EVROPSKÁ UNIE Evropské strukturální a investiční fondy Operační program Výzkum, vývoj a vzdělávání MINISTERSTVO ŠKOLSTVÍ, MLADE2E A TĚLOVÝCHOVY Název projektu Rozvoj vzdělávání na Slezské univerzitě v Opavě Registrační číslo projektu CZ.02.2.69/0.0./0.0/16_015/0002400 Ř í z e n í času Distanční studijní text M a r t i n a B a i e r o v á Opava 2019 SLEZSKA UNIVERZITA FILOZOFICKO- PMRODOVĚDECKÁ FAKULTA V OPAVĚ Obor: 0231 Osvojování si jazyka Klíčová slova: Čas, Limbický systém, SWOT analýza, Eisenhowerova matice, životní role, cíle, povinnosti, denní aktivity, Getting Things Done, Myšlenkové mapy, prokrastinace, paměť, projekt, proces, vizualizace Anotace: Studijní opora je zaměřena na oblast problematiky řízení času. Popisuje cestu jednotlivce od pochopení osobitosti vnímání času, přes fyziologické předpoklady až po nastavení vhodného pracovního systému. Zpracování proběhlo jak formou studia literatury, tak na základě praktického dlouholetého zkoumání mnoha různorodých osobností a jejich úspěšného hospodaření s časem. Předkládaný materiál obsahuje jak vysvětlující texty, tak samostatné úkoly a doporučení k dalšímu studiu. Po prostudování je student schopen samostatně si nastavit vlastní systém práce s časem. Autor: Martina Baierová, MBA Toto dílo podléhá licenci: Creative Commons Uveďte původ-Zachovejte licenci 4.0 Znění licence dostupné na: http://creativecommons.Org/licenses/by-sa/4.0 Martina Baierová - Řízení času Obsah ÚVODEM 6 RYCHLÝ NÁHLED STUDIJNÍ OPORY 7 1 K A M ZMIZEL MŮJ ČAS? 8 1.1 Úvod do problematiky 8 1.2 První krok - orientace v terénu 9 1.2.1 Soupis 9 1.2.2 Kategorizace 10 1.2.3 Zdroj e a původ potíží 12 2 KDO TADY VELÍ? 15 2.1 Úvod do problematiky 15 2.2 Kdo rozhoduje 16 2.3 Struktura mozku a jeho funkce 18 2.4 Rozhodování 19 2.5 Návyky 21 3 ZAČNI U SEBE 24 3.1 Úvod do problematiky 24 3.2 O mně 25 3.3 Sebehodnocení 31 4 ROLE NAŠEHO ŽIVOTA 35 4.1 Úvod 35 4.2 Původ životních rolí 37 4.3 Oblasti životních rolí 38 5 CÍLE A AKTIVITY 43 5.1 Úvod 43 5.2 Jak najít ty správné cíle 44 5.3 Zpracování cílů 46 5.4 Aktivity a tvorba plánu 48 6 PLÁNOVÁNÍ 51 6.1 Úvod do problematiky 51 6.2 Analýza činností 52 6.2.1 Časová náročnost 53 3 Martina Baierová - Řízení času 6.3 Můj den 53 6.4 Můj týden 56 6.5 Můj diář 58 7 MÍT VŠE HOTOVO 61 7.1 Úvod do problematiky 61 7.2 Mít vše hotovo - GTD 62 7.2.1 Sbírání 62 7.2.2 Zpracování 63 7.2.3 Organizace 65 7.2.4 Udržení systému 68 7.3 Jak se rychle rozhodovat 69 7.3.1 Rozhodování dle gtd 69 7.3.2 eisenhowerova matice 70 8 MYŠLENKOVÉ M A P Y 73 8.1 Úvod do problematiky 73 8.2 Pravidla myšlenkového mapování 74 8.3 Využití 77 8.3.1 Učení 77 8.3.2 Osobní využití 77 8.3.3 Použití v byznysu 78 8.4 Plánování 79 8.4.1 Organizovanost 79 8.4.2 Plány 79 9 PROKRASTINACE 82 9.1 Úvod do problematiky 82 9.2 Původ prokrastinace 83 9.3 Jak na to 85 9.4 Tvorba systému 86 10 PROJEKTY A CHECKLISTY 89 10.1 Úvod do problematiky 89 10.2 PROJEKTY 90 10.3 Řízení projektu 91 10.3.1 Příprava projektu 92 4 Martina Baierová - Řízení času 10.3.2 Plánování projektu 93 10.3.3 Realizace projektu 94 10.3.4 Ukončení projektu 95 10.4 Checklisty 96 10.4.1 Sestavení checklistu 96 10.4.2 Použití Checklistu 98 11 PAMĚŤ A UČENÍ 100 11.1 Úvod 100 11.2 Paměť 101 11.3 Proces učení 102 11.4 Pomůcky a vizualizace 104 LITERATURA 110 SHRNUTÍ STUDIJNÍ OPORY 113 PŘEHLED DOSTUPNÝCH IKON 114 5 Martina Baierová - Řízení času ÚVODEM Děkuji, že jste si vybrali předmět Řízení času. Doufám, že vás informace v této studijní opoře budou inspirovat k úspěšnému zvládnutí každodenního života. Pro to, abyste tento materiál mohli začít číst a nastudovat, nepotřebujete žádnou přípravu. Do situací, kdy se potýkáme s nedostatkem času, se dostáváme dnes a denně a zkušeností máme všichni dost. Často nás může napadnout" „Kéž bych na to měl/a více času", nebo „Kdyby tak den měl alespoň 48, 36, 72 hodin...". Ale otázka zní - pomohlo by to? Skutečně bychom s více hodinami k dispozici dokázali lépe hospodařit se svým časem? Odpoví si jistě každý sám. Čas si nemůžeme koupit, ukrást, ani vyprosit. K dispozici jej máme všichni stejné množství. Den má jen 24 hodin a jak s nimi naložíme, je pouze v naší kompetenci. Zároveň je na našich dovednostech, jak se naučíme s jeho limity pracovat. Správné hospodaření s časem totiž není jen otázkou priorit, protože se jich v našem životě vyskytuje mno­ ho. Mnozí od kurzů time-managementu očekávají, že dostanou různorodé tipy, návody či pomůcky, jak do svých 24 hodin mohou seskládat více aktivit, aby vše, co si na svá bedra vzali, stihli a zároveň udělali s výborným výsledkem. Jádro je však docela jinde. V této studijní opoře najdete více než jen pomůcky. Zjistíte, čím je utvářeno naše vnímání času. Jak se formuje a co k němu přispívá. Pochopíte vliv našeho mozku, osobnosti, vrozených schopností a dovedností, našich rolí na utváření životních cílů a strukturování každodenních úkolů a zjistíte, jak spolu vzájemně souvisí a jak s nimi pracovat. Čtěte a pracujte postupně. Trvalo dlouhou dobu, než se váš kalendář téměř neřešitelně zaplnil. Nicméně cílem těchto textů, jednotlivých cvičení a tipuje nejen zklidnění a uvolnění od každodenního shonu a stresu, ale také zvýšení kreativity, nadhledu a efektivity všeho, do čeho se pustíte. Pracujte s nimi tedy tak, abyste už žádný další kurz timemanagementu nepotřebovali. 6 Martina Baierová - Řízení času RYCHLÝ NÁHLED STUDIJNÍ OPORY Studijní opora je strukturována do 11 kapitol podle témat, která je potřeba postupně zvládnout k nastavení vlastního systému práce s časem. Každá kapitola obsahuje uvedení do tématu, v němž student pochopí návaznost na téma předchozí, dozví se cíle kapitoly a klíčová slova. Hlavní texty kapitol obsahují informace, ze kterých by měl student porozumět tématu a dokázal s ním pracovat ve všech potřebných souvislostech. Zároveň jsou téměř v každé kapitole označeny samostatné úkoly, které je potřeba splnit. Řešení úkolů provádí do svého zápisníku tak, aby po nastudování celého předmětu dokázal vyplnit závěrečný worksheet (pracovní list) a tento mu pak poskytl pomůcku v běžné každodenní práci a pomohl mu tak efektivně řídit svůj čas. Kapitoly, které neobsahují úkoly, jsou koncipovány jako informativní (přednášková forma). Jejich znalost je však potřebná k porozumění souvislostí celé oblasti řízení času, a tedy i k úspěšnému ukončení předmětu. Závěrem každé kapitoly je shrnutí tématu s klíčovými informacemi potřebnými pro výstup z předmětu. Za hlavním textem najdou zájemci použitou a doplňkovou literaturu pro rozšíření zna­ lostí. Veškerá témata, či řešení úkolů je možné konzultovat s vyučujícím osobně, či prostřednictvím emailové komunikace. 7 KAM ZMIZEL MŮJ ČAS? 1 KAM ZMIZEL MŮJ ČAS? RYCHLÝ NÁHLED KAPITOLY První kapitola pojednává o způsobu, jakým získat náhled na vlastní vnímání času, na uvědomění si potíží, jejich důsledků a hospodaření a plánování. Stále se opakující hledání pomůcek pro nej vhodnější řízení časuje nahrazeno vhledem do osobního chápání, cítění a hospodaření s vlastním časovým budgetem. CÍLE KAPITOLY • Seznámíte se se způsobem, jak začít s mapováním vlastního času • Aplikujete první kroky mapování • Analyzujete problémy, které vnímáme při hospodařením s časem • Pochopíte příčiny a důsledky svého time-managementu LICOVA SLOVA KAPITOLY zloděj času, bloky 1.1 Úvod do problematiky Modernímu time-managementu je věnována řada knih (viz soupis použité a doporučené literatury), které poskytují množství pomůcek a ověřených návodů, tipů a rad pro práci s organizací času. Každá rada, každý nástroj, který dostaneme do ruky, je užitečný a je východiskem z našeho zahlcení. Bohužel si už ale neuvědomujeme, že ne každý nástroj se hodí na všechno, a ne každý nástroj se hodí právě nám. Často velmi cenné nástroje vyjmeme z kontextu, aplikujeme samostatně a ani si neuvědomíme, že celek funguje perfektně, ale jeho jednotlivé části nám nestačí. Představme si příklad s nožem. Je to užitečný nástroj, který lidstvo provází od nepaměti, nicméně polévku s ním pravděpodobně nesníte. 8 Martina Baierová - Řízení času Proto je potřeba pracovat s nástroji velmi opatrně. Ideálně postupem - nejdříve analyzujeme, pak vyvozujeme závěry a až na jejich základě hledáme adekvátní možnosti řešení. Nicméně ani tady naše práce nekončí a je potřeba celý proces dále sledovat a vyhodnocovat, zda zavedené postupy opravdu nesou své plody nebo bude potřeba je upravit. Abychom tedy dokázali správně „bojovat" (se svým nedostatkem času), musíme poznat sebe (jako hlavního aktéra), terén, na kterém se pohybujeme, dále svého protivníka a své zbraně, abychom se neocitli nepřipraveni a boj nakonec předem neprohráli. Proto nebudeme naši práci začínat vyjmenováním pomůcek a hledat jejich použití v naší praxi, ale začneme od základů - označíme své vlastní problémy, najdeme jejich příčinu a tu teprve budeme řešit jak v nás samotných, přesně podle toho, jací jsme lidé, tak podle prostředí a společnosti, ve které žijeme. 1.2 První krok - orientace v terénu 1.2.1 SOUPIS Ačkoliv se nabízí udělat jako první krok poznání sebe sama, my se nejdříve zaměříme na skutečné problémy, díky kterým nám stojí za to, začít se celou problematikou zabývat. Stejně tak, jako v řízení rizik, plánování projektů nebo procesů, potřebujeme nejdříve vědět, proti jakému protivníkovi stojíme. Velmi často se setkáváme s velmi detailní a široce pojatou analýzou osobností, která přinese prostor pro využití mnoha kvalitních řešení a pomůcek a tipů na vylepšení, nicméně ne vždy všechny potřebujeme. Začneme používat ty na první pohled nejzajímavější nástroje, užívat si jich a v lepším případě nás natolik uspokojí, že se k podstatným věcem ani nedostaneme. V horším případě nám nebudou fungovat tak, jak jsme předpokládali, a dokonce naše problémy ještě zhorší (i tam, kde jsme nepotřebovali nic řešit) a nakonec skončíme frustrovaní, s pocitem vlastní viny, že je nedokážeme používat a celá mise se zhroutí s neúspěchem. Abychom se tomuto postupu vyhnuli, bude náš první krok vypadat jinak. Zmapujeme si, jaké problémy máme skutečně my sami. Co nás trápí, kde cítíme velké rezervy, s čím se potýkáme, které situace nám komplikují život, práci, vztahy a vůbec vnímání našeho okolí (např. „Za to můžou oni, protože nám nedali vědět včas.") SAMOSTATNÝ ÚKOL 1.1. Vezměte si papír a tužku a zkuste vypsat co nejvíce toho, co vás skutečně v souvislosti s řízením vašeho času trápí. Napište cokoliv, co byste chtěli změnit. Situace, stavy, důsledky vašeho (ne)jednání, vaše okolí, cokoliv vám komplikuje či omezuje rozhodování o vašem čase a především, čím je to způsobeno. 