkolů: -Rozpočtové náklady, Práce, Rozpočtová práce -Doplníme interní nákladový rozpočet, externí nákladový rozpočet, pracovní rozpočet, a rozpočet síťových kabelů do Rozpočtových sloupců. - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - Sledování průběhu projektu •Směrný plán je vlastně finální plán projektu, který je schválený a projekt může začít. •Takže pokud máme vše v plánování projektu hotovo (co jsme dosud dělali), tak si náš projektový plán uložíme jako Směrný plán. •Pokud by došlo ještě před zahájením realizace (ale už po schválení) k nějaké závažné změně z důvodu krize nebo podobně, tak si pak plán uložíme jako Směrný plán 1. •Takhle můžeme ukládat až do směrného plánu 10. - - - - - - - - - Sledování průběhu projektu • - - - - - - - - - Sledování průběhu projektu • - - - - - - - - - Sledování průběhu projektu •Záložka Projekt – Nastavit směrný plán – Nastavit směrný plán – v okénku nastavíme: • - - - - - - - - - Sledování průběhu projektu Pokud nemáme schválený celý projekt, ale jenom jeho část: •Možnost Pro Vybrané úkoly bychom použili, pokud bychom měli schválenou jenom část projektu a ty další by se měly ještě dodělat. Potom bychom uložili jako směrný plán jen tu schválenou část. • - - - - - - - - - Sledování průběhu projektu Pokud máme Směrný plán uložen, přepneme se do zobrazení – Sledovací Ganttův diagram Zde je jak by to mělo vypadat: - - - - - - - - - Sledování průběhu projektu Nastavení sloupců při práci se Směrným plánem: Ukazatelé, Název úkolu a potom dále dle obrázku: - - - Potom další sloupce: Práce podle směrného plánu, Práce, Odchylku Práce, Pevné náklady podle směrného plánu, pevné náklady, Náklady dle směrného plánu, Náklady, Nákladová odchylka - - - - - Sledování průběhu projektu Sledování projektu k určitému datu: Záložka Projekt – Stav – Datum stavu: zadám stav ke dni, kdy mi všichni dodali všechny potřebné informace Nebo záložka Projekt – Informace o projektu Zadat Datum stavu - - - - - - - - Sledování průběhu projektu Sledování projektu k určitému datu: Pokud máme nastaveno, klikneme na záložka Projekt – Aktualizovat projekt Zobrazí se nám tato tabulka: Zde zadáme Nastavit 0 -100% dokončených a Pro Celý projekt - OK - - - - - - - - Sledování průběhu projektu Zobrazení: K sledovanému datu na Ganttově diagramu ve formě svislé čáry, ať vidíme přesně do kdy sledujeme průběh: Formát Ganttova diagramu – Mřížka – Mřížka – v okénku nastavíme Datum stavu, typ čáry a barvu. - - - - - - - - Sledování průběhu projektu Zobrazení: K sledovanému datu ve sloupci přidáme sloupce: Zahájení skutečnost, Dokončení skutečnost, Skutečná doba trvání, Skutečná práce, Náklady skutečnost, Dokončeno procent Potom toto zobrazení uložíme do globální šablony: Ganttuv diagram – uložit – aktualizovat. Ve sloupci ukazatelé můžete vidět, že dokončené úkoly mají modrou fajfku. - - - - - - - - Část 1. •Tvorba sestavy rozpočtu projektu Zobrazení nákladů v MS Project a jejich nakopírování do Vaší šablony ve Wordu do bodu 3.2.1 Mohu použít standartní nebo si vytvořit svoje • • Část 1. •Tvorba sestavy rozpočtu projektu Vytvoření sestavy nákladů pro náš projekt • • Část 1. •Tvorba sestavy rozpočtu projektu Kliknu na ikonu tabulky a vložím tabulku, kliknu do tabulky a Vyberu: • Název • Číslo osnovy • Náklady • • Část 1. •Tvorba sestavy rozpočtu projektu Nastavím tabulku takto: (Pořadí sloupců můžu měnit přetáhnutím) • • Část 1. •Tvorba sestavy rozpočtu projektu Finální tabulka Export tabulky do Excelu: Označím tabulku, zkopíruji a vložim do Excelu a uložit. • • Export MS Project do PDF nebo Excel Pro účely sdílení našeho projektu nebo prezentace můžeme náš projekt exportovat do PDF nebo do Excelu. PDF – záložka Soubor – Export – Exportovat do PDF – uložit – vybereme celý dokument nebo určité časové období – zatrhneme obě políčka pod a OK Excel – záložka Soubor – Uložit projekt jako soubor – Excel – uložit – zobrazí se průvodce - Děkuji za pozornost! Přístě se budeme pokračovat: Otázky?