9 KAM ZMIZEL MŮJ ČAS? V tuto chvíli se nemusíte soustředit na uspořádání, ani své poznámky nesuďte. Obrázek 1: Trápení s časem (vlastní zpracování autorky) Pokud jste si sepsali, můžeme udělat další krok. Vnést do našeho seznamu řád a tím se začít lépe orientovat na svém terénu. Protože díky kategorizaci můžeme lépe nalézt zdroje a následně zvolit, jaké pomocné nástroje se nám budou pro naši práci hodit. 1.2.2 KATEGORIZACE Ze svého seznamu jste již jistě vyčetli oblasti, ze kterých plynou různé komplikované situace. Není potřeba se zabývat přísnou kategorizací našeho okolí - pro tyto úkoly postačí selský rozum: 1. Já a má povaha a situace, které zažívám zvláštního rozhodnutí, bez ohledu na další přímé společenské vazby. 2. Má rodina, nejbližsí okolí a situace s nimi spjaté 10 Martina Baierová - Řízení času 3. Mí přátelé a lidé, se kterými se setkávám v osobním životě - a opět situace, s nimi spjaté 4. Mé pracovní prostředí a také situace s ním spjaté 5. Širší společenské okolí, které nezávisí na mém momentálním osobním rozhodnutí. Tato kategorie zahrnuje situace vyplývající z mého bydliště, politické nebo ekonomické situace, zvyklostí společnosti a kultury vůbec. Nyní můžeme zkusit své záznamy roztřídit podle výše uvedených kategorií a doplnit o další problémy, které nám ještě přijdou na mysl. Začněme si všímat souvislostí: pramení většina potíží z našich rozhodnutí? Nebo vnímáme silný vliv své rodiny? Podílí se na našem hospodaření s časem škola nebo naše pracovní prostředí? V konečném důsledku jsme to pouze my, kteří jsme strůjci svého života. Nicméně abychom na sobě mohli úspěšně pracovat, je nezbytné vše pojmenovat a podle toho se vhodně zacílit, aby se naše aktivita netříštila. Buďme na sebe přísní a nevymlouvejme se. Cílem není ani hodnotit ani porovnávat, jak zvládáme svůj život a vše, co jsme si do něj pustili. Cílem je dozvědět se, kde skutečně vězí naše problémy. ~ £ - j L " R o d i n o io~ Práce. \ operet- ? Rodina1 : "R&lax \ Obrázek 12: Kruh denních aktivit (vlastní zpracování autorky) Pro různé okruhy, které mohou vycházet z vašich životních rolí nebo z okruhů vašeho života (osobní, rodina, práce, koníčky, apod...)použijte barvy, které vám s těmito rolemi nebo okruhy přirozeně ladí. Máte rádi modrou? Využijte ji jako barvu pro své vlastní osobní aktivity. Jsou vaše koníčky soustředěny především na pobyt v přírodě? Dejte jim 54 Martina Baierová - Řízení času zelenou. Pracujete na projektu, který máte ve žluté složce? Použijte pro jeho zakreslení barvu žlutou. Příliš se neupínejte na psychologii barev. Nehledáme optimální barvu z hlediska zkoumání souvislostí barev s jejich cítěním. Snažíme se udělat si přehled v aktivitách a jejich rozdělení co nejpřirozeněji barevně odlišit. ÚSKALÍ Možná zjistíme, že bychom na každý den potřebovali nový kruh. Budiž to pro nás znamením, že svůj čas příliš neřídíme a necháme se unášet hašením požárů a úkoly druhých. I tak se ale můžeme pokusit hledat jakési vzorce, které jsou pro náš mozek16 velmi přirozené a pomáhají nám. Jednak si den velmi zpřehledníme a zároveň se budeme dokázat mnohem lépe připravit na nadcházející časový úsek a vše, co s ním souvisí. Také se díky tomuto naučíme mnohem lépe plánovat. V tuto chvíli nám nejde o to, naplánovat si na hodinu přesně každý den. Když si zmapujeme, jak vypadá náš běžný pracovní den, určíme si v něm časové úseky, ve kterých se komplexněji věnujeme některému našemu okruhu (rodině, přátelům, škole, práci...), bude se nám mnohem lépe si organizovat práci a také plánovat do budoucna. Otázkou je také flexibilita. Ačkoliv je pro naše denní fungování velmi důležité dodržovat rytmy, protože takto funguje přirozeně náš mozek, musíme se naučit pracovat s občasnými změnami. Nesmíme ale změny nechat ovládat náš život, protože ve chvíli, kdy již nejsme schopni držet vše pevně v rukách a mít věc pod kontrolou, dostáváme se do stresu, který, jak jsme si už řekli, má degenerativní účinky na naše zdraví. A to nevratné. Stanovme si tedy povolené limity a zamysleme se nad tím, jakou míru flexibility dokážeme a chceme ve svém rozložení mít tak, abychom byli schopni plnit naše povin­ nosti. Důležitou roli v naší práci budou hrát také biorytmy. Ačkoliv jde o velmi obsáhlou kapitolu zkoumání, nám pro tuto chvíli postačí, abychom si uvědomili, zda jsme spíše skřivan, nebo sova (případně kolibřík, který není vyhraněn ani na jednu stranu), abychom si uvědomili, zdaje naše práce založena spíše na operativních nebo hlubokých činnostech1 7 a abychom pak stanovili, zda lépe zvládáme dané aktivity ráno, kolem oběda, či pozdě večer. Neexistujejednotná šablona, jak své činnosti strukturovat, ačkoliv se nabízí mnoho logických důvodů pro to, abychom např. kreativní (protože náš mozek potřebuje velmi mnoho pozornosti, která je vyčerpatelná1 8 ) nebo naopak ty nejhorší a nejnáročnější činnosti dělali jako první 19 ', potřebujeme naše reálné konání pochopit ve větších souvislostech. Jistě víme, že plánovat si návštěvu banky ve večerních hodinách proto, že v této době se nám jeví jako nejlepší, není právě ideální. Medina, J. - Pravidla mozku, str. 112 Newport, C. - Hluboká práce, str. 10-13 Medina, J. - Pravidla mozku, str. 71 Tracy, B. - Snězte tu žábu 55 PLÁNOVÁNÍ Respektujme tedy své nastavení, ale také společnost, ve které žijeme, povinnosti, kterým se věnujeme a naše rozhodnutí, která jsme na vlastní zodpovědnost učinili. Pokud je dostaneme do únosné roviny, vyvážíme a dobře vyhodnotíme, budou se nám jednak lépe plnit, ale také plánovat a organizovat. Minimalizujeme tím nedostatek potřebné síly a pozornosti a tím také odkládání. Také si uvědomíme mnoho vnitřních souvislostí, vazeb a interakcí s prostředím, ve kterém žijeme. 6.4 Můj týden Barevným kruhem denních aktivit jsme zpracovali vizuálně velmi silnou pomůcku (o síle vizualizace si povíme více v kapitole 12.), se kterou dokážeme postoupit v našich plánech ještě dále. Přejdeme tedy na další úkol. Týká se rozvrhu hodin. Rozvrh hodin je jednou z nej užitečnějších pomůcek, kterou jsme se učili hospodařit se svým časem už na základní škole. Jakmile jsme měli zapsány v rozvrhu hodin všechny předměty, nejenže jsme byli připraveni na aktuální hodiny, ale také jsme věděli, jak dlouho budeme ve škole a jestli se na tento den máme těšit, či nikoliv. Zároveň jsme se naučili plánovat doma, co si na další den musíme vzít do aktovky a jestli se případně učit na test dnes nebo až zítra. Po nějaké době používání rozvrhu hodin jsme přesně věděli, zdali bude tělesná výchova v pondělí nebo v úterý, že přírodovědu máme druhou hodinu a ve čtvrtek je vyučování delší díky dvouhodinovce výtvarné výchovy. Zpracujeme-li si takovýto rozvrh hodin, náš mozek bude šťastný. Nebudeme se muset stále dokola rozhodovat o tom, co budeme dělat, ale budeme vědět, kdy si co můžeme dovolit plánovat. Kouzlo je v možnosti nerozho­ dovat20 a pracovat plynule a automaticky bez vyčerpávání naší pozornosti a celkové ener­ gie. 2 0 Rubin, G. - Zvyk není železná košile, str. 18 56 Martina Baierová - Řízení času ftndelŕ Werg Streda CtorWc píWí. Sobota Nedele x < e —-——f 5 x • f i t g r M í n * Rodím lit Obrázek 13: Vzor rpzvrhu hodin (vlastní zpracování autorky) SAMOSTATNÝ ÚKOL 6.2. Zpracujte svůj rozvrh hodin. POSTUP: Každý jednotlivý den si rozfázujme, podobně jako v případě kruhu denních aktivit, na bloky. Tento postup doporučuje řada autorů, např. Cal Newport ve své knize Hluboká práce, protože právě blokové rozložení nám umožní naplánovat operativní krátké jednoduché činnosti a naopak si plánovat delší bloky pro soustavnější hlubokou práci. Kvizualizaci používejme opět barevné rozlišení. Mnoho mých klientů se při tomto rozkreslení, které si pak vyvěsili na dobře viditelné místo (nebo jej nosili stále u sebe tak dlouho, dokud se pevně nezafixovalo v jejich myslích), dokáží mnohem lépe orientovat v běžném denním režimu a plánovat velmi obezřetně, s ohledem na skutečné možnosti vlastního rozvrhu, aniž by zapomínali na potřebné a důležité věci. 57 PLÁNOVÁNÍ K vykreslení použijte přiloženou šablonu. Nicméně pamatujme na jednu věc. Ani kruh denních aktivit, ani šablona rozvrhu hodin nejsou dogmaty. Naše plány se mohou měnit a v průběhu života se také mění náplň dnů i týdnů. Proto tedy vezměme v potaz svou současnou situaci a přemýšlejme nad tím, jak své dny a týdny plánujeme. Dokážeme do nich vepsat své osobní potřeby? Plníme v nich své životní role? Věnujeme s povinnostem vyplývajícím z našeho pracovního zařazení? Toto vše nám napoví naše vizualizace. ROZVRH HODIN - co kdy nejlépe dělat Den PONDĚLÍ ÚTERÝ STŘEDA ČTVRTEK PÁTEK SOBOTA NEDĚLE Čas PONDĚLÍ ÚTERÝ STŘEDA ČTVRTEK PÁTEK SOBOTA NEDĚLE 6.00 7.00 8.00 9.00 10.00 11.00 12.00 13.00 14.00 15.00 16.00 17.00 18.00 19.00 20.00 21.00 22.00 Obrázek 14: Rozvrh hodin (vlastní zpracování autorky) 6.5 Můj diář Pokud máme svůj rozvrh hodin vybarvený a na viditelném místě, dokážeme si také podobnou strukturu vymezit ve svém diáři. Existuje mnoho lidí diář používajících, stejně tak je mnoho lidí, kteří diáře a kalendáře nepoužívají. Stejně tak se společnost dá rozdělit na ty, kteří používají elektronické pomůcky, na ty, kteří používají pomůcky papírové a kombinovače. Například osobně patřím ke třetí skupině, ačkoliv mnohem více využívám formu papírovou. V tomto materiálu není prostor do detailů rozebírat výhody jednotlivých diářů a mapovat, které jsou nejvhodnější. Budeme se tedy držet několika faktů, proč ANO, proč je vůbec používat. 58 Martina Baierová - Řízení času To, že s diáři pracovaly také velké mozky, jako např. Steve Jobs, Salvátor Dali nebo Albert Einstein, je realita, bez ohledu na to, jak přesně je využívali a jak s nimi do detailu pracovali. Jak tedy diář používat? Zaznamenejme si do nich vždy na začátku roku aktivity, o kterých víme, že je budeme tak nebo tak absolvovat. Patří sem prázdniny, svátky a všechny volné dny vyplývající ze školních nebo pracovních povinností Zaznamenejme si všechny aktivity rodinné - plánované dovolené, prázdniny dětí, velké oslavy, narozeniny rodiny a přátel a také každoročně se opakující činnosti Zaznamenejme si větší plánované aktivity - výlety na kolech, malování domu, stěhování, odevzdání projektu, plánované eventy, uzávěrky, apod. Zaznamenejme si detailnější informace - pravidelné porady, odevzdání výkazů, odevzdání knih do knihovny, preventivní kontroly u lékařů, ale také přípravy na Vánoce, nákup na Mikuláše nebo oslavu vlastních narozenin... Doplňme do diáře barevné bloky pro realizaci každodenních činností tak, abychom respektovali již zaznačené plány a v případě potřeby již začněme doplňovat o další - deadline odevzdání seminární práce plus délka potřebná pro přípravu - např. dva týdny předem, kam si poznačíme, že je potřeba na práci začít pracovat (samozřejmě můžeme začít měsíce předem). SAMOSTATNÝ ÚKOL 6.3. Zaveďte nebo doplňte si svůj vlastní diář. POSTUP: postupujte dle doporučení, tedy doplňte do něj aktivity pravidelné, nepravidelné, osobní i pracovní. Vyzkoušejte si použití naplánovaných pracovních bloků a barevné rozlišení jednotlivých oblastí. Posledním doporučením je - používejte zároveň svůj diář jako záznamník úkolů na každý den. Značme si telefonní hovory, které musíme udělat, částky, které jsme utratili, požadavky našich kolegů nebo vyučujících, schůzky, přípravy, zalévání kytek, výměnu podestýlky domácímu mazlíčkovi, práce na zahradě...cokoliv. Zbavíme se lístečků, které se nám hromadí, nebudeme na vše muset neustále myslet (viz další kapitola - David Allen a jeho metoda Mít vše hotovo) a díky tomu 59 PLÁNOVÁNÍ nebudeme neustále vyčerpávat naši pozornost a především - vše budeme mít dostupné na jednom jediném místě. Diář bude fungovat jako náš externí mozek, v němž najdeme vše potřebné. Budeme tím mnohem volnější, lépe se nám bude plánovat, rychleji se budeme ve svém čase umět orientovat, na vše se budeme moci dostatečně připravit a budeme mnohem kreativnější. Diář doporučuji používat skutečně denně, mít jej neustále otevřený na očích a pracovat s ním. Diář si otevřeme vždy v neděli v podvečer a podívejme se na následující týden. Náš mozek se mnohem lépe připraví na plný a náročný týden, takže jej zvládneme v menším pocitu stresu (jak jsme si již řekli, stres často plyne z nemožnosti mít věci pod kontrolou, byť jen co do přehledu). Také se budeme moci více těšit na pozitivní věci, které nás čekají a více si je užijeme (hlavně déle). A do budoucna nám prokáže největší službu - naučí nás skutečně a reálně plánovat bez zbytečných slibů a vyčerpávání sebe sama. Naučme se používat diář, citelně se nám uleví, ačkoliv to nebude ze dne na den a bude potřeba si na něj zvyknout, pokud jej v tuto chvíli nepoužíváme. SHRNUTÍ KAPITOLY Naučit se dobře plánovat je možné z poznání aktivit, které naplňují naše dny. Tyto aktivity si potřebujeme uvědomit jednak co do jejich množství, ale také pokud jde o jejich časovou náročnost. Dalším krokem je uvědomění si přirozených limitů dne, do kterého své aktivity situujeme. Pomůže nám k tomu vizualizace v podobě kruhu rozložení denních aktivit a k obecnějšímu pohledu dále rozvrh hodin, který obsahuje jednak bloky naší práce a také komplexnější pohled na náš týden, na délku a rozvržení jednotlivých dnů. V průběhu života je potřeba denní i týdenní rozvrhy sledovat a v případě potřebných změn je také upravovat podle toho, zda své aktivity zvládáme, či nikoliv, případně jaké potřeby plynou z našeho života a plnění našich skutečných životních rolí. Dle rozvrhu hodin a kruhu denních aktivit si také naplánujeme svůj diář, který nám poslouží jako externí hlava. Díky němu si nemusíme tolik věcí pamatovat, naše mysl je volnější, kreativnější, méně zapomíná a také nás naučí reálně plánovat tak, aby naše aktivity bylo možné splnit všechny a včas. 60 Martina Baierová - Řízení času 7 MÍT VŠE HOTOVO RYCHLÝ NÁHLED KAPITOLY Kapitola č. 7 popisuje základy metody organizace zvané GTD - Getting Things Done, tedy Mít vše hotovo, autora Davida Allena. Obsahuje kompletní strukturu práce s metodou ve všech jejích krocích. 1. sbírání - od určení typů sbíraných dat, přes jejich správnou kategorizaci až po místa, 2. Zpracování dat a jakou formou s nimi pracovat, 3. Organizace dat a 4. Tvorba a udržení systému. V druhé části kapitoly je popsán proces rozhodování s pomocí metody GTD a Eisenhowerovy matice Naléhavosti / Důležitosti tak, aby jednání bylo rychlé, jednoduché a byly minimalizovány chyby. CÍLE KAPITOLY • Pochopíte základy metody GTD • Naučíte se pracovat dle j ednotlivých kroků metodiky • Vyzkoušíte si snadné použití • Pochopíte proces rozhodování s pomocí metodiky KLICOVA SLOVA KAPITOLY GTD, Eisenhowerova matice 7.1 Úvod do problematiky V předchozích kapitolách jsme se zaměřili na plánování a návod, jak plánovat efektivně a účinně. Chceme totiž zůstat zaměřeni na své dlouhodobé cíle, a přitom plnit každodenní operativní úkoly, které přináší běžný život. V této části se zaměříme na dvě pomůcky, které nám usnadní rozhodování, které úkoly kdy plnit a na co se zaměřovat. První pomůckou bude metodika, kterou v roce 2001 popsal americký specialista na time-management a produktivitu práce, David Allen, a to 61 MÍT VŠE HOTOVO metodika MÍT VŠE HOTOVO2 1 (originál anglický název - GTD - GETTING THINGS DONE). Druhou pomůckou, která nám metodiku doplní, je Eisenhowerova matice, která nám pomůže rozlišovat věci naléhavé a nenaléhavé, důležité a nedůležité, přisoudit jim prioritu a podle výsledku úkoly dále plánovat do našich diářů. Jak už bylo v úvodu našich lekcí zmíněno, existuje celá řada různých podobných pomůcek. Není účelem začít bezhlavě používat metodiky a stát se jejich otrokem. Žádná metodika není samospasná. Pracujme tedy s pomůckami velmi obezřetně a uvážlivě a jejich aplikaci testujme až ve chvíli, kdy dobře porozumíme sobě jim. 7.2 Mít vše hotovo - GTD Celá metodika Davida Allena je postavena na 4 krocích: sběr informací, jejich zpracování, jejich organizace a jejich hodnocení. Budeme se věnovat každému kroku, abychom jej pochopili a dokázali aplikovat. Metodika je odzkoušena desetitisíci lidmi po celém světě a slaví velké úspěchy, pokud jde o její účinnost. Pojďme se tedy zaměřit na první krok. 7.2.1 SBÍRÁNÍ Pro sbírání různých informací nebo materiálů máme do jisté míry každý svůj systém. Některé věci zapisujeme, některé ukládáme fyzicky, jiné sbíráme na mentální úrovni. Všechny mají společné to, že jsou pro nás něčím důležité (nebo by mohly být) a cítíme potřebu ponechat si je dostupné tak, abychom je mohli kdykoliv použít. Je podstatné si uvědomit, že abychom s informacemi mohli vůbec nějak pracovat, potřebujeme si je zaznamenávat. Dost možná vás napadne, že si je pamatujeme. Jak jsme si však již řekli, naše krátkodobá paměť, je schopná udržet pouze 7 informací tak, aby s nimi dokázala úspěšně pracovat. Nejsou-li vázány např. na silnou prioritu, zapomínáme je. Pokud se snažíme svůj mozek použít pouze jako archív, nebudeme úspěšní. Tímto způsobem své myšlení nevyužíváme zcela správně. K čemu jsou tedy naše mozky primárně určeny? Jsou nástrojem kreativity, hledání způsobů, možností a řešení různých životních situací. Navíc, „Dokud... mozek považuje úkol za ohrožení, nepohne se z místa."2 2 Metoda GTD nám pomůže se osvobodit z pocitu, že toho máme k zapamatování příliš mnoho. Protože ve skutečnosti si tolik pamatovat nemusíme. Začněme tedy sbírat a zaznamenávat informace jak mentální, tak fyzické. První krok si vyzkoušíme na tomto úkolu: 2 1 Allen, D. - Mít vše hotovo, Jan Melvil Publishing, 2008 2 2 Forster, M. - Udělej to zítra, str. 14 62 Martina Baierová - Řízení času SAMOSTATNÝ ÚKOL 7.1. Sepište si svůj seznam všech rozpracovaných nehotových položek. POSTUP: vypište veškeré položky, které v současné době držíte v hlavě. David Allen doporučuje každé věnovat jeden nepopsaný list, abychom pak mohli ke každému zapsat další postup realizace. Bude jich velmi mnoho. Čím více takovýchto položek sesbíráme, tím více snížíme tlak skrytých „kostlivců ve skříni" Cílem je dostat vše z hlavy na papír. Díky zápisu (a vizualizaci) získáme potřebný nadhled a čas k tomu, abychom s nimi mohli dále efektivně pracovat. Stejnou radu můžeme najít v knize Udělej to zítra, autora Marka Forstera.23 Začněme takto zaznamenávat také vše, co nám za daný den přijde: uvědomění si úkolu, nový úkol, telefonát a jeho obsah, plán do budoucna, cokoliv. Výborným pomocníkem je zápisník (nebudeme neustále hledat lístečky), ale pokud používáte diář, zapisujte si vše do diáře. Stejný postup provedeme u emailů, které nám přicházejí nebo leží ve schránce a s psanými materiály, katalogy, časopisy nebo hmotnými věcmi (předměty). Každá skupina bude mít pouze jedno místo. Získáme tím jasný přehled, kde se nevyřízené položky nacházejí a usnadníme si jednak jejich zpětné dohledání, ale také se nám s nimi bude lépe dále pracovat. 7.2.2 ZPRACOVÁNÍ Druhým krokem je zpracování. Tento krok je ve své podstatě způsobem, jak vyprázdnit schránku vstupů. Je hodnocením a rozdělením. Naše vstupy zpracujeme tak, že si vezmeme každý j ednotlivý papír s poznámkou, svůj poznámkový blok, schránku na dokumenty či box s předměty a každý jednotlivý bod, každou položku „pojmenujete a rozhodnete se, co znamená a co s ní uděláte."2 4 Forster, M. - Udělej to zítra, Grada Publishing, 2013, str. 97 - 107 Allen, D. - Mít vše hotovo, str. 122 63 MÍT VŠE HOTOVO K celé práci použijme schéma: G E T T Í N Ô T H Í N 6 9 D O M e * , CO OE" "TO * UE TO PB&Íf5EOVATBW^ M l j j Ä.néU'g me^Ěhcv DolíJ bude- • s/^cwS*** d & r * * - * W b r r n a c e , Naplärtu^ zabereh mene 0 U.D # zhodne nesÄmfnuK* KLU i£»&> Wem' moje Dedova*- 4 hodfoa v ľ H o p f r m Nehral''n>U řb«te«ha' «. ne!»ra4ullMmf X •3 TJ LU Z *Obrázek 16: Eisenhowerova matice (vlastní zpracování autorky) SAMOSTATNÝ ÚKOL 7.6. Nakreslete si svou tabulku dle Eisenhowerovy matice a zařaďte do jednotlivých kvadrantů své aktivity. Začněte ji využívat ke každodennímu rozhodování, co budete právě dělat. Jde o věc naléhavou a nedůležitou? Delegujte ji. Jde o věc nenaléhavou, ale velmi důležitou? Zvolte na ni potřebný čas a energii a splňte ji. Takto postupujte vždy, než se vám zažije natolik, že již nebudete potřebovat náhled a budete jednat zcela automaticky. Vyhýbejte se na první pohled snadným a rychle splnitelným úkolům. Často náleží do kvadrantu nenaléhavých a nedůležitých a ubírají nám příliš mnoho času a potřebné energie k řešení podstatných věcí. SHRNUTÍ KAPITOL Y V této kapitole jsme se věnovali snadné a účinné pomůcce, která nám pomůže zorganizovat si náš čas. Jde o metodu GDT - Getting Thongs Done, tedy Mít Vše Hotovo, jejímž autorem je David Allen. Metoda má 4 kroky - tedy sběr informací a materiálů, při kterém potřebujeme nastavit spolehlivé schránky, do nichž ukládáme informace nebo 71 MÍT VŠE HOTOVO fyzické materiály a dokážeme s nimi tedy pružně pracovat dále. 2. Krokem je zpracování, během kterého jednotlivé informace a materiály vyhodnotíme otázkou „Jaký bude další krok", 3. Krokem je Organizace, během které si vytřídíme kategorie a dle nich také naplánujeme konkrétní fyzické řešení a posledním 4. Systém, který nám pomůže toto opakovat pravidelně, při každé příchozí informaci jednoduše tak, abychom eliminovali potřebu se stále znovu rozhodovat. Další pomůckou pro rozhodování, která může doplnit techniku GTD, je Eisenhowerova matice naléhavosti / důležitosti, která nám díky rychlému posouzení, zdaje vážený krok skutečně naléhavý nebo důležitý, pomůže rozhodnout, zda jej dělat, nebo delegovat, naplánovat nebo rovnou se jej zbavit. Současné využití metody GTD a matice nám značně ulehčí rozhodovací proces a ušetří nám spoustu času. 72 Martina Baierová - Řízení času 8 MYŠLENKOVÉ MAPY RYCHLÝ NÁHLED KAPITOLY Osmá kapitola shrnuje základní znalosti o metodice myšlenkového mapování ve své originální podobě. Obsahem je odůvodnění, proč myšlenkové mapy používat, jejich historie a proslavení uživatelé, základní pravidla tvorby a základní možnosti využívání. Druhá část se soustřeďuje na využití myšlenkových map v oblasti time managementu, organizace a plánování jak osobních, tak pracovních aktivit. CÍLE KAPITOLY • Získání základních znalostí z historie myšlenkového mapování • Pochopení pravidel a nácvik základních dovedností mapování • Zmapování základního použití • Vysvětlení použití v oblasti time managementu KLICOVA SLOVA KAPITOLY JB Myšlenková mapa, vizualizace, lineární poznámky 8.1 Úvod do problematiky S pojmem myšlenkové mapy jste se jistě již setkali. Je to účinný nástroj, který s pomocí vizualizace napomáhá generování nápadů, organizování mnoha sfér osobního i pracovního života, ale také díky funkčnímu propojení pravé a levé hemisféry prostřednictvím využívání asociací, barev a obrázků posiluje činnost mozku. Metoda má svá daná pravidla a jejich používání při mapování vede k významnému růstu myšlení. Ačkoliv jde o techniku, která byla definována již v 2. polovině 20. století, nachází si v současné době stále více příznivců a je také stále více využívána. Bohužel však vlivem mnoha dezinterpretací a nedostatečného pochopení základů je internet zahlcen nesprávnými postupy a návody. Jednoduše řečeno, takřka každý, kdo sestaví jakýkoliv typ síťové struktury problému, jej nazývá myšlenkovou mapou. My se v této kapitole zaměříme na 73 MYŠLENKOVÉ MAPY původní metodiku, protože její správné použití má nejen široké efektivní využití, ale především dokáže nebývale posílit činnost mozku, což neoriginálni varianty nedokáží. Pojem „myšlenkové mapy" poprvé použil a definoval anglický autor a výchovný poradce Tony Buzan, a to v 60. letech 20. století. Při svých vysokoškolských studiích se začal zaměřovat na způsoby učení v závislosti na činnostech mozku. Jeho výzkum jej vedl až ke studiím neurověd, jejichž výsledky aplikoval právě pro sestavení metodiky myšlenkového mapování. Tony Buzan napsal o této metodě více než 100 knih a je zakladatelem mnoha světových asociací, které se věnují mapování, kreativitě, vzdělávání, posilování paměti a mnoha dalším oblastem. Jeho objevy silně ovlivnily metody výuky po celém světě. Myšlenkové mapy využívají specifické kombinace použití klíčových slov a jejich asociací (což, jak jsme již viděli ve 2. kapitole, podporuje aktivitu mozku v oblasti paměti), a dále jednoduchých obrázků a barev. Tato kombinace však nebyla Tony Buzanem použita poprvé. V historii se s podobným využitím setkáváme již v 16. století u Leonarda Da Vinciho, který právě takto vedl své výpisky a zaznamenával rešerše. Použití stromové struktury ve spojení s obrázky je evidentní také u Charlese Darwina ve druhé polovině 19. století a podobně si zaznamenával a zkoumal také Albert Einstein, ačkoliv jeho zápis se více týkal matematické problematiky. V současné době nacházíme myšlenkové mapy v oblasti školství, koučingu, psychologii, ale také v byznyse. Mapování s Buzanem využila např. společnost Boeing, která při vývoji jednoho ze svých leteckých modelů vytvořila 7,5 m dlouhou mapu, která pomohla ušetřit několikatýdenní práci a deset milionů dolarů.2 7 I další společnosti, které začaly myšlenkové mapy využívat např. pro vývoj produktů, tvorbu strategie nebo procesy inovace, velmi kladně hodnotí výrazné úspory v oblasti času i financí a nečekanou kreativitu, pokud jde o nalezení řešení a celkové zvyšování efektivity. Mapy se však těší velké oblibě zvlášť u jednotlivců, především díky jejich použitelnosti a možnosti je přizpůsobit na mnoho osobních oblastí. 8.2 Pravidla myšlenkového mapování Nejdříve se zaměříme na originál pravidla myšlenkových map, tak je ve svých knihách definoval přímo jejich duchovní otec -Tony Buzan. Pro nácvik je potřeba mít k dispozici list papíru, který si položíme na šířku, protože tak lépe dokážeme rozvíjet své myšlenky a strukturu myšlenkových map. Můžete si sami vyzkoušet, jaký vnímáte rozdíl mezi použitím papíru na výšku a na šířku. Papír na výšku nás více svádí používat tradiční lineární záznam a naopak široké rozložení evokuje samo o sobě kreativitu (známe už od dětství, kdy j sme takto začali kreslit) 1. STŘED MAPY 2 7 Buzan, T. - Myšlenkové mapy v byznyse, str. 126 74 Martina Baierová - Řízení času Do středu mapy patří ústrední téma - tedy dostatečně (ale přiměřeně) velký barevný obrázek tématu a nadpis. Obrázek by měl být co nejnázornější a použijeme k němu alespoň 3 barvy. Není účelem jít do uměleckých detailů, ale o snadné a rychlé pochopení, čeho se celá mapa týká a jaké téma rozpracovává. Pokud jde o textový nadpis, ten má být zapsán výrazným tiskacím písmem, které má „jasnější tvary a pro vaši mysl bude jednodušší „vyfotografovat si je"".2 8 Také nás povede ke stručnému a přesnějšímu vyjádření. 2. HLAVNÍ VĚTVE MAPY Kolem ústředního tématu tvoříme hlavní větve, které vypadají jako skutečné větve stromu - u středu širší, co do vzdálenosti se zužují. Každá větev ponese jednu klíčovou oblast rozvíjející hlavní téma. Při tvorbě klíčových oblastí si můžeme pomoci otázkami směrem k hlavnímu tématu - Co, Kdo, Kdy, Kde, Proč nebo Jak. Hlavních větví by nemělo být více než 7, protože z pojednání o mozku víme, že naše krátkodobá paměť dokáže pružně a kreativně pracovat právě s maximálně tolika tématy tak, aby mohla přepínat a neztrácela je ze zřetele. 3. ROZVÍJENÍ VĚTVÍ Další práce spočívá v postupném rozvíjení hlavních větví na základě asociací a klíčových slov, které se na nej důležitější okruhy definované hlavními větvemi váží. Větve se stále zužují a nepřerušují se. Jsou vždy jen tak dlouhé, jak dlouhá jsou slova do nich vepsaná a rozvíjí se co nejvíce vodorovně, abychom mohli mapu číst pouze z čelního pohledu (při tvorbě velkých map, které budeme mít například vyvěšené na zdi, by nebylo možné je otáčet a ani takto psát). Jedna větev, jedno slovo - tedy žádné věty, vyhnout se slovním spojením. Platí, že každá větev, každá klíčová oblast mají svou samostatnou barvu. Toto pomáhá našemu mozku při fixování vjemu a při následném vybavení si informací, které větve nesou. 4. POUŽITÍ OBRÁZKŮ Jakékoliv slovo dokážeme nahradit nebo doplnit obrázkem, uděláme to. Obrázky mohou nahrazovat slova na větvích přímo nebo mohou být ztvárněny kolem něj, či na konci větve. Obrázky opět výrazně usnadní fixování informace do mozku. Není nutné používat náročné kresby - bohatě si vystačíme s použitím základních tvarů - čárky, čtverce, kruhu, hvězdy apod. 5. HIERARCHIE A ZVÝRAZNĚNÍ Abychom se v mapě dobře vyznali, kreslíme mapy co nejjednodušší. Poslouchejme svůj mozek a pokud bude některé slovo významnější než jiné, zvýrazněme jej tučné písmo, barva, zakroužkování, velikost písma. Pokud chceme dát větvím konBuzan, T. - Myšlenkové mapy, str. 70 75 MYŠLENKOVÉ MAPY krétní sled, očíslujme jej - dosáhneme zdůraznění postupu nejen čtení, ale také pro následnou práci s mapou. Obrázek 17: Pravidla mapování (dle knihy Buzan, 2012, vlastní zpracování autorky) Jakmile máme svou mapu hotovou, můžeme ještě propojit související informace čárami nebo šipkami. Při tvorbě myšlenkové mapy ROZHODNĚ NEPOUŽÍVEJME dlouhá slovní spojení nebo celé věty (viz obrázek č. 20), slova neuzavíráme do kroužků či oválků (viz obrázek č. 18), rovné, nezaoblené šipky namísto větví, nebarevnost ani psací písmo (viz obrázek č. 19). Toto vše popírá hlavní myšlenku myšlenkových map - značně je znepřehlední, vyloučí důležitou práci mozku a mapy tak ztratí svůj smysl. Obrázek 20: Nesprávná Obrázek 18: Nesprávná Obrázek 19: Nesprávná mapa - slovní spojení m a p a . kroužkování mapa - šipky \á\m vé-t-vi 76 Martina Baierová - Řízení času 8.3 Využití 8.3.1 UČENÍ Využití myšlenkových map je skutečně rozsáhlé. Předně stimuluje aktivitu mozku. Díky tomu jsou základní pomůckou při efektivním učení. Tím, že mapy tvoříme ručně, aktivujeme podstatně více svalů a mozkových center, což podporuje tvorbu nových mozkových spojení (viz kapitola 2) a také růst nových neuronů. Toto bohužel aplikace ani jiné počítačové pomůcky nedokáží. John Medina ve své knize Pravidla mozku popisuje, že „Studenti se učí lépe ze slov a obrázků než ze samotných slov"2 9 . V mapách je zachycen i princip prostorové kontinuity, tedy na stránce máme slova, obrázky a barevné zvýraznění velmi blízko sebe a tím pádem je náš mozek mnohem lépe fixuje. Obecně v nás znázornění, které pokrývá více smyslů a působí na naše emoce, zanechá silnější zážitek a lépe si jej zapamatujeme.30 Toto dokazuje jev zvaný „efekt nadřazenosti obrazu - PSE", tedy „čím je podnět vizuálnejší, tím větší je šance, že jej přijmeme - a vybavíme si jej".3 1 Výzkumy na toto téma popisuje John Medina ve své knize (viz poznámka). Během učení je tedy zapojena představivost, pracujeme s asociacemi a tyto aktivujeme vždy při práci s myšlenkovými mapami. O následnou fixaci se starají právě vhodná spojení slov, obrázků a barev a opakování dat, tedy zpětné vybavení na základě již zapsaných vzorců. Učivo je tedy názornější, jasnější a mnohem lépe mu porozumíme. Ačkoliv jsou dnes již myšlenkové mapy při výuce využívány, posílení tohoto trendu může vést ke skutečně velkému posunu ve studijních schopnostech studentů jakéhokoli věku a celkově ke zvýšení použitelnosti naučené látky v praxi do budoucna. 8.3.2 OSOBNÍ VYUŽITÍ Sílu myšlenkových map poznali již všichni, kteří s nimi řešili jakékoliv osobní téma. Pokud do středu mapy zavedeme řešený problém a hlavní větve budou tvořit klíčové aspekty řešeného, dojdeme kreativně k více způsobům řešení. Pokud si jako téma zvolíme povinnosti pro daný den, získáme celkový přehled nad svým plánem a snáze si uvědomíme přirozené limity dne a svůj plán přizpůsobíme a upravíme tak, abychom na nic nezapomněli, a přitom vše dokázali skutečně splnit. Mapy nám mohou pomoci při klíčování vlastních schopností a dovedností, pokud do hlavních větví zavedeme své nej silnější stránky a budeme je dále rozvíjet podle skutečného využití a potenciálu, který mají. Můžeme si také mj. vytvořit přehledný jednostránkový postup pro balení na dovolenou nebo předvánoční přípravy. Medina, J. - Pravidla mozku, str. 201 Medina, J. - Pravidla mozku, str. 204 Medina, J. - Pravidla mozku, str. 222 77 MYŠLENKOVÉ MAPY Protože není mapování prostorově příliš náročné, dokážeme si nakreslit svou mapu ve vlaku, na lavičce nebo v čekárně u lékaře. Pokud nemáme po ruce barevné pastelky, můžeme každou klíčovou větev rozdílně vyšrafovat, vytečkovat nebo jinak odlišit od ostatních a následně při vlastní revizi použít barvy. Osobní použití myšlenkových map je pružné, velmi kreativní a je pouze otázkou cviku. Obrázek 21: Osobní myšlenková mapa (vlastní zpracování autorky) 8.3.3 POUŽITÍ v BYZNYSU Na příkladu společnosti Boeing jsme si ukázali, že i takto proslavené obrovské firmy výrazně pocítí časový i finanční dopad využití myšlenkových map. Ze své praxe mohu potvrdit výroky, jako: zefektivnění, zpřehlednění, lepší organizovanost, přehlednější plánování, větší soustředění na cíle nebo porozumění na všech úrovních organizační struktu­ ry. Profesionální použití map se nabízí v projektovém či procesním řízení díky přehledným postupům a řízení, v analyzování souvisejících oblastí, definování firemních hodnot, při stavbě strategií, vývoji produktů a v inovacích obecně. Dokážeme s nimi připravovat prezentace, zpracovávat obsáhlé dokumenty (např. knihy), vést s nimi porady či vyjednávání, či organizovat chod celé společnosti s ohledem na skladbu zaměstnanců a spolupracovníků. 78 Martina Baierová - Řízení času Obecnejšou organizace stále poměrně skeptické k řízení s pomocí této metodiky. Poukazují na její neakademičnost, ale to je spíše známkou nedostatečné znalosti původu, pravidel a obecně souvislostí s výzkumy lidského myšlení. Na druhou stranu, pokud jsou tato témata a skutečná účinnost map dobře vysvětlena na individuálních případech a jsou také podložena daty ohledně časových a finančních úspor a jejich dopadu na celkový růst firem, jsou poměrně dobře přijímány a postupně využívány - minimálně jednotlivými pracovníky pro použití úzce související s pracovními postupy. 8.4 Plánování Využití myšlenkových map v oblasti time-managementu se nabízí jako velmi efektivní. Právě díky jednoduché struktuře, barevnému rozlišení, využití obrázků a mnoha možností zvýraznění a hierarchizace nabízí značné zpřehlednění a mnohem vyšší organizovanosti než je pouze lineární poznámkování. Téměř všichni uživatelé, kteří se k používání myšlenkových map vyjadřují3 2 , vyzdvihují právě tyto body. Pojďme se na jednotlivé možnosti podívat blíže. 8.4.1 ORGANIZOVANOSŤ To, jak jsou myšlenkové mapy strukturovány, podporuje organizaci samo o sobě. Měli jsme možnost si vše odzkoušet během našich předcházejících cvičení. Podporují tzv. přirozené - koncepční myšlení. Tedy myšlení od středu (hlavního tématu) až po detaily. Učí nás analyzovat související okruhy a tyto dále rozvíjet. Zvýší tak naše zaměření na dané téma a umožní naší kreativitě se naplno se rozvíjet. Zároveň ve výsledku přinese mnohem více možností vstoupit do detailů, a přitom si udržet povědomí o celkovém konceptu řešeného tématu. Pravým opakem je myšlení reaktivní, které pracuje přesně naopak - nejdříve máme k dispozici množství dat a tyto pak postupně analyzujeme a zatřiďujeme. Tato práce však vyžaduje mnohem více času, odpoutává naši pozornost a souvislosti musíme hledat dodatečně a vyškrtávat nesouvisející. Organizací s pomocí myšlenkových map si práci usnadníme a výrazně zkrátíme. 8.4.2 PLÁNY Samostatnou kapitolou je tvorba jednotlivých plánů. Základ pro plánování je stejný, jako v případě organizace. Bez organizování nedokážeme dobře plánovat. Pokud si nedržíme přehled nad celou plánovanou aktivitou, může se nám stát, že na mnohé zapomeneme, neodhadneme rozsah nebo časovou náročnost řešení a tím se dostaneme do časové pasti. Pokud chceme dobře plánovat, je tedy vhodné si téma nejdříve řádně zorganizovat a pak přistoupit ke tvorbě plánovacích map. Viz internetové diskuze, absolventi kurzů myšlenkového mapování, plánovači 79 MYŠLENKOVÉ MAPY Nej obecnějšími mapami jsou mapy dlouhodobých cílů, které se ve vysoké míře prolínají s jejich základní organizací. Můžeme je však rozšířit o klíčové aktivity s přiřazením úkolů a odpovědností, které můžeme dále plánovat do svých diářů. Takovéto cíle si můžeme vytvořit např. na následující rok. Nejsou jako předsevzetí, protože mají reálný základ v našich hodnotách a rolích a mají také vysoký potenciál pro skutečnou realizaci. Měsíční či týdenní plány nám pak mohou pomoci jít ještě hlouběji. V centru mapy se objeví žádaný měsíc nebo týden, klíčovými větvemi jsou nej důležitější oblasti našeho života a tyto se pak rozvětvují na jednotlivá podtémata v podobě větších úkolů, projektů, operativy, každodenních povinností. V těchto plánech není nutné být příliš detailní, aby mapa nenabývala rozměrů, při nichž ztratí svou přehlednost. Důležité je udržet kontext všech skutečně podstatných informací. Detailněji jsou pak plány rozvedeny v myšlenkové mapě denní. Tedy začneme otázkou, co mohu dnešní den udělat pro splnění vytyčeného či požadovaného cíle tak, aby mé aktivity skutečně přispěly realizaci, a přitom bylo možné je stihnout? Do mapy si můžeme vyznačit, zda půjde o aktivitu dopolední či odpolední, skupinovou nebo samostatnou, můžeme si vyznačit a doplnit podstatné doplňky (tedy co budu potřebovat), časovou náročnost (mohu lépe hlídat, co kdy dokončím a případně s plány dále hýbat), zvýrazňovat nebo odškrtávat již splněné. U plánování je velmi důležité spolupracovat s diářem či zápisníkem, neztrácet časový přehled a vnímat po celou dobu realizace plánu také celkový kontext. Tímto můžeme výrazně přispět k osobní efektivitě - dokážeme se orientovat v celku, ale pracovat s detaily, dokážeme eliminovat nepotřebné a nedůležité aktivity. Máme jasnější představu o postupu našich cílů, o jejich struktuře a kdykoliv pocítíme, že se začínáme ubírat jiným směrem, uvědomíme si to dříve a můžeme učinit potřebné kroky k nápravě. Plánování s myšlenkovými mapami je pružné a brzy nám dá pocítit, že máme své věci mnohem více pod kontrolou. SHRNUTÍ KAPITOLY Myšlenkové mapy jsou vizualizační pomůckou využívající kombinaci obrázků, barev a asociací klíčových slov v přehledné struktuře pro široké využití v osobním i pracovním životě. Řídí se několika snadnými pravidly, která zahrnují použití samostatných slov a vyjadřujících obrázků, tvorbu hlavních klíčových a následných větví, možnosti hierarchizace a postupů. Existuje široká škála využití jako například technika učení, která svým složením podporuje aktivitu mozku a paměti, dále v osobním životě pro mapování hodnot, rolí nebo vlastních cílů a v profesionální sféře byznysu, kde se využívají pro řízení projektů, procesů, tvorbu strategií či komunikaci. Mapování je efektivní pomůckou pro organizaci, na 80 Martina Baierová - Řízení času základě které je možné rozpracovávat plány a tak si udržet přehled na kontextem řešeného tématu i jeho detaily pro operativní řízení. 81 PROKRASTINACE 9 PROKRASTINACE RYCHLÝ NÁHLED KAPITOLY Devátá kapitola pojednává o problematice prokrastinace, a jejím dopadu na individuální řízení času. Shrnuje základní definici, původ jejího vzniku, jak se projevuje a jaké nastávají důsledky v případě prokrastinování. V této kapitole najdete dále možnosti jejího řešení v návaznosti na znalosti z předešlých kapitol, tedy vzhledem k osobnosti studenta/čtenáře a doporučené postupy, jak vzniklou prokrastinaci úspěšně řešit. CÍLE KAPITOLY • Pojmenování a definování prokrastinace • Seznámení se s jejím původem a jejími hlavními projevy v reálném životě • Poznání kontextu důsledků a následného prohlubování • Zmapování možných řešení v návaznosti na různé typy osobností KLÍČOVÁ SLOVA KAPITOLY Prokrastinace, lenost, snadná práce, pozornost, závislosti 9.1 Úvod do problematiky Prokrastinace patří k nejobávanějším tématům time-managementu. Je problémem, se kterým se potýkají studenti, zaměstnanci, řadoví pracovníci, manažeři, ale také vědečtí pracovníci. Týká se jak těch z nás, kteří máme práce tak akorát, tak těch, kteří nevíme, kam dřív skočit. Věnuje sejí řada výzkumů a popularizační i odborné literatury ve snaze pomoci naší pracovní paralýze, kterou způsobuje. Obecně je prokrastinace definována jako tendence odkládat plnění činností, či povinností. Pokud prokrastinujeme, nedokážeme odolat příjemným činnostem, požitkům a odvádíme cíleně pozornost od aktivity, kterou bychom měli ve skutečnosti z mnoha důvodů dělat. Nedokážeme se dlouhodobě zaměřit, nesledujeme termíny, ubíhající čas, odkládá- 82 Martina Baierová - Řízení času me a tím hrneme své povinnosti před sebou tak dlouho, až nás dostávají do stavu silného stresu, ze kterého nedokážeme uniknout. Mnohdy je prokrastinace chybně zaměňována s leností. Nicméně rozdíl je zde opravdu velký. Zatímco lenivý člověk nechce, prokrastinující člověk by chtěl, ale nedokáže se přinutit. Prokrastinací trpí drtivá většina studujících i pracujících. Dokážeme prokrastinovat až třetinu času vymezeného pro naší práci, což nám může ukrojit i několik hodin denně, které pak ve výsledku znatelně postrádáme. Slovo „prokrastinace" pochází z latinských slov „pro", což znamená pro, na a „crastinus", což je v překladu zítřek. Tedy věci necháváme „na zítra" tak dlouho, dokud to jde. V deváté kapitole si ukážeme, jak prokrastinací pochopit a jak s ní začít úspěšně bojovat podle našich předpokladů a přirozenosti. Protože ačkoliv bychom mohli najít velké množství rad a doporučení, jak jsme si již ukázali, není vždy vše vhodné pro všechny. 9.2 Původ prokrastinace Koho se tedy prokrastinace týká? Jak už jsme si řekli, netýká se jen lidí zavalených prací, tedy nepůjde vždy o velké množství nahromaděné práce. Netýká se ani lenosti. Naopak, prokrastinují nejčastěji lidé kreativní, lidé, kteří pracují na hlubších projektech, nebo dlouhodobějších aktivitách a těch, kteří si svůj pracovní život musí organizovat sami (např. živnostníci). Co při prokrastinací pociťujeme? Kterýkoliv úkol nebo aktivitu začneme odkládat, neděláme to s dobrým pocitem, že jsme ji schovali za aktivitu jinou. Vždy se dostavují pocity tlaku, stresu a selhání. Především u větších a dlouhodobějších projektuje znatelné, že si dobře uvědomujeme, že pokud se požadované aktivitě nebudeme věnovat, budeme mít brzy velký problém. Vraťme se ke kapitole 9., kde jsme si ukázali Eisenhowerovu matici. Z kvadrantu Důležitých a nenaléhavých věcí se nám postupně přesunují aktivity do kvadrantu naléhavých a tam se hromadí tak dlouho, dokud na ně již nemáme dostatek času. Následuje pocit frustrace, selhání, vznikají nebo se prohlubují stavy deprese, nenaplnění svého potenciálu. Co tedy při prokrastinací děláme? Abychom tyto pocity utlumili, než se budeme cítit lépe a připraveněji, začneme se věnovat drobným, snadným činnostem. Využíváme svých seznamů krátkých jednoduchých úkolů, jako např. úklid, vyrovnávání knih, strouhání tužek, nebo vyhledávání lyžařské výstroje na příští zimní sezónu. Všechny tyto činnosti jsou sice potřebné, nicméně přehlížíme fakt, že ne nyní. Určitě jsme se setkali s velmi zaneprázdněné působícími lidmi, kteří přebíhají od jedné práce ke druhé, a ačkoliv působí aktivně, jejich dlouhodobé nebo podstatné úkoly zůstávají nedotčeny. Co s námi dělá snadná práce? Především nám přináší pocit rychlého uspokojení dlouhý seznam se velmi rychle krátí. Toto zmírňuje pocit stresu. Nicméně prvním zavaž- 83 PROKRASTINACE ným důsledkem je postupná ztráta pozornosti, kterou na hlubokou práci potřebujeme. Každé ráno se budíme s velkým balíkem pozornosti, ze kterého celý den čerpáme. Každá maličkost, které se věnujeme, naši pozornost vyčerpává, ale nedobíjí ji zpět. A jakmile se pak chceme věnovat důležité práci, nemáme na ni žádnou energii. Všechno jsme investovali do desítek drobných činností mimo záměr. Proto pamatujme - pozor na naši pozornost. Je vzácná, protože je vyčerpatelná. A v každodenním provozuji nedokážeme načerpat snadno. Dalším důsledkem je vznik závislostí. Jen těžko bychom si dnes dokázali představit život (zvláště ve studijním či pracovním prostředí) bez chytrého telefonu, nebo otevřeného počítače. Nicméně brouzdání po internetu velmi rádi zaměňujeme za skutečnou práci. Omlouváme se vyhledáváním informací, komunikací s důležitými lidmi, objednávkami, čtením důležitých článků a literatury. Snažíme se naplnit současnou potřebu získávání velkého množství informací bez ohledu na to, zda právě tyto potřebujeme právě teď k řešenému úkolu. Závislost na internetu je závažná. Mobilní a online aplikace se často tváří jako velcí pomocníci právě s prokrastinací, nicméně jejich objevení, učení seje používat a následné ladění k vlastní potřebě, nám vezme mnohem více času, než si uvědomujeme. Tento čas nám pak chybí a reálně nemáme vyřešeno nic. Prací se závislostí na internetu se věnuje dokonce Adiktologická poradna při 1. Lékařské fakultě univerzity Karlovy v Praze. Mohli bychom vyjmenovat i mnoho dalších činností - závislostí, které nám přinášejí uklidnění a uspokojení a kterým se právě proto chceme věnovat stále více. Zde na to však není prostor. Podstatné je, že čím častěji nahrazujeme odkládané činnosti jinými, začínají důležité úkoly doslova hořet, a my víme, že na nich musíme pracovat podstatně rychleji, a ačkoliv mnozí lidé tvrdí, že v časovém presu pracují lépe, pravdou je, že zapomínáme na důsledky takovéto práce. Jaké to jsou? Podstatně více chybujeme - z nepozornosti, či nedbalosti, chyby opakujeme a nedodržujeme pak své závazky3 4 - Neodhadneme skutečně potřebné zdroje - čas na její dokončení, spolupracovníky, kteří již nemají čas nám pomoci... - Neodhadneme rozsah práce. - Nesprávně stanovíme obsah práce - uděláme co nás rychle napadne a práce tak nemá požadovanou kvalitu. A toto vše má velký vliv na výsledek naší práce. Celý proces se pak zacyklí a náš stres, který lze definovat jako dlouhodobý, hluboký a silně nepříjemný pocit ztráty kontroly, se jen prohlubuje. Jak tedy nad tímto téměř civilizačním problémem vyzrát? Newport, C. - Hluboká práce, str. 86 Pacovský, P. - Člověk a čas, str. 122 84 Martina Baierová - Řízení času 9.3 Jak na to Prokrastinace je problém komplexní. Nevzniká ze dne na den. A její důsledky jsou dlouhodobé. Budeme ji tedy muset řešit na více úrovních a více do hloubky, než jen výběrem vhodné aplikace či pomůcky. 1. krok - uvědomění Prvním krokem by mělo být především přiznání, že prokrastinuji. Pravděpodobně znáte rčení, že „sebepoznání je prvním krokem k nápravě". V našem případě je skutečně na místě. Je tedy potřeba se zastavit a zpozornit, když si uvědomíme, že tento okamžik právě nastal, aniž bychom si cokoliv vyčítali. 2. krok - odůvodnění Další krok nebude spočívat jen ve snaze najet zpátky na správný směr. V tomto kroku si musíme uvědomit, jací jsme. Nemůžeme sáhnout po pomůcce, jako po pilulce a myslet si, že vše bude zachráněno. Předešlé kapitoly nám ukázaly, jak je důležité poznat kým jsme, co chceme a jak toho můžeme (nebo nemůžeme) dosáhnout. Respektujme tedy sami sebe, své možnosti a schopnosti. Hledejme skutečný důvod svého konání. Ivo Toman ve své knize Kurvítka v hlavě říká, že „Prokrastinace je jedním ze špatných způsobů boje se strachem"35 . My však už víme, že se bát nemusíme. Dokážeme nalézt řešení. Přemýšlejme s nadhledem. Dejme si prostor pro nalezení cesty ven. Když jsme hovořili o rozhodování, řekli jsme si, že se na něm podílí limbický systém, který hledá uspokojení našich potřeb a emocí. Pokud se ale zaměříme pouze na malá uspokojení, bude to vyčerpávající. Vyplatí se nám tedy spolupracovat. 3.krok - rozdělení Položím vám otázku: Víte, jak se jí slon? 3 6 Přece po kouskách. Nikdy nespolkneme slona celého najednou. A to je potřeba si uvědomit. Nejdříve si proto celý odkládaný úkol pěkně rozporcujme. Je velký, ale obsahuje mnoho skrytých, menších. A my máme tendence se dívat po malých úkolech. Pokud si jej tedy rozdělíme, dostaneme řadu drobných dílčích kroků, které můžeme dělat postupně. Vyhovíme tím svému limbickému systému, a přesto budeme pracovat na tom, na čem potřebujeme. Vyzkoušejte si tento postup na příkladu. Máte náročný úkol a nevíte, kde začít? Zkuste začít kreslit myšlenkovou mapu. Úkol si rozdělte na menší části (hlavní větve). A ty pak ještě na menší (drobnější větvičky pod hlavními). Nebojte se kreslit a barvit. Poznámkujte. Hlava dostala pokyn, že se budete jen bavit. Snadná práce, žádný strach. Jednoduchý úkol, který může být za minutku hotový. Vysoké uspokojení, že pracujete na svém úkolu a zároveň jej skutečně plníte. 3 5 Toman, I. - Kurvítka v hlavě, str. 64 3 6 Napper, R.; Newton, T. - Taktika transakční analýzy, str. 151 85 PROKRASTINACE A čeho tím dosáhneme? Předně opravdu začneme pracovat. Uděláme první kroky získáme přehled a uvědomíme si rozsah. Lépe se pak přizpůsobíme. Rozdělíme si jej na tak malé úkoly, aby krásně zapadly do našeho každodenního života a nevyžadovaly tolik sebepřemáhání. A budeme se postupně posouvat ke splnění. 9.4 Tvorba systému Obrázek 22: Jak si vytvořit systém (valstní zpracování autorky) Ačkoliv hlavním tématem této kapitoly je prokrastinace, její řešení se váže na nastavení vlastního systému práce. Ten chápejme jako dobrý pracovní návyk, díky němuž se nebudeme tolik dostávat do situace, kdy začneme prokrastinovat. Naše cíle a úkoly budou zřetelnější, rozděleny s rozvahou, přehledně a díky tomu budou také „stravitelnější". Tvorba systému a následného návyku však nemá jednotnou šablonu a v konečné podobě je pro každého jiná. 1. Musíme sledovat své osobní biorytmy. Pracujme na velkých úkolech tehdy, když máme dostatečné kapacity (především čas, energii) a pozornost. Mějme po ruce svůj zápisník nebo diář. 2. Respektujme své předpoklady a povahu své práce. 86 Martina Baierová - Řízení času 3. O prioritách se rozhodujme na základě Eisenhowerovy matice - vytřídí nám práci důležitou od nedůležité. 4. Pokud začneme pociťovat napětí a objeví se tendence odkládat, pokusme se zpět získat kontrolu. Pomozme si mapováním situace v jakékoliv formě. Vše si popišme a rozdělme velké úkoly tak, abychom získali nadhled a zároveň představu o detailech. Ty se pak dají zpracovávat postupně a jednoduše, aniž bychom ztratili souvislosti. Navíc rozpohybují naši kreativitu a celkovou mozkovou činnost. Když jsme zvládli tento proces, můžeme si pomoci i dále. U každé práce nesmíme zapomínat na přestávky. Lidská pozornost je vyčerpatelná. Po přibližně 45 - 50 minutách začíná velmi klesat, a po celé hodině se dostane pod 50%. Proto je dobré si práci nakouskovat. Každou hodinu si dopřejme 2 minuty naprostého klidu, kdy náš mozek nemusí aktivně pracovat, ale dáme mu prostor k volným myšlenkám a uklidnění.3 7 Nezatěžujeme jej další pozorností. Dáme mu ticho. Pokud se dostaneme do stavu flow, tedy plynutí, kdy cítíme, že jsme k nezastavení, oceníme krátké nadechnutí bez toho, abysme svou mysl otočili jiným směrem. Tím zůstaneme v tématu a načerpáme kousek energie pro další pokračování. Zbavme se internetu. Jak jsme si řekli na začátku kapitoly, je zrádným pánem, který ovládá naši pozornost, naše emoce a poskytuje chvilkové uspokojení, ovšem bez výsledku. Pokud nás nebude rušit, máme o starost méně. 3 8 Větrejme, aby měl váš mozek dostatek kyslíku a méně rychle se unavil. Kyslík rozproudí vaši krev a čím je mozek prokrvenější, tím lépe pracují neurony. Dokonce v případě dostatečného přísunu kyslíku rostou neurony nové. 3 9 Svou práci vždy ve vhodnou chvíli a na vhodném místě dokončeme. Nejde o to splnit vše hned teď. Nedávejme si dlouhé časové limity, které nás budou paralyzovat a dohánět opět k prokrastinaci. Můžeme si vše připodobnit ke čtení knihy. Nemusíme rovnou dočíst kapitolu, ale alespoň odstavec. Neodcházejme od rozdělané práce. A nakonec - škrtejme. Žádný systém, který pro sebe najdeme, není neprolomitelný. Síla v systému je vždy v jeho účelnosti a dostatečné flexibilitě. Kdykoliv se ukáže nějaká pomůcka jako neefektivní (např. pokud si na telefonu, jako na příčině vyrušování, pouze zeslabíme zvuk, ale stále máme potřebu jej kontrolovat, vypínejme jej úplně), škrtejme. Ačkoliv si potřebujeme vytvořit dobrý návyk, náš mozek vždy upozorní, pokud s námi není tato pomůcka v souladu. Škrtejme také činnosti, které nevedou k našemu cíli. Obecně platí, že čím méně nepotřebných úkolů, aplikací či rušivých elementů, tím lépe. Článek dostupný online na: https://upliftconnect.com/science-savs-silence-is-vital-for-our-brains/ Newport, C. - Hluboká práce, str. 149 - 174 Medina, J. - Pravidla mozku, str. 25 87 PROKRASTINACE SHRNUTÍ KAPITOL Y Prokrastinace je chorobnou tendencí odkládat plnění potřebných aktivit. Postihuje lidi, kteří pracují na větších úkolech, kreativce a ty, kteří si realizaci svěřeného úkolu musí zorganizovat sami. Není leností, protože lenivý člověk necítí výčitky a pracovat ve skutečnosti nechce. Podstatou zvládnutí prokrastinace je získání přehledu nad vzniklou situací, nad řešeným úkolem. Dále jeho postupné porcování a dělení na menší úkoly, jejichž zvládnutí již člověka neparalyzuje, ale naopak zvyšuje potřebu dělat další a další kroky. Ke zvládnutí prokrastinace je potřeba udržovat pozornost díky dostatečnému množství kyslíku, drobným klidovým přestávkám a eliminaci rušivých elementů, jako je internet, kolegové, nebo tříštění pozornosti na jiné věci v okolí. Zvládnutí prokrastinace není jednorázová záležitost a je otázkou cviku. Pokud padáte do prokrastinace opakovaně i u menších úkolů, může být příčinou chronická únava, ze které vyplývá neschopnost se soustředit. V rámci tvorby vlastního systému je tedy potřeba udržovat si komplexní přehled a vyškrtávat vše, co není v danou chvíli ani dlouhodobě nezbytné. Získáte prostor k uvážené, kvalitní a vysoce efektivní práci v souladu se sebou samými. 88 Martina Baierová - Řízení času 10 PROJEKTY A CHECKLISTY RYCHLÝ NÁHLED KAPITOLY Desátá kapitola shrnuje základní informace o řízení projektů a o tvorbě postupů, checklistů. Volně tedy navazuje na rozdílnost přístupů k řešení menších úkolů, které jsou splnitelné v několika málo krocích a větších a rozsáhlejších projektů, které ačkoliv jsou jednorázové, jejich realizace trvá delší dobu. V první části kapitoly jsou shrnuty základní etapy a postup realizace projektu. Ve druhé části navazuje tvorba kontrolních seznamů, tzv. checklistů, které jsou standardizací takových činností, které se opakují a jsou základem pro definování procesů. CÍLE KAPITOLY • Definovat projekt a odlišit jej od běžné pracovní operativy • Naučíte se rozdělit projekt na etapy a určit jejich obsah • Definovat pojem kontrolní seznam - checklist • Naučit se tvořit kontrolní seznamy a aplikovat je KLÍČOVÁ SLOVA KAPITOLY Projekt, etapa, operativní činnosti, checklist 10.1 Úvod do problematiky Do této chvíle jsme pracovali na tématu řízení času - od pochopení sebe sama, přes různorodost způsobů práce s plánováním a organizováním, až po základní pomůcky a doporučení a jejich použití s ohledem na naši přirozenost. V kapitole o cílech jsme narazili na to, že mnohé cíle bývají skutečně velké a je třeba je rozdělit na dílčí a tyto postupně plnit. Téma projektů se sice zdá podobné, nicméně práce s projekty se od práce s cíli liší. Projekty jsou svým charakterem obsáhlé, ucelené, jednorázové a konečné. Jejich realizace zabere čas a vyžaduje náročnější strukturování, zaměříme se tedy na to, jak s nimi pracovat tak, abychom v jejich řízení byli úspěšní. 89 PROJEKTY A CHECKLISTY Ve druhé části kapitoly se podíváme na postup tvorby procesů, které se na projekty váží. Smyslem je dokázat vypracovat kontrolní seznam všech kroků od prvotního nápadu až po ukončení. Vytvoření takového seznamu (checklistu) nám pak snadní práci - můžeme je opakovat, delegovat, dobře sledovat a kontrolovat a včas se díky němu vyhnout případným problémům (rizikům). Projektové i procesní řízení jsou samy o osobě obsáhlými tématy, které by si zasloužily samostatný kurz. Berte tedy tuto kapitolu jako úvod, shrnutí základních informací a v případě, že vás bude dané téma zajímat, využijte doporučené literatury na konci studijní podpory. 10.2 PROJEKTY Pojďme si nejdříve definovat pojem PROJEKT. Jde o ucelenou, dočasnou speciální organizaci činností a procesů, jejichž cílem je zavedení, nebo vytvoření něčeho nového, případně nějaká změna. Projekty startujeme ve chvíli, kdy jde o obsáhlejší úkol, nicméně ne každý úkol je potřeba rozpracovávat na projekt. Zbytečně bychom si jej komplikovali a strávili mnoho času přípravou a plánováním. Proto na počátku vždy stojí otázka, zda půjde o ÚKOL nebo o PROJEKT. Vodítkem pro rozhodnutí nám může být snadná otázka - stojí to za to? Vezměme tedy vždy v potaz rozsah, strávený čas a zdroje potřebné k realizaci (finanční, ale i lidské). Projekty se dále liší od běžných operativních činností: PROJEKT Každodenní operativa Jednorázový Opakovaná akce Jedinečný Řízená standardizovanými procesy Speciální organizace Na základě systémů Vymezené zdroje Řízena liniově - odpovědnost vedoucích pracovníků, ustálená hierarchie Přináší změnu Je možněji standardizovat a zvyšovat tak efektivitu práce Rizikový Zákazník je za ni ochoten zaplatit 90 Martina Baierová - Řízení času Nemůžeme tedy mluvit např. o „Projektu zdravého životního stylu", protože jde o něco, co chceme dodržovat průběžně (v ideálním případě) do konce života. Tedy zdravý životní styl by měl být součástí naší životní operativy. Projektem však můžeme nazvat start nového stylu, který si ohraničíme například měsíčními aktivitami, které nám pomohou tuto změnu nastartovat. Tedy návštěvu odborníka, analýzu současného stylu, stanovení vhodného směru, zajištění receptů pro přípravu jídel, likvidace zásob ledničky, nákup nových potravin, výběr vhodného pohybu dle zdravotního stavu, určení a naplánování kde, kdy, jak a s kým budeme cvičit. Po měsíci náš zaváděcí projekt skončí a my můžeme přejít plně připraveni do každodenní operativy. Pro řízení projektuje k dispozici mnoho profesionálních metodik. Protože nemáme dostatek prostoru se jimi zabývat jednotlivě, omezíme se na jej ich vyjmenování: - ISO normy (ISO 10006 pro řízení jakosti a ISO 21500 přímo pro management pro­ jektu) - PMBOK - tedy PMI, což je procesně orientovaná metodika - IPMA - kontextové, behaviorální a technické oblasti znalostí - PRINCE2 - celosvětová, rovněž procesně orientovaná metodika - SCRUM - pro agilní řízení projektů, především v technologických oblastech Ačkoliv můžeme projekt řídit pouze na základě rozdělení na jednotlivé etapy poměrně intuitivně, tyto metodiky nám pomohou vyhnout se problémům, které v průběhu projektu přicházejí. Jsou totiž sestaveny na základě dlouholetých zkušeností na množství velkých i menších projektů z různého prostředí (tzv. „best practice") a běžná rizika a komplikace jsou v nich tedy eliminována na minimum. My se v našem materiálu zaměříme na zjednodušenou verzi řízení. 10.3 Řízení projektu Projekty jsou ve své podstatě rozsáhlými komplexními úkoly, které řešíme na několika rovinách. Nicméně zatímco úkol splníme v několika krocích, projekt plníme v několika etapách. 1. Příprava (iniciace) 2. Plánování 3. Realizace 4. Ukončení 91 PROJEKTY A CHECKLISTY Projekty jsou realizovány v týmech. Abychom lépe pochopili logiku jejich řízení, vysvětlíme si je nejdříve obecně a pak vyzkoušíme aplikaci teorie na projekt tvorby bakalářské práce. I2.PLAWAWÍ nastaveni' piany > s4ro4eP = K(na nekonečno) Tedy energie, kterou podpoříme naši pozornost se nám vrátí jako nekonečná kreativita. Odkazuje nás tedy zpátky k pozornosti. A tu si potřebujeme udržet co nejvyšší. 4. Mnemotechnika Abychom si učivo lépe pamatovali, používáme různých mnemotechnických pomůcek. „Mnemotechnické pomůcky jsou založeny na podněcování představivosti a využívají slova nebo jiné nástroje, které podporují mozek při vytváření asociací."5 7 Náš mozek tedy novou látku zasadí do známých souvislostí a lépe si je pak vybavuje, protože naše vzpomínky putují po drahách, které jsou pevnější a stabilnější. Základními prvky mnemotechniky jsou: Smysly - Humor - Barva Pohyb - Představivost - Pořadí Asociace - Čísla - Pozitivní představa Sexualita - Symbolika - Přehánění (více viz5 8 ) Nebojme se tedy využít srovnání tvarem, barvou, nebo vlastní zkušeností, např. i z jiných oborů. Kombinací znalostí a více prvků mnemotechniky používal např. i Leonardo Da Vinci. „Místo toho, aby Leonardo jednotlivé oblasti svých skrytých schopností odděloval, kombinoval je. Jeho vědecké poznámky jsou plné trojrozměrných výkresů a obrázků."5 9 Nebojme se tedy pro posílení kontextu učení použít všech dostupných pomů­ cek. 5. Vizualizace Vizualizace jako pomůcka může u mnohých z nás vyvolat okamžitou reakci: „Já nejsem moc vizuální typ." Nebo „Neumím kreslit." Nicméně: „Lidé jsou mimořádně vizuální živočichové a minimálně třetina naší mozkové kůry se zabývá všemi podobami zrakových informací."6 0 Nemusíme být nutně malíř nebo sochař. I domů trefíte právě díky svému vizuálnímu myšlení. Použití vizualizace podněcuje kreativitu, uvádí věci do jasných souvislostí a mnohé ukazuje výrazně jasněji, než psaný text. 5 6 Buzan, T. - Používejte hlavu, str. 83 5 7 Buzan, T. - Používejte hlavu, str. 68 5 8 Buzan, T. - Používejte hlavu, str. 69 - 74 5 9 Buzan, T. - Používejte hlavu, str. 27 6 0 AAmondtová, S, Wang, S. - Vítejte ve svém mozku, str. 119 106 Martina Baierová - Řízení času Obrázky a situace ve skutečném životě tady byly dříve, než jsme je uměli pojmenovat anebo zapsat slovy. Pro náš mozek jsou psaná slova pouhou spletí čárek, teček a obloučků. Ale jablko je stále jablkem. Náš mozek je vnímá mnohem jasněji a přímočařeji a vzbuzuje u nich další asociace. Slovy Buzana - jeden obrázek vydá za tisíc slov. Během našeho kurzu jsme vizualizovali téměř v každé kapitole. Při mnohých cvičeních jste si jistě řekli, že když to takto vidíte nakreslené, dává vám to větší smysl a více tomu rozumíte. Navíc: „Opakovaná vizualizace očekávaného výsledku může být velmi účinným způsobem k vytvoření mentální představy ve vašem mozku"6 1 Proto vizualizujme. S pomocí jednoduchých obrázků (skládajících se ze základních geometrických tvarů), barev, zvýraznění, šipek, drobných diagramů nebo grafů náš mozek snadněji zapíše a mnohem lépe si zapamatuje vše, co se nám doslova dostane pod ruku. Použije totiž mnohem více svalů (v řádech desítek násobků než u ťukání do klávesnice nebo práce s myší našeho PC) a aktivit potřebných k vizualizaci zápisu. Informace si zvýrazní, projde s nimi po paměťových drahách, upevní je a ukotví, zasadí je do souvislostí, získá nadhled, pochopení a výrazněji si je pak i vybaví. Touto částí se vrátíme zpátky na začátek naší probírané látky úkolem: SAMOSTATNÝ ÚKOL Zpracujte vizualizaci pro své hospodaření s časem dle šablony. POSTUP: využijte všechny zpracované úkoly tohoto předmětu do předepsaných políček. Využívejte barvy, naznačujte souvislosti šipkami, používejte tiskací písmo a zvýrazňujte jej. Zapište si všechny závěry, ke kterým jste došli a navrhněte, jak můžete pozitiva využít pro svou další prací s časem, případně jak můžete řešit negativa nebo rizika, která z něj vyplynula. Konzultujte s vyučujícím. AAmondtová, S, Wang, S. - Vítejte ve svém mozku, str. 117 107 PAMĚŤ A UČENÍ Martina Baierová - Řízení času SHRNUTÍ KAPITOL Y V kapitole zaměřené na paměť a učení jsme si shrnuli, jak pracuje mozek, pokud jde o paměť. Vjemy jsou zpracovány smysly, převedeny do šedé kůry mozkové a následně paměťovými stopami zapracovány s pomocí hipotalamu. Paměťové stopy jsou při prvním setkání s informací nestabilní a mělké, při opakování se prohlubují a upevňují. Nepoužívané stopy časem mizí, užívané se naopak posilují, což je základní princip učení. Procesy učení jsme si demonstrovali na metodě BOST Tonyho Buzana. Efektivní učení probíhá ve dvou fázích - příprava, kdy získáme hrubý pohled a rozplánujeme si učení a pak samotné studium, při kterém dochází k fixaci látky do pevných paměťových stop, a to prostřednictvím čtení, pochopení a zasazení učiva do potřebných souvislostí. K učení nám pomáhají přestávky, které jednak zvýší naši pozornost a vytvoří více okamžiků, při kterých mozek lépe vnímá a zapisuje nové informace. Dále pak opakování, které je nej efektivnější bezprostředně po učení a následně v daných intervalech. Kreativita, mnemotechnika a vizualizace podporují učení. Závěrem kapitoly jsme si veškeré dosavadní poznatky přehledně vizualizovali a získané informace o vlastním řízení času tak zpřehlednili. Získali jsme tak nadhled a možnost dále rozvíjet své schopnosti plánovat a zároveň se vyhnout kritickým situacím, nebo je řešit přesně dle vlastní potřeby a osobitosti. 109 Martina Baierová - Řízení času LITERATURA S E Z N A M POUŽITÉ L I T E R A T U R Y AAMODTOVÁ, Sandra, WANG, Sam. Vítete ve svém mozku. 1. vyd. Praha: Levné knihy, 2012. ISBN 978-80-7309-723-3. ALLEN, David. Mít vše hotovo. Umění produktivity bez stresu. 2. vyd. Brno: Jan Melvil Publishing, 2016. ISBN 978-80-7555-000-2. BUZAN, Tony, BUZAN Berry. Myšlenkové mapy: Probuďte svou kreativitu, zlepšete svou paměť, změňte svůj život. 2. vyd. Brno: BizBooks, 2012. ISBN 978-80-265-0030-8. BUZAN, Tony, GRIFFITHS, Chris. Myšlenkové mapy v byznysu. Revoluce ve vaší práci apodnikání. 2. vyd. Brno: BizBooks, 2013. ISBN 978-80-265-0129-9. BUZAN, Tony. Používejte hlavu. Jak uvolnit energii své mysli. 1. vyd. Brno: BizBooks, 2013. ISBN 978-80-265-0069-8. COVEY, Stephen R., MERRIL, Adam. Krok za krokem. To nejdůležitějšípředevším. 1. vyd. Brno: Votobia, 1996. ISBN 80-7198-033-1. EAGLEMAN, David. Mozek: Váš příběh. 1. vyd. Brno: BizBooks, 2017. ISBN 978-80- 265-0663-8. FORSTER, Mark. Udělej to zítra a další tajemství time managementu. 1. vyd. Praha: Grada Publishing, 2013. ISBN 978-80-247-4526-8. MEDINA, John. Pravidla mozku. 1. vyd. Brno: BizBooks, 2012. ISBN 978-80-265-0015- 5. NAPPER, Rosemary, NEWTON, Trudi. Taktika transakční analýzy. 1. vyd. Praha: Grada Publishing, 2010. ISBN 978-80-247-2915-2. NEWPORT, Cal. Hluboká práce. 1. vyd. Brno: Jan Melvil Publishing, 2016. ISBN 978- 80-7555-008-8. PACOVSKÝ, Petr. Člověk a čas. Time management IV. Generace. 2. aktualizované vyd. Praha: Grada Publishing, 2006. ISBN 978-80-247-1701-2. RUBÍNOVÁ, Gretchen. Zvyk není železná košile. Změnou návyků ke spokojenému životu. 1. vyd. Praha: BETA Dobrovský, 2015. ISBN 978-80-7306-790-8. TOMAN, Ivo. Kurvítka v hlavě. Proč chytří lidé jednají hloupě. 1. vyd. Praha: TAXUS International, 2018. ISBN 978-80-87717-24-0. TRACY, Brian. Snězte tu žábu! 1. vyd. Olomouc: Anag, 2007. ISBN 978-80-7263-403-3. 110 Martina Baierová - Řízení času SEZNAM DALŠÍ DOPORUČENÉ LITERATURY ALLEN, David. Aby vše klapalo: jak hravě zvládat pracovni i životni výzvy. 1. vyd. Brno: Jan Melvil Publishing, 2009. ISBN 978-80-87270-00-4. BUZAN, Tony. Trénink paměti. 1. vyd. Brno: BizBooks, 2013. ISBN 978-80-265-0057- 5. CIRILLO, Francesco. Technika Pomodow. 1. vyd. Brno: Jan Melvil Publishing, 2019. ISBN 978-80-7555-069-9. COVEY, Stephen R.. Sedm návyků vůdčích osobností. Management Press: 2016. ISBN 978-80-7261-03-5. GELB, Michael. Mysletjako Leonardo da Vinci. 1. vyd. Praha: IKAR, 2006. ISBN 8024906201. GOLEMAN, Daniel. Pozornost. Skrytá cesta k dokonalosti. 1. vyd. Brno: Jan Melvil Publishing, 2014. ISBN 978-80-872-7094-3. KAHNEMAN, Daniel. Myšlení rychlé a pomalé. 1. vyd. Brno: Jan Melvil Publishing, 2012. ISBN 978-80-872-7042-4. LUDWIG, Petr. Konec prokrastinace. 1. vyd. Brno: Jan Melvil Publishing, 2013. ISBN 978-80-87270-51-6. PINK, Daniel, H.. Kdy. 1. vyd. Brno: Jan Melvil Publishing, 2018. ISBN 978-80-7555- 052-1. ROCK, David. Jak pracuje váš mozek. 1. vyd. Praha: Pragma, 2010. ISBN 978-80-7349- 242-7. SINEK, Simon. Začněte s proč. 1. vyd. Brno: Jan Melvil Publishing, ISBN 978-80- 87270-55-4. TOMAN, Ivo. Debordelizace hlavy. 1. vyd. Praha: TAXUS International: 2009. ISBN 858-6-11-22023-8. v O r ZURKO VA, Hana. Plánování a kontrola. Klíč k úspěchu. 1. vyd. Praha: Grada Publishing, 2007. ISBN 80-247-1844-8. 111 Martina Baierová - Řízení času OBRÁZKY Obrázek 1: Trápení s časem (vlastní zpracování autorky) 10 Obrázek 2: Kategorie problémových oblastí (vlastní zpracování autorky) 11 Obrázek 3: Složení mozku (dle Medina, J. - Pravidla mozku, vlastní zpracování autorky) 17 Obrázek 4: Vlivy na tvorbu vzorců v mozku (vlastní zpracování autorky) 21 Obrázek 5: Životopis (vlastní zpracování autorky) 26 Obrázek 6: Ne/dělám rád/a (vlastní zpracování autorky) 28 Obrázek 7: Jak najít své schopnosti (vlastní zpracování autorky) 30 Obrázek 8: SWOT analýzy (vlastní zpracování autorky) 33 Obrázek 9: Lidské potřeby (vlastní zpracování autorky dle knihy Stephena R. Coveyho Krok za krokem, to nej důležitější především) 37 Obrázek 10: Životní role s aktivitami a časováním (vlastní zpracování autorky) 41 Obrázek 11: Jak najít správné cíle (vlastní zpracování autorky) 46 Obrázek 12: Kruh denních aktivit (vlastní zpracování autorky) 54 Obrázek 13: Vzor rpzvrhu hodin (vlastní zpracování autorky) 57 Obrázek 14: Rozvrh hodin (vlastní zpracování autorky) 58 Obrázek 15: GTD (dle knihy Allen, David - Mít vše hotovo, vlastní zpracování autorky) 64 Obrázek 16: Eisenhowerova matice (vlastní zpracování autorky) 71 Obrázek 17: Pravidla mapování (dle knihy Buzan, 2012, vlastní zpracování autorky) ....76 Obrázek 18: Nesprávná mapa - kroužkování 76 Obrázek 19: Nesprávná mapa - šipky 76 Obrázek 20: Nesprávná mapa - slovní spojení 76 Obrázek 21: Osobní myšlenková mapa (vlastní zpracování autorky) 78 Obrázek 22: Jak si vytvořit systém (valstní zpracování autorky) 86 Obrázek 23: Etapy řízení projektu (vlastní zpracování autorky) 92 Obrázek 24: Postup tvorby checklistu 97 Obrázek 25: Vizualizace osobního rozložení času (vlastní zpracování autorky) 108 112 Martina Baierová - Řízení času SHRNUTÍ STUDIJNÍ OPORY Dopracovali jsme se na konec naší společné cesty zákulisím time-managementu. Ověřili jsme si, že efektivní hospodaření s časem není pouze o správné skladbě úkolů a dostatku času k jejich řešení, ale záleží především na nás a našem pochopení řady souvislostí. V první kapitole jsme si uvědomili, kde vnímáme problémy my sami a mnozí z nás objevili, že nám některé kategorie, z nichž potíže pramení, zaměstnávají více, než by měly. Uvědomili jsme si, že rozhodující vliv na naše rozhodování o tom, co a kdy (ne)budeme dělat, má náš mozek, respektive limbický systém, který je vývojově starší než šedá kůra mozková a tudíž mívá „právo veta". Zjistili jsme, že nemá smysl jej přelstít, aleje potřeba zjistit, co potřebuje a sladit se s ním. Zmapování našich schopností a objevení životních rolí nám ukázalo, kde hledat své životní cíle, které jsme si následně rozdělili na úkoly a projekty a naučili se, jak je zorganizovat a naplánovat tak, abychom je plnili ke své spokojenosti úspěšně. Ukázali jsme si řadu pomocníků při našem rozhodování - ať už šlo o Eisenhowerovu matici, metodu Getting Things Done, či myšlenkové mapování. Pronikli jsme do tajů prokrastinace a efektivního učení a ukázali jsme si základy projektového řízení pro obsáhlejší úkoly - projekty. A především, naučili jsme se škrtat nedůležité. Pokud jste pracovali pečlivě a vyplnili si worksheet se všemi závěry z jednotlivých cvičení, máte nyní k dispozici svou vlastní navigaci v čase. Věřím, že budete mnohem snadněji pracovat s každodenními problémy a budete se lépe orientovat ve svých skutečných prioritách. A že si udržíte nadhled a přehled nad důležitými věcmi ve vašem životě. Pro všechny, kteří byste do tématu rádi pronikli ještě hlouběji, doporučuji nastudovat použitou literaturu, která vás jistě přivede na další důležité myšlenky. Pracujte v klidu a pečlivě. Náš čas je tou nej důležitější komoditou, kterou máme. Děkuji vám za pozornost a přeji hodně příjemných dní. 113 PŘEHLED DOSTUPNÝCH IKON Čas potřebný ke studiu Klíčová slova mPrůvodce studiem <£> I Rychlý náhled Tutoriály K zapamatování Řešená úloha Kontrolní otázka | Odpovědi Samostatný úkol Pro zájemce - J H Cíle kapitoly El m Nezapomeňte na odpočinek <^f-1 Průvodce textem 2 I Shrnutí Definice Případová studie Věta Korespondenční úkol Otázky Další zdroje Úkol k zamyšlení 114 Název: Řízení času Autor: Martina baierová, MBA Vydavatel: Slezská univerzita v Opavě Filozoficko-přírodovědecká fakulta v Opavě Určeno: studentům SU FPF Opava Počet stran: 11513 Tato publikace neprošla jazykovou úpravou.